■快速輸入
1.如果要輸入的內容在同一列已出現過，可直接單擊右鍵，在彈出的快捷選單中單擊最下面的「選擇列表」項，出現乙個下拉框，選擇其中一項即可。
2.如果感覺這樣輸入還是繁瑣，可利用excel的「自動更正」功能更快速地進行輸入。下面以「戶籍所在地」為例說明具體操作方法。
首先，確定各個派出所的簡寫，如朝陽派出所的簡寫為「cy」、人民路派出所簡寫為「rm」等。注意，各個簡寫不能重複，應該是表中惟一的字母組合。然後，選擇「工具」選單中的「自動更正」功能，在出現的對話方塊中「替換（r）：
」欄中輸入「cy」，「替換為(w):」欄中輸入「朝陽派出所」。如果「cy」在自動更正表中已存在，對話方塊右下角為「替換」按鈕，這時，要重新確定簡寫；如果「cy」在自動更正表中不存在，對話方塊右下角為「新增」按鈕，這時，單擊「新增」按鈕。
注意，要選擇「鍵入時自動替換」功能。這樣，就可以用簡寫輸入「戶籍所在地」而讓系統自動替換。
■年齡計算
如何根據出生年月自動計算出年齡？進入新學年後如何快速更新年齡？筆者經過摸索，找到了乙個簡單辦法：
1.將「年齡」列的單元格式定義為「常規」型別；「出生年月」列的單元格式定義為「日期」「2023年3月」型別，該型別預設為每月的1日，即「95-3」等同於「95-3-1」。
2.使用days360函式計算兩個日期間相差的天數。
語法： days360(start_date, end_date, method)
start_date 和 end_date 分別為起始日期和終止日期。引數既可以是用雙引號括起來的字串，其中用數字代表月、日、年（如「1/30/93」或「1-30-93」），也可以是代表日期的序列數。如果start_date 晚於 end_date ，則 days360 函式將返回負數。
method 是乙個邏輯值，它規定了在計算中是採用何種日期格式。
3.使用round函式按要求進行四捨五入。
語法：round(number, num_digits)
number 需要四捨五入的數字。
num_digits 指定的位數，按此位數進行四捨五入。若num-digits大於0，則四捨五入到指定的小數字。若num-digits等於0，則四捨五入到最接近的整數。
若num-digits小於0，則在小數點左側進行四捨五入。
4.在表sheet1的f2單元格輸入下面公式：=round(days360($e2,"00-10-1")/360,0)，其餘進行複製貼上即可。
5.前面由於將終止日期「00-10-1」直接寫進了公式，日後更新很不方便。解決方法是任選乙個空白單元格，設定為與「出生年月」相同的日期格式，輸入「00-10-1」。
選擇「插入」選單中的「名稱」項，單擊「定義」，在「當前工作簿中的名稱」一欄中輸入「終止日期」，注意，「引用位置」應該是剛才輸入「00-10-1」的單元格，單擊「確定」結束。
這樣，就給該單元格定義了名稱。將公式改為： =round(days360($e2,終止日期)/360,0)。
以後，只需更改「終止日期」單元格的內容，就可以達到自動更新年齡的目的。
■條件統計
由於工作需要，每學期都要做一張統計表。
雖然利用excel的「篩選」、「分類彙總」、「資料透視表」等功能也可以統計出有關資料，但每次都要進行一番操作，比較煩瑣。筆者利用excel的三個函式編制了一張固定的統計表，資料發生變化統計表也隨之變化。具體方法是：
1.利用 counta 函式可以計算乙個區域中非空單元格的數目。語法：
counta(value1, value2, ...)。value1、value2為所要計數的值，引數個數為 1～30 個。
這種情況下，引數值可以是任何型別，它們可以包括空字元（「 」）但不包括空白單元格。如果引數是陣列或單元格引用，則陣列或引用中的空白單元格將被忽略。該函式可以應用到本例中的「全班人數合計」項，公式為：
=counta（sheet1！a2：a10），計算a2：
a10這一區域中非空的單元格數目，即全班人數。
2.利用countif函式計算某區域內滿足乙個給定條件的單元格數目。語法：
countif(range, criteria)。range 是將要計算其中單元格數目的區域，criteria 是確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以是數字、表示式或文字。例如，條件可以表示為32、「32」、「>32」等形式。
本函式可以應用到本例中sheet2的d1等單元格，公式為：=countif（sheet1！b2：
b10，「男」），計算出全班男生數目。
3.利用dcounta函式計算給定區域中符合多個條件並且非空的單元格數。語法：
dcovnt(database,field,criteria)。database是組成資料庫的單元格區域，field是將要用於函式計算的字段，criteria是包含條件的單元格區域。本函式應用到sheet2的d2單元格的具體方法是：
在sheet3中建立乙個條件區域，如圖3所示：
統計全班漢族男生的公式為：=dcounta(sheet1！a1：i10,,sheet3！b1：c2)。同樣，也可以為公式中單元格區域定義名稱，方便以後維護。
4.為了保證統計表sheet2的正確性，可以利用if函式進行一致性驗證。if函式語法：if(logical_test,value_if_true,value_if_false)
如果logical_test計算值為true，則返回value_if_true；否則返回value_if_false。例如，全班人數、男生人數和女生人數都是自動統計出來的，為了驗證其一致性，可任選一空白單元，輸入公式：==if(b1=d1+f1,"ok","error")
若顯示「error」，則說明統計表有誤
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花名冊填寫說明
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受控編號 sor 002 填表說明 1 總經理應當具有大學專科以上學歷或者中級以上專業技術職稱。2 質量副總經理應當具有大學本科以上學歷 執業中藥師資格和3年以上藥品經營質量管理工作經歷，3 質管部長應當具有大學專科以上學歷 執業藥師資格和3年以上藥品經營質量管理工作經歷。4 質管員，應當具有藥學中...