一、 如何區分寫郵件時的收件人、抄送人、密件抄送？
1. 「收件人」指的是你郵件的主要接收人，也就是和事件直接關聯的人，收件人不一定就是領導。越高階別的領導越少出現在收件人序列，除非你投訴其他人員。
2. 「抄送人」指的是你郵件的另外置收人，是和事件有一定關係的人。抄送人可以認真、也可以大致瀏覽郵件，對郵件本身不承擔責任。
3. 「密送人」指的是你郵件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特別是給客戶寫郵件時，公司內的專案無關的人員（無論是普通員工還是各級領導）禁止出現在收件人或者抄送人裡面。
二、 「密送人」的特殊用途
所有「收件人」、「抄送人」和「密送人」都能夠看到其他「收件人」和「抄送人」的位址，而看不到「密送人」的位址，每個「密送人」之間也不能相互看到位址。所以，「密送」的作用就是：在你發郵件時，對一些特殊的收件人的位址進行保密，不讓「收件人」和「抄送人」知道你還給哪些人發了郵件。
三、 指定郵件接收人的注意事項
1. 收件人
(1) 給客戶傳送郵件時，收件人一般是直接辦事人員。
(2) 內部傳送郵件時，收件人一般是給你辦事的人員。例如：需求專員、開發人員等。
2. 抄送人
(1) 給客戶傳送郵件時，抄送人一般是收件人的主管或者領導，也可以是收件人的並列相關的部門的人員。例如給自營部門的郵件可能需要抄送給資訊部門。
(2) 內部傳送郵件時，抄送人一般是事件關聯、但又不是直接干係的「公開」的成員。
3. 密件抄送
(1) 自己的直接領導、主管領導
(2) 自己的團隊的其他成員
四、 撰寫信件內容的注意事項
1. 「標題」要明確且具描述性
電子郵件一定要註明標題，因為大部分郵件接收人是按照郵件標題分類來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。
2. 書寫格式應清晰、易讀
郵件的正文是有一定格式的，就像寫信一樣。禁止一氣呵成，搞成連衣裙。收件人很難閱讀這種郵件，如果寫郵件的人再搞一點錯別字，就更難於閱讀和辨別。
以一般的中文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過50個漢字，並以enter鍵結束每一行文字。
3. 注意郵件正文的質量
時代發展了，紙質的信件越來越少，取而代之的是電子郵件。因此電子郵件是比較正式的辦公、交往的文字載體。由於電子郵件的特點，它既可以被**，在網上傳播，又可以被列印，作為檔案被永久儲存下來。
因此，在撰寫郵件正文時應字斟句酌，以免他日落人笑柄。
五、 書寫郵件的常見錯誤或者現象
1. 電子郵件應當認真撰寫
向他人傳送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。
2. 郵件沒有主題或主題不明確
乙個電子郵件，大都只有乙個主題，並且往往需要在前註明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
3. 郵件正文中有錯別字
一封郵件本身的內容就要簡潔、明了，盡量不要用生僻字、異體字。如果出現錯別字不但會造成收件人的誤解而且還會鬧不必要的笑話。
4. 使用的字型不一致
郵件字型格式統一設定為新宋體、10號字，但是如果內容是從其它地方複製過來的，字型就會不一致，因此在發郵件的過程中，需要仔細檢查。
5. 各類收件人使用不當
各類收件人的區分在前面已有介紹，如果使用不當，會造成不知道誰才是正確的接收人，應當避免這種情況發生。
6. 郵件內容不簡潔
網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
7. 郵件內容不整齊
撰寫郵件時要注意不要一行內容寫到頭，應當正確使用「enter」鍵，這樣可以避免看郵件時費力。
8. 正文語言不流暢
電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要。引用資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
9. 簽名不正確
不同的發件人要設定不同的郵件簽名，簽名就好象名片，可以讓收件人對你有乙個大致的了解，應該避免沒有簽名或是簽名不正確的郵件發出。
10. 要確認郵件有沒有傳送成功
郵件並不是點了傳送就算完成了，有時候網路故障或是伺服器故障，會造成郵件存在發件箱而未發出去的現象，因此要在已傳送裡面確認郵件有沒有傳送成功。或者可以暗送乙份給自己看能否收到。
11. 要設定郵件回執
設定郵件回執，就可以確認郵件發出去之後對方有沒有收到。
12. 要避免濫用電子郵件
在資訊社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。因此，不要輕易向他人亂髮電子郵件。
六、 客戶服務中心員工最常見的10種郵件種類的收件人、抄送人、密送人的書寫例項
1. 投訴信
收件人：一般是你要投訴物件的直接領導或上級領導
抄送人：可以抄送給你要投訴物件的上級領導或公司領導
密送人：根據情況，可以暗送給自己的直接領導或上司
2. 感謝信
收件人：一般是你要感謝物件的直接領導或上級領導
抄送人：可以抄送給你要感謝物件的上級領導或公司領導
密送人：根據情況，可以暗送給自己的直接領導或上司
3. 通知
通知一般以部門名義或公司名義發出，但也有以個人名義發出，具有公開性
收件人：一般是部門或公司全體員工
抄送人：一般是其它部門領導或公司領導
密送人：既然通知具有公開性，密送人就不需要填寫
4. 專案會議紀要
收件人：一般是指定的專案專員
抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的領導
禁止抄送給與專案無直接關係的部門領導、公司領導
密送人：根據情況，可以暗送給組內的同事、直接領導或關注該項目的有關領導
5. 晨會紀要
收件人：一般是指定的部門郵箱或專員
抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的全體人員
密送人：根據情況，一般不需要填寫
6. 週報
收件人：一般是指定的部門郵箱或專員
抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領導
密送人：根據情況，一般不需要填寫
7. 培訓計畫
收件人：一般是傳送給需要培訓的所有人員
抄送人：可以抄送給需要培訓人員所在部門的領導或公司領導
密送人：根據情況，一般不需要填寫
8. 日常維護申請
收件人：一般是指定的部門郵箱或專員
抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領導
密送人：根據情況，一般不需要填寫
9. 邀請信
收件人：一般是傳送給需要邀請的乙個或多個人的郵箱
抄送人：可以抄送給自己所在的部門或小組的領導
密送人：根據情況，特殊情況下可以使用
10. 建議書
收件人：一般是傳送給需要提建議的某人或某部門的郵箱
抄送人：可以抄送給自己所在部門或小組的領導
密送人：根據情況，特殊情況下可以使用
《全文完》
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