西安工程大學社團聯合會
迎新大會策劃
書湘文化協會
時間：2023年10月9日
策劃書目錄
1 、活動的主題
2 、活動簡介
3、 活動目的
4 、活動流程
5 、活動人事安排
6 、活動材料及經費預算
7 、活動所需資料
8、安全預案
9、鳴謝
一、 活動的主題
在這秋高氣爽的時節我們湘文化協會迎來了10級的新生。他們充滿著才華，帶著青春蓬勃的朝氣和對互相文化的熱愛加入了我們湘文化協會。為了迎接他們的到來，我們特此舉辦以「迎新生力量，注活力人生」為主題的迎新大會。
二、 活動簡介
本次大會主要是向大家介紹和宣傳湘文化協會的發展歷史及發展狀況。向所有成員介紹我們的部門及部門的構建，宣讀我們的學期工作計畫。期間我們將請安排大一的新生表演節目，以活躍現場氣氛。
三、 活動目的
宣傳湘文化協會的歷史發展狀況，使大家對湘文化協會充滿熱愛，增強大家的團結性，同時使各部門部長其他部門的幹事有個認識和了解。由於這次迎新大會主持人由大一的和大二的一起主持，所以會相應的給一些大一的新生做培養工作。
四、 活動流程
要求：1、 要求所有的理事會成員必須在10月15號下午5：50準時到達指定的教室，布置現場。
2、 要求組織部和文化部的幹事到達。組織部和文化部負責將電腦開啟連線好放***，並將教室布置好（寫字，裝飾教室）。10月15號在6：
40之前必須完成，人員安排由各部長自己負責。其他部門部長協助工作，並將自己部門提前到達的人員管理好（要求到達現場的人員分部門集中坐在靠前的位置，如何安排看申請的教室再確定）注：安排出前排留做嘉賓席（會長和副會長一起坐）
3、 主持人必須在10月15號下午6:00之前到達。
4、 秘書部安排好人員（必須有一名大一的）對此次迎新大會進行簽到和詳細流程紀錄，以及活動中遇到的問題的詳細記錄。
5、 宣傳部安排好人員進行**採集工作，並且在活動結束後24小時之內傳到湘文化協會群相簿中。
6、 特別強調每個部門部長必須做好充分的發言和活動準備，必須著正裝出席並且帶上會員證。
7、 會長和副會長必須在門外親自迎接嘉賓
大會流程：
1、7:00迎新大會正式開始。主持人先介紹到場的嘉賓。然後演講開幕詞，再對協會的發展歷史以及去年的一些活動做簡短的介紹。（時間定在5分鐘之內）。
2、主持人依次介紹協會的理事會和各部門成員
會長：易鑫
副會長：劉雍唐薈蓉
組織部部長：唐惦副部長：肖慈賢董翼
秘書部部長：鄧運陽副部長：同娜
外聯部部長：彭麗副部長：李梅端文
文化部部長：郭丹副部長：汪輝張根
宣傳部：李游副部長：黃婭蘭李奇奇
交流部：聶嬌副部長：歐陽晴
3、讓各部門部長依次上台介紹各自部門的發展狀況以及部門職能（用時約18分鐘）。
4、由會長易鑫發表題為《我們的社團時光》的演講（用時約20分鐘）。
5、表演節目兩個（交流部：肖月陽笛子獨奏《彩雲追月》，肖成獨唱《赤壁醉》）
6、由劉雍唐薈蓉發表講話。
7、大一新生代表講話（代表還未選出來）
8表演剩下的節目（外聯部：舒洲獨唱陳坤的《從頭再來》）
9宣布迎新大會結束，同時**歌曲《我們是相親相親的一家人》。
注:如果中途有人想表演可以和郭丹商量將節目加到後面表演。
五、活動人事安排
外聯部買好要用的氣球，其它需要用的膠帶與上次活動用完後的物品保管人聯絡，彭麗負責物品的看護。
各部門部長負責好各自部門的大會現場的紀律。要求將手機全部調為靜音或者震動。
見要求！會後統一清掃教室
六、 活動材料及經費預算
氣球：5元膠帶：已有
細線：已有紙杯：5元
茶葉：（已有）開水（自備）
共計：10元
七、 活動所需資料
1、 主持人的台詞，著裝（由唐惦等人準備，聶嬌負責督促，提前一天通知到位）。
2、 所要表演者的歌詞或者曲譜由自己準備（部長必須提前一天通知到位）。
3、 布置教室用的材料和茶水等物品由外聯部彭麗負責（寫清楚物品清單）
4、 ***由唐薈蓉負責(準備好乙份有聲音的和乙份無聲的)用兩個盤拷貝兩份，確保不會出問題。
5、 活動所需要的協會的章程，會員守則，瀟湘書院的介紹等資料（交由鄧運陽負責準備）以及簽到用的紙張。
八、 安全預案
由於本次活動在教室中舉辦，聚集的人數過多。所以在舉辦活動時必須保證前後門能夠隨時開啟，以應對突發事件。本次活動涉及到用電和多**，所以我們在使用電時要注意安全。
在使用電腦前檢查好電腦是否有問題，不可將有毒的u盤用在電腦上，以免損壞電腦。如果電腦出現意外，馬上聯絡樓管人員，更換教室，確保活動正常進行。希望大家各司其職，使活動安全順利的圓滿成功！
九、 鳴謝
感謝教務科借給我們教室，感謝所有的參與人員，正是你們的努力工作才能使我們的活動能夠得到正常進行，正是你們的辛勤付出才能夠使我們的活動開展。其次我們要感謝嘉賓朋友，感謝你們在百忙之中抽出時間參加我們的這次迎新大會。再次我們要感謝表演節目的同學，正是你們的精彩表演使我們的活動更加出彩，更加絢麗，更加成功。
再次感謝大家的大力支援。
湘文化協會迎新大會籌委會
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