首先，在外審前，中知公司會發來檔案評審和外審的計畫和時間安排，外審計畫包含外審員、審核的目的、準則、企業各職能（包括最高管理者和管理者代表）以及各職能部門所涉及的具體條款。首先，要根據檔案評審的意見進行修改，按外審員要求及時傳送進行檔案在審核，檔案審核通過後在進行外審。以下通過前期與企業總結的一些各部門在審核過程可能會問到的問題進行總結：
一、 最高管理者和管理者代表
具體體現在相關的職責內容，首先最高管理者要注意以下方面：
（1）智財權方針、目標的批准和發布，要知道智財權方針、目標制定的原則、方法；
（2）要參與制定智財權管理體系，具體體現在確保相關方的需求，策劃的智財權管理體系滿足智財權方針和目標的要求，並保證了後續的智財權日常管理（獲取、維護、運用和保護活動）得到有效的執行和控制；
（3）明確各管理人員、機構的職責，對體系涉及的部門以及相關的職責要大體知道，對體系溝通的渠道要了解，具體包括各部門設立聯絡員，例會、oa辦公系統等；
（4）資源的配備，具體包括人力資源、基礎資源、財務資源以及資訊資源；
（5）最高管理者需要組織管理評審，對涉及的管理評審時間、地點和具體內容要有大體的了解，並確保方針、目標以及管理程式的改進建議和需求得到落實。
其次，管理者代表作為企業智財權管理工作的主要負責人，是由最高領導者從最高管理層中選擇一人，管理者代表對其職責要理解並熟悉，具體包括：
（1）負責智財權體系的建立、實施和保持工作，主要體現在管代需要協調各部門，保障相關控制程式、制度的有效性、協調性和一致性；（2）確保溝通的有效性，不僅要保證員工內部智財權資訊的有效傳遞，還要包括智財權工作涉及外部溝通的有效途徑；（3）確保全體員工對智財權方針、目標的理解，主要通過培訓的方式宣傳和講解企業智財權方針目標的含義；（4）最高管理者配備的資源需要管代來具體落實，並需要具體處理體系建立、執行和後續改進資源的協調問題；（5）定期向最高管理者報告智財權管理績效和改進需求， （6）對自己要參與的內部審核內容要熟悉掌握。
二、 體系辦（不同企業對該名稱可能存在不同）
1.體系檔案構成，檔案控制，包括方針與目標，智財權手冊，程式檔案、管理制度，記錄的相關制定情況。
2.公司年度智財權目標分解及考核的記錄。
3.外來檔案、法律法規及相關傳遞內容以及法律法規及其它要求的更新的記錄，具體流程要按照控制程式進行。
4.管理評審內容，包括公司管評時間，管評輸入的內容，管評輸出的內容，要與標準條款描述相一致。
5.激勵，提供獎勵政策及獎勵記錄。
6.是否建立完善的資訊收集渠道，是否定期對企業所屬領域以及競爭對手的智財權資訊進行收集，並分析篩選加以有效利用，在對外發布前是否經過審批，具體要看相關記錄的內容。
7.智財權獲取的方式、途徑、年度計畫，獲取之前是否進行智財權檢索和分析，記錄是否進行整理並進行歸檔管理。
8.企業是否對智財權（主要包括專利和商標等）建立分類管理檔案，檢視相關臺帳，是否對自己擁有的智財權進行評估，智財權的變更和放棄是否按照相關控制程式執行以及具體的記錄。
9.促進和監控智財權的實施，提供智財權對企業的貢獻，如統計智財權產品銷售收入等。目前企業在智財權實施、許可或轉讓前是否制定調查方案，具體的調查細節，是否對調查的內容進行評估。
10.能夠對智財權風險管理內容的具體流程清楚回答，是否按照控制程式執行，並能夠提供相應的記錄。
11.合同管理，智財權申請、管理諮詢等對外委託業務應簽訂書面合同，並約定智財權權屬、保密等內容；檢視合同，是否約定智財權權屬、保密等智財權內容；檢視合同審批記錄，是否經過相關部門審核。
三、 研發部
1、研發部有什麼管理制度、目標；
2、文獻搜尋要全面，包括：國內外專利及科技文獻；資料庫要具體，不能只寫中國專利局等；
3、在全面搜尋文獻基礎上進行智財權、競爭對手（具有相似產品的競爭）等分析，並進行智財權的規劃；
4、在試驗階段性完成後要進行階段性總結，並及時進行成果的確認、歸納，總結等，適時調整，及時形成智財權，形成的智財權不一定非要申請專利，也可以形成公司的商業秘密進行保護，規避風險
四、 人力資源部
1.智財權工作人員是否滿足任職條件，檢視相關證明（包括一些學歷證書、培訓證明等）
2.專職人員培訓證明，中高層管理人員、研發人員及員工培訓記錄，提供外出培訓證明如培訓合格證書，培訓記錄和培訓試卷，還應包括新入廠員工培訓。
3.抽查人事合同以及智財權補充協議，檢視智財權條款是否覆蓋標準要求（有智財權權屬、保密、員工相對應的責任和義務）
4.對入職員工是否進行智財權背景調查，以及是否對核心崗位的入職員工簽訂智財權宣告檔案，具體為抽樣調查。
5．是否對離職員工進行智財權事項提醒，對核心崗位職工離職是否簽訂離職協議或者相關的競業禁止條款，是否含有補償條款內容。
五、 銷售部
1.目前企業在市場上銷售的產品數量和型別，是否對所涉及的智財權狀況進行了檢索和分析（專利數量、分布、商標註冊情況等），制定相關的智財權保護措施和風險規避方案。
2.企業是否涉及會展、銷售、宣傳等商業活動，是否制定相關的智財權保護措施或風險規避方案。
3智財權市場侵權調查內容，明確調查過程，針對企業自身產品，具體調查哪些產品、何時在何地調查了哪個品種，怎麼調查都應體現出來。
4.智財權侵權調查調查了被侵權情況，同時調查是否會侵權他人的情況。
5.對於有涉外**的企業，首先要對出口過的智財權相關法律法規進行收集，了解相關訴訟情況，並進行分析可能涉及的風險，要求要在出口國進行適當的智財權申請、註冊和登記（包括專利和商標）
6. 合同條款是否符合標準要求，是否有專人審查與負責，並如何存檔以及保密。
六、 **部
1.要求在採購過程中必須做好，相關裝置的智財權收集工作。目前已經按要求在執行，收集裝置的智財權資訊。
要對採購裝置的智財權進行驗證。要求現場提供**商的資質資訊（營業執照、組織**、經營許可證）。
2.部門的主要職責，以及人員工作分工情況。
3.合同條款是否符合標準要求，是否有專人審查與負責，並如何存檔以及保密。
七、 生產部
1.車間概述，生產的產品型別、數量，生產車間人數
2.談談生產部門涉及智財權相關的內容，主要是生產過程中涉及產品和工藝方法的技術改進與創新，是否報專利或者作為商業秘密進行保護，檢查《合理化建議登記表》或相關**；其次了解企業是否涉及對外協作（包括委託加工、來料加工、貼牌生產等內容），如果涉及，檢視相關合同以及合同審查情況。
3.生產過程中有無標準、規程等檔案以及記錄
4.批生產記錄的管理情況
5.檢視提供的記錄情況
八、 財務處
1.審核公司財務處智財權預算審批表，對智財權預算審批表中列明的事項進行詢問
2.對照智財權體系要求，審查公司是否屬於有條件的企業，需要設立風險準備金。
3. 查閱公司年度智財權費用台賬，並指定憑證進行查閱審核。
另外，對於規範的保密內容涉及到各個職能部門，在外審過程會詢問各個部門涉及的涉密裝置、檔案、涉密區域及相關的涉密人員，不僅要了解在保密控制程式或相關制度規定，更要對保密事項進行統一管理，形成相關的記錄（一般這裡會形成《涉密裝置清單》，規定使用目的、人員和方式，檔案會分秘密級別，要了解具體的分類）。
在這裡要注意的是，總結的內容是根據一些企業實際的外審記錄以及自己對規範的理解，在實際中，不同企業的部門設定以及相關職責的不同，可能與以上內容不同，需要具體內容具體分析。另外，因為目前企業對7.3.
2-7.3.5內容涉及的比較少，具體的內容基本跟規範條款一致，暫無總結內容。
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