2、 勞動合同期限的自動生成和提前30天定期提醒功能設定
勞動合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特別是勞動合同到期續簽問題更是不可忽視。如果由於我們的人為原因造成了勞動合同漏簽、延期簽訂等問題可能會給公司以及員工個人帶來一定的損失。從乙個人入職簽訂試用期合同開始，再到簽訂正式勞動合同以及後來的續簽勞動合同，一系列的日期如何能夠讓系統自動生成，並且形成系統提前30天自動提醒我們的功能呢？
這需要對一些資訊項進行函式設定。如圖(二)所示:
圖二資訊項進行函式設定
(1)試用期到期時間: =date(year(p3),month(p3)+3,day(p3)-1)
含義：「date(year(),month(),day())」顯示指定日期;
在這裡我們假設試用期為3個月，我們需要在q3單元格中輸入上述公式，其中month(p3)+3表示在此人入職時間月的基礎上增加三個月。而day(p3)-1是根據勞動合同簽訂為整年正月而設定的。比如2023年11月6日到2023年11月5日為乙個勞動合同簽訂期。
(2)勞動合同到期時間: =date(year(p3)+3,month(p3),day(p3)-1)
我們同樣採用上述函式的設定方法。這裡我們假設勞動合同期限為3年，則我們需要設定成year(p3)+3，另外這個數值依然以入職日期為計算根據，所以天數上還要設定成day(p3)-1的格式。
(3)續簽合同到期時間: =date(year(s3)+1,month(s3),day(s3))
這裡需要注意的是續簽合同計算是以前份合同簽訂到期日期為根據的，所以只在前乙份合同到期時間的基礎上增加1年即可，無需天數上減1。
(4)試用期提前7天提醒: =if(datedif(today(),q3,"d")=7,"試用期快結束了","")
這裡用到了datedif函式，表示兩個日期差值，但是需要注意的是，我們要表示提前7天提醒，所以，將today()函式寫到試用期時間前面即today(),q3而不能表示成q3，today()。其中「d」表示兩個日期天數差值。我們用if()函式來表示顯示要求，那麼這個函式設定的含義為:
如果差值為7則顯示「試用期快結束了」否則不顯示資訊，在編輯函式時用「」表示不顯示任何資訊。
(5)提前30天提醒: =if(datedif(today(),s4,"m")=1,"該簽合同了","")
函式設定方法同上，其含義是兩個日期相差1個月則顯示「該簽合同了」否則不顯示任何資訊。這裡沒有設定成相差30天提醒是因為考慮到設定成月更利於我們人事工作的操作。同樣需要注意的是不要將顯示「今天日期」函式與顯示「合同到期日期」函式順序顛倒。
其中"m"表示月的含義。
3、 採用「記錄單」錄入資訊
通過對一些人事資訊項進行函式設定後，我們便可以開始錄入資訊了。逐行的鍵入人事資訊，會讓人很快產生疲勞感，甚至會出現序列或輸錯資訊的工作失誤。我們可以採用excel自帶的「記錄單」功能來解決這個問題。
請點選編輯欄中的「資料」―「記錄單」如圖(三)我們可以用「tab鍵進行專案的換行錄入如圖(四)。」
圖三記錄單
圖四 tab鍵進行專案的換行錄入
4、 用「視窗凍結」功能可以進行簡單的資料查詢
當我們錄入完資料後，我們希望能夠非常方便的查詢資訊，但是由於資訊庫所涉及的專案很多，我們常常會遇到這樣的情況:看到左邊的資訊又看不到右邊的資訊，或者看到下面的資訊又不知道此資訊所對應的資訊項。這時我們可以採用「視窗凍結」功能。
例如我現在想保留各資訊項，同時保留每個人的編號、姓名、部門，讓其他資訊可以根據需要進行查詢，這時我們可以點選d3單元格，然後點選編輯選單欄的「視窗」，選擇「凍結視窗」，就可以出現如圖(五)情況:
圖五查詢資訊
這樣我們會非常容易查到某人相關資訊，但是值得注意的是設定視窗凍結的規律:如果你想凍結第2行請將游標放到第3行單元格處，進行凍結視窗設定。如果你想凍結c列，請將游標放到d列單元格處，進行凍結視窗設定。
如果你即想凍結第2行又想凍結c列，請將游標放到他們的交叉單元格d3上進行設定。如果想取消凍結功能可以點選「視窗」選單選擇取「消凍結視窗」功能。
5、「自動篩選」功能可以進行簡單的資料統計
有時我們想非常快速的得到一些資料，比如本公司在職人員中，本科生學歷的男生有多少人?這時我們可以採用自動篩選功能。請選擇「人員類別」單元格，點選編輯選單欄上的「資料」選擇「篩選」，點選「自動篩選」。
在每個資訊項單元格右下角都會出現選擇按鈕。我們分別在人員類別處選擇在職(圖(六))，在學歷處選擇本科(圖(七))，在性別處選擇男(圖(八))，最後用滑鼠將顯示的性別全部選上，這時注意圖(九)中用紅筆圈住的地方就是我們所需要的資料了。
圖六分別在人員類別處選擇在職
圖七在學歷處選擇本科
圖八在性別處選擇男
圖九紅筆圈住的地方就是我們所需要的資料
6、用「資料透視表」功能快速彙總各項資料
以上功能的設定多用於日常人事工作中，但到年底我們需要對這一年的人事情況進行大量的資訊總結，比如人員的離職情況，入職情況，各類資料構成比例等。這項工作更是一項非常繁重的工作。我們可以利用excel自帶的「資料透視表」功能為我們排憂解難。
請點選編輯選單欄中「資料」選項，選擇「資料透視表和資料透檢視」選項，如圖(十)
圖十選擇「資料透視表和資料透檢視」選項
選擇「資料透視表」接下來點選「下一步」即可，我們需要確定建立資料透視表的資料來源區域，一般系統會自動將整個資訊庫區域設定成我們要選擇的區域。在出現「資料透視表和資料透檢視嚮導-3」第3步時我們選擇「現有工作表」，將工作表區域選擇在新的sheet中a3單元格」 如圖(十一)。點選「完成」後，便會出現(圖(十二))結果。
這裡解釋一下我們為什麼要選擇a3單元格，這主要是因為顯示區上面有兩行用來放置頁字段。
圖十一將工作表區域選擇在新的sheet中a3單元格
圖十二藍圈圈住的地方
例如我們現在想統計各部門2023年入職人員情況。我們便可以將相關專案用滑鼠托至指定位置，如圖(十二)紅色箭頭顯示。通過對資訊專案的拖拽，系統會自動出現相關資訊的統計資料。
如果我們還想出現統計資料的圖示，這時我們可以點選資料透視表編輯選單欄上的圖例圖示，如圖(十二)藍圈圈住的地方。這時會出現chart1，如圖(十三)所示。如果我們想改變圖例顯示型別可以點選圖表嚮導進行自由選擇。
圖十三完成
通過這個功能我們可以很容易的統計出各種人事資料，比如學歷構成，性別比例等。同時您還可以根據自己的需要來設定布局。當出現「資料透視表和資料透檢視嚮導」第3步時，我們可以點選「布局」按鈕，接下來會出現「資料透視表和資料透檢視嚮導-布局」在這裡我們可以通過對話方塊中右側的資料按鈕新增或刪除我們需要的資料項。
如圖(十四)
圖十四統計人事資料
以上講述的是一些常用功能的設定，您還可以舉一反三，加入一些好用的小功能。.
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