電子檔案移交與接收辦法
（國家檔案局檔發[2012]7號 2023年8月29日印發）
第一章總則
第一條為規範電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，儲存黨和國家歷史記錄，促進檔案資訊資源開發利用，按照國家有關法律法規和相關規定，制定本辦法。
第二條本辦法所稱電子檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有儲存價值並歸檔儲存的電子檔案。
第三條移交與接收的電子檔案應當真實可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應當符合國家有關保密安全的要求。
第四條各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交、接收工作進行監督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應當切實履行電子檔案移交和接收職責。
第二章電子檔案移交
第五條屬於國家綜合檔案館接收範圍的電子檔案，應當向同級國家綜合檔案館移交。
第六條檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對於有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規定。
第七條電子檔案移交的基本要求：
（一）元資料應當與電子檔案一起移交，一般採用基於xml的封裝方式組織檔案資料；
（二）電子檔案的檔案格式按照國家有關規定執行；
（三）電子檔案有相應紙質、縮微製品等載體的，應當在元資料中著錄相關資訊；
（四）採用技術手段加密的電子檔案應當解密後移交，壓縮的電子檔案應當解壓縮後移交；特殊格式的電子檔案應當與其讀取平台一起移交；
（五）檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少儲存5年。
第八條電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉換電子檔案資料、檢驗電子檔案資料、移交電子檔案資料等步驟。
第九條電子檔案的移交可採用離線或**方式進行。
第十條離線移交電子檔案應當滿足下列基本要求：
（一）移交單位一般採用光碟移交電子檔案，光碟應當符合歸檔要求；
（二）移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光碟，光碟應當單個裝盒；
（三）移交單位應當按照有關要求進行光碟資料燒錄及檢測；
（四） 儲存電子檔案的載體和載體盒上應當分別標註反映其內容的標籤（標籤的標註方法見附件1）；
（五）移交載體內電子檔案的儲存結構見附件2。
第十一條**移交電子檔案的單位應當通過與管理要求相適應的網路傳輸電子檔案，傳輸的資料應當包含符合要求的電子檔案及其元資料，資料結構一般為一張或多張光碟載體內電子檔案的儲存結構組合，單張光碟的資料量小於光碟的實際容量。
第十二條檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應當對電子檔案資料的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格後方可移交。
第三章電子檔案接收
第十三條國家綜合檔案館應當建立電子檔案接收平台，進行電子檔案資料的接收、檢驗、遷移、轉換、儲存等工作。
第十四條電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案資料、辦理交接手續、接收電子檔案資料、著錄儲存交接資訊、遷移和轉換電子檔案資料、儲存電子檔案資料等步驟。
第十五條國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案資料的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗，合格後方可接收。
第十六條電子檔案檢驗合格後辦理交接手續，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存乙份；《電子檔案移交與接收登記表》可採用電子形式並以電子簽名方式予以確認。
第十七條國家綜合檔案館應當將電子檔案交接、遷移、轉換、儲存等資訊補充到電子檔案元資料中。
第十八條國家綜合檔案館應當對電子檔案資料遷移和轉換前後的一致性進行校驗。
第十九條國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案載體儲存5年以上。
第二十條國家綜合檔案館對電子檔案載體應當按照da/t 38《電子檔案歸檔光碟技術要求和應用規範》和da/t 15《磁性載體檔案管理與保護規範》進行管理。
第四章附則
第二十一條本辦法適用於各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照執行。
第二十二條本辦法由國家檔案局負責解釋。
第二十三條本辦法自發布之日起施行。
附件1電子檔案載體標註內容
載體標識：全宗號—年度—載體順序號。
載體盒標註：全宗號、年度、載體順序號、資料量、密級、保管期限、存入日期、執行環境、套別等。
1. 全宗號是檔案館分配給立檔單位的編號；
2. 年度是該載體內檔案起止年度如2023年至2023年即標定為2001/2006；
3. 載體順序號是電子檔案載體排列的順序號，由阿拉伯數字組成；
4. 資料量是載體內檔案儲存容量；
5. 密級按儲存在載體內電子檔案的密級標註，保管期限按儲存在載體內電子檔案的保管期限標註；
6、存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期，格式為年月日，如2023年2月8日即寫為20110208；
7. 執行環境即識別或操作電子檔案的軟、硬體平台；
8. 套別是指檔案館儲存電子檔案載體的套號，用大寫英文本母a、b、c表示。a表示封存保管，b表示查閱利用，c表示異地備份。
附件2電子檔案的儲存結構
移交載體內電子檔案的儲存結構如下圖所示：
（一）說明檔案命名為「說明檔案.txt」，乙個載體只有乙個說明檔案，存放本載體有關資訊，包括載體引數(如載體容量、載體型別等)、載體編號、載體保管單位、載體製作單位、載體檢查單位、讀取本載體內檔案所需要的軟硬體環境及其他各種有助於說明本載體的資訊。
（二）目錄檔案命名為「檔案目錄.xml」及「案卷目錄.xml」，存放有關檔案的目錄資訊，目錄檔案與每份電子檔案相對應，根據電子檔案具體歸檔方式進行檔案級描述或案卷級描述（將標識中的「檔案」二字改為「案卷」），每個條目中包括載體內電子檔案順序號、檔號、責任者、題名、日期、密級、電子檔名稱、備註等內容。
目錄檔案xml資訊格式如下（encoding屬性值可以是「gb18030」、「gb2312」、「utf—8」）：
<?xml version="1.0" encoding="gb18030"?>
《檔案目錄》
《檔案》
《順序號》 《檔號》 《責任者》 《題名》 《日期》 《密級》 《電子檔名稱》 《備註》 ………
《檔案》
………（三）電子檔案資料夾命名為「電子檔案」，存放電子檔案及其元資料，一般按年度—類別—檔案的層次設定資料夾。根據檔案整理和分類方法以及實際情況可對儲存結構中的類別、案卷、檔案等層級進行取捨。
（四）其他資料夾命名為「其他」，存放各種其他存入載體的檔案，主要包括：所採用的元資料規範、資料封裝規範、分類編號規則、檔案命名規則、xml模式及交接資訊（包含交接、遷移、轉換、儲存等元資料和《電子檔案移交與接收登記表》的掃瞄件或電子簽名件）等等，這些檔案應採用txt、xml和符合長期儲存要求的格式。
附件3電子檔案移交與接收登記表
填寫說明:
1.交接工作名稱:按移交單位或全宗號、移交檔案的年度、批次等內容描述本次交接工作。
2.內容描述：交接檔案內容、類別、資料型別、格式、交接方式、過程等說明事項。
3.移交電子檔案數量：交接檔案的檔案總數和案卷總數。
4.移交資料量：一般以gb為單位，精確到小數點後3位。
5.載體起止順序號：**移交時，按載體內電子檔案的儲存結構組織資料，並標其順序號。
6.移交載體型別、規格：**移交時，填寫「**」。
7.準確性檢驗：檢驗移交檔案的內容、範圍的正確性及交接前後資料的一致性，可填寫檢驗方法。
8.完整性檢驗：移交的檔案和檔案資料的完整性檢驗
9.可用性檢驗：檢驗電子檔案的可讀性等。
10.安全性檢驗：對計算機病毒等進行檢測。
11.載體外觀檢驗：檢查載體標識、有無劃痕、是否清潔等。
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