綜合辦公室辦公自動化教程
作者：程有德
一、員工花名冊資訊
首先，我們要確定單位的花名冊要有哪些資訊，資料要如何分開，確保不同工作簿之間相互引用而不影響使用。在我工作中需要用的的補充資訊有如下三點：
（1）是工資相關材料，用於關聯在工資表上，防止漏給員工漲工齡工資。
（2）是員工工作狀態，狀態分為在職和離職，因為員工更換過快，而且又是可能要用到已離職員工資訊，所以在不影響正常統計的情況下，我們劃分在職和離職，通過更改工作狀態，離職的員工資訊背景自動變成紅色以示提醒。然後我們只需要對「狀態」列進行降序排序和篩選，就能夠自動過濾掉離職人員資訊，等需要呼叫時在篩選出來即可。
（3）工會統計生日資訊，這一列是用來便捷提醒工會成員統計和為當月過生日的員工安排生日聚會。
下面，我們開始對**一些內容進行逐列分析
第1列：序號自動更新
序號能自動更新，避免每次有人員離職都要再重新排序。
如左圖所示，自動排序號的公式是=row()-3,其中row()的作用是返回當前行的數字號，
而-3的意思是減去上邊不用排號的3行，最終所得數字就是1了，然後把下邊的單元格
全部拉長和=row()-3單元格一樣的就行了。這個主要是動手實驗，大家可以只輸入
=row()或者隨意更改下後邊的數字試試效果。
第5列：出生年月自動提取
出生年月這一列是用來自動計算員工的生日和摘取月份供工會管理成員安排給職工定期舉辦生日聚餐。
它的公式是：=text(mid(j4,7,6),"0-00") ，公式中mid(j4,7,6)是用來從身份證號j4列中摘取第7位開始的6位數字，即是年和月如198806，」0-00」是用來規範年和月的顯示模式。
當然，最重要的一步是把出生年月單元格的格式設定成下圖格式
第6列：年齡自動運算
年齡這一列的用途是用來篩選某些時刻上級要求統計的資訊，例如18-30、40-60歲的員工各有多少人。公式為=year(now())-year(e4)，其中now()函式是用來提取當前日期，year(now())是用來提取當前日期的年數值，已知 e列是出生年月列，所以year(e4)就是出生年的數值。
其實，第五列可以省去，通過公式的巢狀組合直接顯示出年齡來，這個大家可以自己試驗。
第18列：漲工齡月份
這一列的公式為=month(o4)，即提取o4入職時間那一列的月份，其作用是用來提醒勞資員幾月份該給這一員工漲工齡工資了。
第19列：工齡
這一列是本工作表中公式最複雜的，其作用是通過當前時間減去職工入職時間，來算出員工什麼時候湊整該漲工齡工資，其實第18、19、20列是乙個組合，其最終目的是能夠簡介明了的提醒勞資員給職工漲工齡工資。
其公式為=round(((year(now())-year(o4))*12+month(now())-month(o4))/12,1)，乍一看這公式讓人頭疼，那麼我們在下邊對其進行逐層分解解釋：
=round1)
year(now())-year(o4))*12+month(now())-month(o4))/12
該公式中 o4為入職日期列，其他照搬公式即可，round（x,1）函式是自動四捨五入的公式，目的是保證計算結果和使用事物計算器結果一致，其中x便是計算的物件函式，1表示小數點後保留1位。
第20列：漲工齡提醒
我賦予這一列的意義是文字提醒勞資員漲工資，和全列變成色想配合，如果只讓該列變色而不給予文字提醒的話，時間長了製表人自己也會忘記變色提醒的意義，起著重提醒的作用。
其公式為=if(s6=int(s6),"提醒","")，其中s6列為工齡列，int(s6)是對該數值進行向下取整數，s6=int(s6)的意思的當工齡列的數值為整數時，返回資料為「提醒」。
那麼如何讓全行變底色呢，這就涉及條件格式了，我們需要對全資料標設定乙個條件格式來完成這一工作，具體曹組如下：
選中資料表，在excel/wps「開始」頁裡的格式下拉列表中選
擇條件格式，會出來下圖
圖中記住兩個要點，第一是以「公式」做條件，第二是公式內容為=$t:$t（t列為提醒列）=」提醒」，然後就是設定滿足條件後顯示的格式，即單元格底紋選擇顏色樣式。
第21列：狀態，即職工在職狀態
該列具體也是引用到條件格式，參照第20的教程執行即可，此列的作用是用於篩選出離職員工，並通過降序排列把離職員工排到最後而不影響整體序號，最後通過對該列的篩選將離職員工資訊隱藏。
第22列：職工生日
函式內容為=month(e4)，即提取e4出生年月列的月份數值以方便統計。
本表教程結束，excel是很強大的工具，大家只要勤加使用和聯絡，會發現它能做很多東西。其實本表還有好幾列可以直接去掉，將公式巢狀組合，大家自行摸索吧！
記住，公式最多只能巢狀7級哦。
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