工作分析的實施步驟及注意事項

工作分析是指對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的7個w：用誰做（who）、做什麼（what）、何時做（when）、在那裡做（where）、如何做（how）、為什麼做（why）、為誰做（whom）。分析的結果或直接成果是崗位說明書。

崗位說明書是記錄工作分析結果的檔案，它把所分析該崗位的職責、許可權、工作內容、任職資格等資訊以文字形式記錄下來，以便管理人員使用。工作分析是現代人力資源管理的基礎，只有在客觀、準確的工作分析基礎上才能進一步建立科學的招聘、培訓、績效考核及薪酬管理體系。以下簡單介紹工作分析的實施步驟以及注意事項。

第一步：確定組織結構和部門職責。工作分析可展開的前提條件企業裡有關組織結構已確定，並具有相對穩定性；在組織結構基礎上，工作流程及部門責任已確定；每個部門應有的工作職位也已明確。

有些企業在對人力資源系統進行變革時，沒有與其他組織系統聯絡起來，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進行立項。這樣的結果對工作分析，以及其後的工作評價、績效考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。所以在進行工作分析前，首先要進行組織機構調整和部門責任和部門職位的確定。

部門職責梳理的方法與工作分析方法類似，一般與部門經理進行訪談確定其部門職責。

第二步：建立工作小組，並制定工作分析計畫。一般由外部聘請有關專業人事作為工作小組顧問。

工作分析涉及企業內所有部門，只有得到各部門充分重視和支援才能順利完成任務。所以最好建立由最高領導牽頭，各部門主要領導參與的領導小組，在領導小組下再設具體操作的工作小組。工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門（如管理、研發、生產、銷售）人員組成。

工作分析實施計畫的制定，應根據公司需要、任務量（職位複雜性與多少）來確定。

第三步：設計崗位說明書模板，並進行工作分析和崗位說明書編寫培訓。　崗位說明書模板的設計應注意以下幾個方面：

首先，明確本次工作分析的主要目標。我國大多數企業過去沒有做過工作分析，第一次進行這項工作很難達到完美，也不應該過分追求完美。崗位說明書模板應根據企業實際情況進行設計第，對所需要填寫的專案有所選擇，刪除除關係不大的專案。

其次，對要參加工作分析訪談和崗位說明書編寫的員工進行相關培訓，由專家對工作分析的特點進行講解；引導和控制進行統一規定；並對有疑義的地方進行討論。

第四步：崗位說明書的編寫。在培訓之後，組織參加培訓的人員在規定時間內編寫崗位說明書初稿。

並由外部專家對崗位說明書的初稿進行審核，對發現的問題進行總結，並針對發現的問題再次進行糾錯培訓。

第五步：進行工作分析訪談。針對一些公司的關鍵崗位，由外部專家主持進行一對一的工作分析訪談。

工作分析訪談需要的資料是該崗位任職者所編寫的崗位說明書，外部專家與任職者通過訪談，對其工作進行梳理和分析，協助其完成崗位說明書。通過人力資源管理諮詢專案，總結出一下工作分析訪談中常規性問題和注意事項：

首先，在開始工作分析訪談之前，要預先熟悉所要訪談的崗位的崗位說明書，了解其工作內容，並初步擬定工作分析訪談提綱。

其次，在工作訪談的過程中，開始時要讓任職者明確此次訪談的目的，訪談中要從大處往細處梳理。注意發現其是否有遺落或誇大的地方，並及時進行糾正。在提問的時候，可以引導任職者按照工作的重要性進行敘述或者按工作流程進行敘述。

以下是一些常規性問題：

您承擔的工作主要分哪幾大塊？

每一塊大的職責要達到的目標是什麼？

在這一塊職責中，您承擔什麼樣的責任？是計畫、組織還是協調？

就每一塊而言具體有哪些工作任務？

您在這項工作中的動作是什麼？是你做還是組織？你組織，親自寫的，參與的，協助的，監督別人的？

您具體負責什麼樣範圍的？這項工作任務的範圍有多大？

這項工作任務的週期是多長？（月度，季度，年度）

工作結束後是否需要上報？報誰審核審批？

最後，我們再一起看一下，大的職責有沒有遺漏？是否按重要性排序？

第六步：檢查、完善崗位說明書。首先與公司人力資源部門確認各崗位的任職資格。

其次，確保崗位說明書形式和內容上的完整。保證沒有標點符號和格式上的錯誤，並對工作職責部分進行複核，檢查其是否按重要性或流程排序，工作職責是否有遺落。

通過以上六步，就大致可以完成工作分析的工作了。

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