1.目的：
為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程式，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。
2.適用範圍：
本制度適用於集團總公司、子公司。
3.職責範圍
3.1集團總裁辦
3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。
3.1.2負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責指導各部門和各子公司的檔案處理工作。
3.1.3負責建立健全公司檔案管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實施。
3.2 集團其它各部門、子公司
3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。
3.2.2負責按本制度規定執行
4. 公文處理原則
4.1公文處理原則
4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規範進行，做到準確、及時、安全、保密。
5. 公文的種類：
5.1公文的定義
5.1.1公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規範格式的公務文書，是傳達、發布指示、請示和答覆問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。
5.1.2常用的公文種類
常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議
紀要等。
（一）決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用「決定」；經會議討論通過並要求貫徹執行的事項，用「決議」。
（二）意見：用於對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。
（三）通知：用於傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。
（四）通報：用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
（五）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用「報告」；向上級部門請示指示、批准用「請示」。
（六）規定：用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。
（七）函：是相互商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門提出請求的公文。
（八）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。
6. 公文格式和行文規則
6.1公文格式和行文規則
6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸
(1).公文用紙幅面尺寸
公文用紙採用gb/t 148中規定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。
(2).公文頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。
6.1.2公文中**的顏色
除紅標頭檔案外，未作特殊說明的公文中**的顏色均為黑色。
6.1.3排版規格與印製裝訂要求
(1).排版規格
正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
(2).製版要求
版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
(3).印刷要求
單面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標bl100%，紅色油墨應達到色譜所標y80%，m80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
(4).裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。
騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，**茬或缺損。
6.2公文中各要素標識規則
組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
6.2.1眉首
(1).公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
(2).秘密等級和保密期限
密級公文應分別標明「密級」字樣，用3號黑體字，頂格；密級分為abc三個等級。密級程度應由發文主管單位領導根據檔案內容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。
(3).緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。
(4).發文機關標識
由公司全稱或規範化簡稱後面加「檔案」組成，即「湖南九州集團****（檔案）」或「九州集團」；對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫為「湖南九州集團****（通知）」。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。
(5).發文字號
發文字號包括公司、部門字型大小、年號、順序號。
如發文單位為總裁辦，則具體格式為：
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6).簽發人
公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名，特殊情況手簽簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後乙個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
6.2.2主體
(1).公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
(2).主送部門
左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格。
(3).公文正文
標題下另起一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
(4).附件
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識「附件」，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如「附件：1.
×××××」）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附件（或帶序號）。
(5).成文時間
用漢字將年、月、日標全；「〇」寫為「零」；成文時間的標識位置見《公司內部檔案標準格式說明書》。
(6).公文生效標識
a.單一發文印章
單一機關製發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；
當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
b.聯合行文印章
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如余乙個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
c. 加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明（此頁無正文—）。。
(7).附註
公文如有附件注，用4號仿宋體字，居左空2號字。
6.2.3版記
(1).主題詞
主題詞用4號仿宋體字，加粗，居左頂格標識，後標全形冒號詞目用4號小標宋體字；詞目之間空2字。
(2).抄送
公文如有抄送，用4號仿宋體字，加粗，居左頂格標識，後標全形冒號詞目用4號小標宋體字；詞目之間空2字。
(3).編寫機關和印發時間
位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）居左頂格標識，後標全形冒號詞目用4號小標宋體字；詞目之間空2字。 如有列印份數，份數用阿拉伯數字標記。
(4).版記中的反線
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
(5).版記的位置
版記應置於公文最後一頁，版記的最後乙個要素置於最後一行。
6.2.4頁碼
如需標註頁碼，用4號阿拉伯數字在頁面底部居中標註頁碼，空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
7. 行文規則
7.1行文規則
7.1.1行文應當確有必要，注重效用。行文應根據隸屬關係、職權範圍和工作需要確定。
7.1.2各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向子公司正式行文。除總裁辦外，其他部門對外正式行文需申請總裁辦同意方可發文，一般情況不得對外正式發文。
7.1.3「請示」應當一文一事；一般只寫乙個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。
7.1.4「報告」或其他文種不得夾帶請示事項。
8.發文辦理和審核
8.1發文辦理
發文辦理指以公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程式。
8.1.1草擬公文應當做到：
（一）符合法律、法規及市集團有關規定。如提出新的規定、辦法、制度等，要切實可行並加以說明。
（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。
（三）公文的文種應當根據行文目的、公司的職權和與主送單位的行文關係確定。
（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。
（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當稱引標題，後引發文字號。引用外文應當註明文中含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
（六）結構層次序數，第一層為「
一、」，第二層為「（一）」，第三層為「1、」，第四層為「（1）」。
公司管理制度大全完整版
目錄第一章總則1 一 公司管理大綱2 二 員工守則3 第一部分 公司管理制度4 第一章檔案管理制度5 第二章檔案管理制度6 第三章保密制度7 第四章印章使用管理制度度8 第五章證照管理制度9 第六章證明函管理制度10 第七章會議管理制度11 第八章辦公用品管理制度12 第九章 車輛使用管理制度13 ...
考勤管理制度完整版
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