案卷題名就是乙個案卷的名稱、題目，它是以簡練準確的語言概括揭示卷內檔案的內容與成分。它是手工管理檔案階段非常重要的一種檢索指南，也是檔案人員對檔案進行登記造冊、編制各種檢索工具的基礎，所以擬寫或修改案卷題名是立卷人員及檔案管理人員必須做好的一項基本工作。筆者認為，擬寫文書檔案案卷題名時，應注意以下幾個問題：
1、具體要求：
（1）文字簡練、內容概括。乙個案卷中有若干份檔案，每份檔案都反映一定的內容，要想一一枚舉是不可能的，也無必要。應當用簡明、概括的文字將卷內最基本、最主要的內容揭示出來。
案卷題名的字數一般保持在
三、四十個字之內，最多不超過五十個字。尤其是目前，許多單位推行立小卷，問題比較單一，案卷題名用
三、四十個字完全可以說明問題。對於問題比較雜的案卷，應按問題分成幾個小卷，再分別擬寫標題。
（2）結構完整。案卷題名一般由三部分構成，即責任者、問題、名稱。檔案內容針對特定時間的，題名中要標明年度，反映往來文書的，要標明收發文機關。
具體每類案卷採用哪種形式，詳見下文——案卷題名的構成形式。
（3）標點符號使用正確。從語法上講，案卷題名不是乙個完整的句子，而是乙個偏正關係的片語。所以末尾一般不加句號，題名中如出現多個責任者或多種檔名稱，並列的成分中間可用頓號。
2、案卷題名的構成形式：
（1）責任者+關於+問題+的+名稱。這種形式適合於專題類檔案組成的卷，即由乙個單位在管理和業務工作中形成的政策規定、調研報告、請示批覆、通知等檔案組成的卷。這類檔案是單位歸檔檔案的主要組成部分，因而文書檔案中80%的案卷提名均採用這種形式。
如：宜昌市第一中學關於新教師培養工作的意見、方案。
（2）責任者+檔案針對時間+問題+名稱。這種形式適合於綜合類、特殊形式的檔案組成的卷，即由工作總結、計畫、規劃、安排、統計報表、名冊、介紹信、黨政會議記錄等組成的案卷，這類檔案時間性比較強，在標題中突出時間特徵，便於檢索和利用。如：
宜昌市第一中學黨委2023年工作計畫、總結；宜昌市第一中學2002-2003學年度普通中學基層報表，宜昌市第一中學2023年行政會議記錄、紀要等。
（3）時間+出版物名稱。這種形式適合於單位編印的各種演示文稿、資訊、動態及公開出版的刊物等。如：2023年1-8期《宜昌市一中報》，2023年1-5期《一中演示文稿》等。
（4）會議名稱+檔案。這種形式適合於會議檔案組成的卷，召開乙個會議可能產生請示報告卡、會議通知、秩序冊、議程、會議講話、報告、總結、典型材料等，如果將其內容、檔名稱全部標出，題名顯得很繁瑣，可採用一種簡潔的方法，只點明會議名稱，後面加上檔案即可。如：
宜昌市第五屆三次教代會會議檔案。
（5）通訊者+關於+問題+的+來往文書（或檔名稱）。這種形式適合於由單位之間商洽工作的問函與覆函、合同、協議書組成的案卷。宜昌市第一中學與xx建築公司關於建造教學圖書大樓的來往文書。
但對於重要問題的請示與批覆、報告、指示，應另行立卷並具體標出檔名稱。
3、各個部分的標註方法：
（1）責任者。標註責任者時一般要求，用全稱或通用的簡稱，如「宜昌市第一中學黨委」，「宜昌市第一中學」，「宜昌市一中教務處」而不能用「學校黨委」、「本校」、「本處」等指代物件不明確的稱呼。卷內檔案的責任者較少時，應全部標出，責任者很多時，可將同一地區或同一系統的單位（部門）概括成乙個總稱，如「宜昌市教育局各部門」、「宜昌市第一中學各部門（處室）」如果總稱中缺
一、兩個部門，可在總稱之後加括號註明，如「宜昌市第一中學各部門（缺總務處）工作計畫」。責任者是領導人的，要在其姓名前標明其職務和身份。如宜昌市委宣傳部文成國同志在全市精神文明建立工作會議上的講話。
（2）問題。標註問題時要求，不能把檔案的內容一一堆砌到題名中，同類性質的問題可適當概括，不同性質的問題應逐一標明。目前施行立小卷、立薄捲，就是便於在案卷題名中標明問題。
（3）名稱。指的是卷內檔案的名稱，也叫文種，（非公文寫作中嚴格意義上「文種」含義）如「通知」、「報告」、「決定」等，文種較少時，可全部標出。文種較多時，可只標出重要的、有代表性的。
性質相近的文種，如「計畫」、「規劃」、「安排」、「要點」等，可概括為「計畫」"。會議卷、來往函件卷可用一些術語，如「檔案」、「卷」、「 來往文書」代替文種。
（4）時間。這裡的時間指的是，卷內檔案內容針對的時間，而不是成文時間。在標註時間時，一定要註明年度全稱，不能把「1999」標為「99」，把「1998-1999」標為「98-99」，也不能用「今年」、「去年」、「明年」、「本學年」等指代不確定的詞。
（5）介詞「關於」和助詞「的」的用法。為了更符合漢語表達習慣，擬寫案卷題名時，一般在專題類、來往文書類組成的案卷題名中加介詞「關於」和助詞「的」，其他類案卷題名則可不加。 如宜昌市教育局、宜昌市第一中學關於繼續教育工作的計畫、總結等。
總而言之，案卷題名既要簡明扼要、提綱挈領，又要全面、準確反映卷內檔案內容。擬寫案卷題名是一項非常嚴謹的工作和任務。不斷提高案卷題名的擬寫水平，是每一位檔案工作者必需努力做到的。
案卷標題擬寫規範
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