銷售人員費用報銷管理制度
總則為了完善公司管理,加強對公司銷售人員業務費用、支出報銷的管理和便於公司成本費用的核算以及其他財務工作的開展，結合公司的實際經營情況特制定該制度。該制度中所稱費用是指銷售人員進行業務開拓所產生的差旅費及其他費用。
業務開拓所產生的費用報銷必須經主管領導簽字，費用報銷嚴格按規定執行，報銷人員必須持真實有效發票，並將報銷內容和金額填寫清楚，整理、貼上好票據後，經負責人簽字交財務人員審核報銷。若因票據遺失或超出規定標準的費用，公司不予以報銷。所有費用報銷都必須及時，無特殊原因費用報銷不得超過10天，超過規定時間，則費用不予報銷。
公司銷售人員必須要本著合理、節約、高效的原則使用差旅費。能夠通過其他方式解決的事務，盡量不安排出差，禁止以出差為由外出旅遊或參加其他私人性質的活動；在時間允許的情況下，能坐火車的就不安排乘飛機，能乘坐一般列車，就不安排特快或動車組；同等住宿條件下，住宿費應就低不就高，能多人同住的應安排標準間、多人間；每筆差旅費的使用必須有明確的目的；出差完成後必須向上級主管匯報工作成果，上級主管有責任對差旅費使用情況進行了解和管理。
一、差旅費的管理規定
差旅費是指因公到外地出差發生的交通費、車船費、住宿費、出差補助費、其他雜費等。
1、出差是指員工因公離開本人工作單位所在地去異地辦理公務的行為過程。
2、出差申報程式的規定
（1）業務經理出差，由區域經理批准，並報備上級主管部門；
（2）區域經理及副總經理出差，由銷售總經理批准；
（3）出差人出差前需填「出差任務書」（見附表一）。「出差任務書」應明確以下內容：出差人姓名、離開工作地時間、返回時間、出差地點、出差日程安排、出差主要任務，經主管領導簽字後，作為借支差旅費的附件附在借款單後面，方可借款。
（4）出差人出差回來後需填寫「出差情況匯報書」（見附表二）。「出差情況匯報書」應明確以下內容：出差人姓名、日期、客戶名稱、聯絡人的姓名和職務、****、具體拜訪情況、反映出的問題、應對/思考及下步計畫，經主管領導簽字後，將影印件作為報銷差旅費的附件附在報銷單後面，方可報帳。
（5）差旅費報銷標準：（見附表十一）
出差標準分四個級別：經理、主任、主管、銷售員
（6）在報銷住宿費用時，凡在規定標準之內的實報實銷，超過標準的按標準報銷。若有特殊原因超過標準的，要經分管副總審批同意後才能報銷。需憑酒店開具的正式發票，正式發票上須有「稅務監製或財政監製」字樣，並要註明：
住宿起止日期、住宿人數、住宿天數、住宿費單價、住宿費總金額、酒店蓋章。請收到發票後注意審核，沒有寫上述要求的將不能報銷：報銷住宿費要填「住宿費用明細單」（見附表三），將住****附後。
（7）凡享受出差補貼的，不再報銷餐費。購買車票、飛機票的原則上由辦公室前台統一辦理，購票款由出差人支付，回所在地區報銷。
（8）使用交通工具標準：
a、公司總經理可乘坐公務倉、火車軟臥；
b、公司副總可乘飛機經濟倉、火車軟臥；
c、其他人可乘火車、汽車等，經總經理特批，可乘坐飛機經濟倉；
（9「差旅費報銷單」（見附表四）
（10）差旅費報銷單各專案填寫方法。
a．「部門」欄：按出差人員所屬部門填寫。
b．「年月日」欄：填寫報銷日期。
c．「附單據張」欄：按單據實際張數填寫阿拉伯數字。
d．「出差人」欄：按費用負擔人填寫，如屬倆人以上（含）出差，必須在《差旅費報銷單》背面註明每個人負擔費用金額，且每個人負擔費用金額之和=《差旅費報銷單》合計。
e．「出差事由」欄：填出差工作內容。
f．「出發月日時」欄：按車票上自然月日時順序填寫。
g．「到達月日時」欄：按實際到達月、日、時填寫。
h．「出發、到達地點」欄：按車票出發、到達地點填寫。
i．「交通工具」欄：按火車、飛機、長途汽車、輪船分欄填寫。
j．「交通」欄：「單據張數」欄按火車、飛機、長途汽車、輪船票張數填寫，「金額」欄按車票金額填寫（注：車票、機票等交通工具的保險不包括在內）。
如果火車票、機票等由公司支票支付的，在交通費—單據張數欄註明「支票付」字樣，並在交通費金額欄註明相應金額（計算交通費合計金額時該金額不計算在內）
k．「出差補貼天數」欄：不填寫
l．「出差補貼金額」欄：按《出差補貼申請單》合計金額填寫。
m．「住宿費金額」欄：按實際發生金額填寫，
n．「其他」欄：填寫交通工具的保險費、訂票費等其他費用。
o．「予借旅費、補領金額、退還金額」欄：不用填報。
（12）「出差補貼申請單」（見附表五）
每個出差人員分別如實填寫《出差補貼申請單》相關內容，出差補貼申請單與差旅費報銷單一並報銷才能生效，並按規定計算填寫並在申請人處簽字。
二、車輛油費標準
為了方便銷售工作，銷售部所使用的車輛油費實行實報實銷政策。報銷車輛油費時，必須認真、詳細填寫「車輛油費報銷申請單」（見附表六），同「費用報銷單」（見附表七）一併報經營銷主任簽批後由財務進行審核，再由總經理簽批。
報銷單據填寫、保管應注意以下幾點：
（1）「費用報銷單」中用途欄填寫「車輛油費」即可，不需要寫明具體情況，詳細支出情況在「車輛油費報銷申請單」中註明，「車輛油費報銷申請單」必須按格式詳細、認真填寫。
（2）「車輛油費報銷申請單」要與「費用報銷單」一起報公司領導簽批。財務部辦理報銷手續後，按規定單獨保管「車輛油費報銷申請單」；
（3）財務部每月裝訂憑證時，須將「車輛油費報銷申請單」從費用報銷單中抽出妥善保管，並應定期整理，按時間順序裝訂、儲存。
（4）「車輛油費報銷申請單」未經公司批准不得銷毀。待公司財務主任審計檢查無誤後，經批准方可銷毀。
（5）為了保證「費用報銷單」填寫的真實、可靠性、方便領導審批及財務部的審核工作，對「費用報銷單」的填寫要求如下：
a、每位報銷人員在報經領導審批前必須將除「車輛油費報銷申請單」外的所有報銷單貼上於「費用報銷單」後面，並在「費用報銷單」附單據張數欄按所貼上的票據張數如實填寫。
b、「費用報銷單」中單位欄按報銷人所在部門填寫。
c、「費用報銷單」中金額大、小寫必須一致，金額必須頂格填寫，字間不能留空隙。
d、「費用報銷單」按公司審核程式，由主管領導簽字審批後到財務部報銷。
三、借款標準
借款須本著「前款不清、後款不借」的原則。財務應嚴格把關。根據公司財務制度中借款條款中的標準嚴格執行。
若發現未按規定執行者，將處罰責任人200元以上的罰款。1、根據工作需要，員工出差或業務活動可預先向公司借支備用金，並填寫「備用金借支單」（見附表八），「備用金借支單」必須按格式詳細、認真填寫。借支額度根據實際需要確定，由公司領導簽批。
a、差旅備用金借款出差人員差旅備用金借款時必須出示經主管領導簽字後的「出差任務書」，作為借支差旅費的附件附在借款單後面，方可借款。出差人員差旅備用金借款限額：公司員工出差五日內（含五日）借款最高限額1500元，超過五日者，每超出一天增加200元。
總經理出差五日內借款最高限額5000元，超出五日者，每超出一天增加500元
b、業務備用金借款當月業務費借款總額限制為：當月銷售目標總額的3%為上限。每次業務費借款必須事先填寫「備用金借支單」（見附表八），報經區域經理、總經理簽字批准後，才能進業務費借款。
所借款項於領取當月工資時直接沖抵。在業務備用金借款時填寫的「備用金借支單」中「備用金借支事由」必須詳細填寫招待客戶的單位名稱、客戶姓名、職位、招待方式、招待日期、地點、顧客方面同席者和本次招待理由及可獲得的效果等。所借支的業務備用金包含因業務拓展所包含的所有費用，已借支業務備用金不再另行借支借款人的車輛使用維護費及油費備用金。
2、借支程式
a、程式公務借支人員→區域經理→財務部→總經理→出納→經辦人領款
b、備註①以上程式針對普通員工設計，當區域經理需借支款項的，填請款單，財務人員進行事項重點複核，總經理審核、簽批；②財務部對不符合規定、不合理、不合法的借款事項，不予辦理。③借款金額超過50000.00元，應提前一天向財務部預約
3、備用金借支後應及時沖帳，備用金占用時間應不超過15天，如遇特殊情況不能按時沖帳，可書面申請，經公司領導簽字同意後方可延期，但最長不可超乙個月。凡催收超過三次未還者，財務部有權在其工資中直接扣減。
4、對於長期占用備用金的，財務部將從占用備用金人員的個人收入中扣減，直到完成沖銷，在此之前不允許再借支備用金。
四、業務招待費的管理
1、業務招待費的報銷辦法
因業務專案進展的需要確需公司審批作為特例進行支援招待有關人員的，必須事先報，必須事先填寫「業務招待申請報銷單」（見附表九）中申請欄，區域經理審核、總經理簽字批准後，才能到財務部進行業務招待費借款。財務部必須對該申請業務費的專案予以立項備案。經辦人所申請業務招待費的業務專案，在業務沒有成交之前，所申請的招待費由公司與經辦人雙方各自承擔一半的費用。
如若業務專案成交，經辦人因業務專案所申請的業務專案招待費由公司全部承擔。因此經辦人在業務費報銷的期限內，報銷業務費用時，如若業務還未成交，則只能允許報銷該業務專案招待費用的一半，另一半該業務專案招待費則需在業務成交之後方能報銷。
報銷業務招待費時，必須認真、詳細填寫「業務招待申請報銷單」中的報銷欄，同「費用報銷單」（見附表七）一併報區域經理簽批後由財務進行審核，再由總經理簽批。
報銷單據填寫、保管應注意以下幾點：
（1）「費用報銷單」中用途欄填寫「業務招待費」即可，不需要寫明具體情況，詳細支出情況在「業務招待申請報銷單」中註明，「業務招待申請報銷單」必須按格式詳細、認真填寫。
（2）「業務招待申請報銷單」要與「費用報銷單」一起報公司領導簽批。財務部辦理報銷手續後，按規定單獨保管「業務招待申請報銷單」；
（3）財務部每月裝訂憑證時，須將「業務招待申請報銷單」從費用報銷單中抽出妥善保管，並應定期整理，按時間順序裝訂、儲存。
（4）「業務招待申請報銷單」未經公司批准不得銷毀。待公司財務總監或顧問審計聯合檢查無誤後，經批准方可銷毀。
（5）為了保證「費用報銷單」填寫的真實、可靠性、方便領導審批及財務部的審核工作，對「費用報銷單」的填寫要求如下：
a、每位報銷人員在報經領導審批前必須將除「業務招待申請報銷單」外的所有報銷單貼上於「費用報銷單」後面，並在「費用報銷單」附單據張數欄按所貼上的票據張數如實填寫。
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