酒店的地理位置：交通便利。一般以4星級酒店為主。
我們聯絡酒店，看會場時必須和酒店確認以下事項：
1、 會場面積（長、寬）：課桌式最多容納多少人？（這個問題可以讓你大致了解擺放桌數）
比如：300㎡,最多課桌式150人，那麼擺放120人會場充實也不擁擠。擺60-80人太空了。如果會場相對小，我們可以課桌式+劇院式擺放。
2、 會場以矩形為佳，避免不規則形狀。地毯鋪地。
扇形或弧形會場導致擺放不規則，客戶**不便。階梯形會場也應盡量避免。
場內柱子——是否影響課桌擺放及客戶**。盡量避免有大型柱子的會場。
3、 主席台：
會場面積不大，那麼主席台台高不宜過高。100㎡的會場，可以不需要舞台。
200-250㎡的會場可以要求有舞台，如果會場沒有，可以讓酒店提供移動舞台（台高在20厘公尺左右）。
如需作背景板：背板面積多少（長、高）。最好實地測量。
如需做橫幅：場內橫幅多長？大堂外橫幅多長？
投影幕（大小、位置、固定或支架型）：如果是固定的投影幕，那麼投影幕在舞台的哪個位置呢？在舞台正中，可以免去背景板，如果在舞台一側，那麼最好在舞台正中作協修飾，以免太空洞。
尺寸多大？如果太小，和整個舞台不協調，可以考慮改用大的支架式投影幕，總之一切為了提高會議效果。如果投影幕固定在主席台兩側，那麼主席台正中就應該用背景板或橫幅來充實舞台。
立式講台：其大小和舞台是否匹配。如果舞台不大，而講台又大又笨重（與舞台極不協調），可以讓酒店換其他的立式講台。（酒店一般都有多個立式講台）
會場音響：務必要試音響和話筒效果。主會場是否有2根音訊線和2個無限話筒。音響直接關係到講課效果。
4、詢問酒店何時能布置會場？要求能在會議當天上午10點布置好主會場。
如果我們要布置背景板，那麼最好在會議前一天晚上就布置好。萬一酒店在我們會議當天上午會場有會，那麼我們翻台的時間恐怕不夠。要求酒店有足夠人力在早短時間內布置好主會場。
5、 分會場：和主會場相鄰或相對，面積適宜。地毯鋪地。避免不規則形狀。要求能上網，能打外線，有投影幕、音響、話筒。
6、 主會場到分會場距離不宜太遠，避免有出口或電梯。洗手間距離不宜太遠，通往洗手間的過道避免有出口或電梯。
會場布置：課桌式（紙、筆、茶水、資料袋），課桌擺放整齊。
引導牌（大堂入口、電梯口、簽到處）
易拉寶（大堂入口、電梯口、簽到處、場內、體驗區內外）
橫幅（如有背景板，懸掛於大堂外。無背景板，懸掛於會場）
簽到桌（請賜名片、名片托盤、簽到臺鮮花）
主席台（綠色植物、地毯、投影幕、主席台背景）
立式講台（垂吊式鮮花？根據講台形狀來定、2個無線話筒）
胸花（洋蘭、滿天星、綠葉、蝴蝶結、扣針）
附：酒店傳真確認函（約定事宜酒店需不折不扣做到位）
確認函to：***大酒店 ***小姐（tel： ）
fax：
fro：上海世能科技*******分公司 ***小姐（tel： ）
fax：
會議主題：******x
會議時間：******
會議場租：***x元/場
酒店提供：
主會場上午10點布置妥當。
1、上午10：00進場。酒店音效燈控到位。酒店會場服務人員要求會議全場都在。
2、課桌式布置（圍布、紙、筆、茶水、菸灰缸？），人數：***人。後排備2-3排椅子，以防不夠。
3、上午10：00賓館在大堂及電梯間、過道處、演示區入口設定歡迎引導牌：
大堂引導牌內容：會議主題，會議時間，會議地點
電梯間、過道處設定引導牌內容：會議主題，方向箭頭
演示區入口：3g演示區（或其他***x內容）
4、橫幅尺寸。大堂外： 公尺。或會場內： 公尺。公司自帶，酒店負責懸掛。
5、3人簽到臺：名片托盤、紅布、臺籤（內容：請賜名片、嘉賓簽到）、鮮花。
6、分會場演示區： 6根網線（1根主網線、5根其他網線）、投影幕，音響裝置，桌椅若干。
可以撥打市話的**線1根（產生10.00內話費免單），並配置一定數量的接線板，
會務組自帶哈博，酒店負責網路、**、燈光的除錯，保證網路的優質
7、主席台：立式講台、講台鮮花、投影幕、2個無線話筒、2根音訊線、音響燈光除錯及配合
8、酒店免費提供車位。
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