一、內審應準備或熟悉的檔案及輔助工具
1、審核依據的標準,如標準條文、相關法律法規等
2、審核依據的檔案,如質量手冊、程式檔案等。
3、內部審核相關程式。
4、審核計畫。
5、上次審核不符合報告單(記錄審核所發現的缺點)。
6、內審查檢表
7、筆記本、書寫工具。
二、審核技巧:
1、檢查表的使用:
審核時應靈活使用內審查檢表,正在審核過程中,審核員可以臨時向內審查檢表中增加檢查專案、可以暫時把內審查檢表放一邊去檢查其它專案,過後再回頭按照內審查檢表進行審核,或者也可以決定不審核檢查中的某些專案。內審查檢表的目的主要是使審核員能夠計畫和控制審核工作。
2、進行審核
進行審核時,活動的順序如下:
—通過與被審核方人員會談、查閱檔案、記錄、觀察受控狀態下的過程、檢查物料和裝置等確定事實;
—記錄事實,作為審核時發生的事情之證據;
—對事實進行評價,確定是否存有不符合項的客觀證據――合格還是不合格;
—根據不符合項對管理體系和產品或服務質量的重要性,對其進行嚴重度分類――觀察項、輕微、嚴重三類。
3、確定事實
主要是通過與被審核方人員會談和查閱證據的方式來確定事實,面談物件可以是該組織的各級人員。
一次成功的面談必須遵循4個關鍵步驟。這些步驟可能顯得有點過於簡單,但不時地想起這些步驟會對審核工作極有幫助。這4個關鍵步驟如下:
(1)介紹你自己;
(2)解釋審核的目的和重要性,並請求被審核方提供協助,以便達到審核目標。
(3)進行提問,以獲取資訊,解釋並記錄你觀察到的任何結果,對你報告的任何不符合項,要徵得被審核方確認。
(4)感謝對方的合作。
另外就是查資料和記錄時,應做到三三原則:檢視三份以上的記錄、檢視三處。這樣可以查到是點還是面的問題。
4、記錄事實
審核員要清楚、完整和準確地作筆記,這一點很重要。內審查檢表確定了要審核的樣本,但筆記才是記錄實際評審過的樣本。筆記可提供資訊,以納入審核報告中。
還可提供資訊供日後參考,如果筆記與其它審核員關心的問題有關,還可交由他們進行調查,並且可用於計畫以後的審核。
要記錄觀察到或陳述的問題之實際詳細情況。記錄的資訊必須可以追溯。如果報告了不符合項,最少應記錄以下資訊:
—何時在何處觀察、檢查、陳述了什麼。
—要求或標準(程式、作業指導書、規範等)的細節
—事實說明(必須詳細具體)。
也就是說時間、地點、那個部門的那一塊與標準或檔案的哪一條不符合應該陳述清楚。
5、內審的技巧
內審的目的並非在各部門之間刻意地挑取毛病,審核人員也絕非在扮演警察捉小偷的角色;事實上,內審主要在公司內找出管理上可以改善的地方,並加以糾正,因此內審人員的心態、角色、技巧要把我好,其重點如下:
1、圍繞主題:依內審查檢表之內容逐一問詢,不要脫離主題。
2、臨場應變:在內審查檢表中未出的事項,得視狀況隨機補充提出詢問。
3、掌握時間:
內審活動有時限,因此可依查檢表之內容衡量與控制時間。
4、面帶微笑:
審核者與受審核者之間有時氣氛蠻緊張的,用微笑可化解。
5、堅持立場:內審的物件都是公司同事,切忌開玩笑或敷衍了事。
6、一次一問:
內審詢問時,勿一次問一堆問題,應一次問一人與乙個題目。
7、觀、問與查:
請記住乙個口訣:『觀現象、問原因、查記錄』,很管用的。
8、廣泛詢問:
在任何部門勿只針對主管或承辦人員,周邊的人都可以抽問。
9、少講多聽:
盡量讓受審核者講話,較容易找出問題,審核者切忌當老師。
10、隨時記錄:
內審過程中主要在找客觀證據,因此對證據的記錄要勤快。
6、內審人員的八誡
1、誡缺乏耐心。
絕不要說:『你快點啦 !』或『你怎麼那麼慢?』的話。
2、誡感情用事。
不要交情好的少查一點,交情惡的多查一點。
3、誡態度不善,溝通不良。
執行審核並非當判官,因此仍要有禮貌,要能有效互動溝通。
4、誡草率上陣、漫不經心、敷衍了事。
審核是一件神聖的工作,切不可馬虎應付,使審核失效。
5、誡與被審核部門人員爭論。
爭論容易造成立場問題,而且最會傷害交情,應即刻退出。
6、誡吹毛求疵。
審核時應著眼於大方向,大原則,切忌雞蛋中挑骨頭。
7、誡容易被說服。
要凡事存疑,不要隨便就相信對方的話,應繼續求證。
8、誡當好好先生
發現有不符合事項也不提出,放水會讓公司失去改進機會。
面試技巧及注意事項
一 基本禮儀 1 一旦和用人單位約好面試時間後,一定要提前5 10分鐘到達面試地點,以表示求職者的誠意,給對方以信任感,同時也可調整自己的心態,作一些簡單的儀表準備,以免倉促上陣,手忙腳亂。2 進入面試場合時不要緊張。如門關著,應先敲門,得到允許後再進去。開關門動作要輕,以從容 自然為好。3 對用人...
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1 對面試者來說,最重要的是做好充分準備和保持積極心態,此外還要注意以下細節問題 2 第一印象很重要。和主考官握手一定要有力,以說明你的自信和熱情 要兩眼平視主考官,注意和考官們目光交流,而不要環顧四周 3 面試時要集中注意力。對主考官提出的任何問題都不要忽 4 少說話。要避免滔滔不絕 夸夸其談的陳...
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一 自我介紹不超2分鐘 請你自我介紹一下 這道題90 以上的用人單位都會問,面試者事先最好以文字的形式寫好背熟。其實面試者的基本情況用人單位已掌握,考這道題的目的是考核面試者的語言表達能力 邏輯能力 以及誠信度。所以,面試者在自我介紹的內容要與個人簡歷相一致,表述方式上盡量採用口語化,注意內容簡潔,...