公關部2008~2009學年上半學期
工作總結
一工作紀要
1. 總述
2008~2009學年上半學期長安大學學生會公關部在團委老師和主席團的指導下，在兄弟各部的配合支援下，在公關部全體成員的努力下，長安大學學生會公關部基本圓滿的完成了本學期的工作，開展並參與了一系列有意義的活動，在開展各項工作的過程中我們密切配合校團委、學生會各部的工作，充分落實了部門職能，在對外交流、外聯贊助、禮儀培訓工作方面發揮了積極作用。
在本學期的工作中，我部充分重視內部建設，以內部建設為各項工作開展前提，積極提高內部成員素質；在重視內部建設同時，我部積極踐行部門職能，在本學期的活動中積極發揮部門協作精神，組織並參與眾多活動，成員在積極開展工作為同學服務的同時，也得到歷練成長。
2. 工作記錄表
2008—2009學年學生會公關部第一學期工作記錄表
3．工作詳細情況說明
1）飲食文化節外聯
①策劃長安大學首屆飲食文化節外聯策劃書
一、活動背景：
飲食文化是祖國源遠流長的燦爛文化的一部分。目前，我國眾多高校都已舉辦了各具特色的飲食文化節，來弘揚飲食文化，倡導健康飲食。我們也希望長安大學的飲食文化節能夠成為校園的一道亮麗風景，經過幾屆的歷練，最終成為長安大學的品牌節日，因此我校定於11月8日舉辦飲食文化節。
二、活動目的：
學校舉辦飲食文化節各環節需要資金的支援，並且在飲食文化節中有各類菜品試吃環節，需要公關部拉外聯和聯絡能夠提供菜品的商家，使其為飲食文化節提供特色菜品，供同學們品嚐和評比。
三、活動時間：11月1日至8日
四、活動範圍：
菜品聯絡原則上以學校周圍的飯店為主，還可聯絡一些飲品店、蛋糕店等商家。外聯活動具體地點和物件不做要求。
五、參加人員：長安大學學生會公關部全體成員
六、活動安排：
10月30日晚進行討論分組，確定部分負責商家，主要活動時間為11月1日和2日。3日至7日，對還沒有確定是否參加飲食文化節菜品展示的商家予以確認，並告知商家參加飲食文化節的詳細情況及活動流程，確認飲食文化節當日的出菜時間。8日帶領工作人員取菜。
七、詳細分組及安排：
1、分組原則：
根據商家的位置遠近，原則上乙個組負責一片區域的外聯及菜品聯絡。對於小組與商家有關係或經常去商家用餐的情況，可以另行分配。
2、小組分配及負責商家安排：
第一組：陳天雷龔笑燕
負責：伊斯蘭、穆斯林、佳味、西區蛋糕店
第二組：程謎李翀
負責：學子天地、美渭家謠、糖水屋
第三組：呂澤宇孫馨
負責：八里紅火鍋店、元昊蛋糕店、德心齋
第四組：徐安
負責：重慶古鎮雞雜、hk港飲、避風堂
機動組：蘇俊谷雯倩
說明：其他未分配的商家按位置遠近分配至各組，各組也可機動選擇。
3、具體時間安排：
10月30日：確定分組，選擇部分負責商家
11月1日7時~8時：各組討論外聯注意事項
8時~12時：各組拉外聯及聯絡菜品
12時~13時：午餐、彙總各組外聯及聯絡菜品情況並向部長匯報
14時~18時：各組繼續進行外聯及菜品聯絡
18時~21時：個人安排時間
21時：部門會議，匯報工作進展，總結當日活動
11月2日：主要聯絡美食節菜品，收取商家外聯、簽定協議書並向商家提供收據
11月3日~7日：結束外聯及菜品聯絡工作
11月8日8時：全體集合，分組準備取菜
9時：分組取回蛋糕等食品
10時30分：分組帶領工作人員取回菜品並將菜品放在各餐館的颱卡前
八、後期工作：
1、內容：向各商家做反饋調查
2、時間：美食節結束的一周內
3、進行反饋彙總及工作總結
②總結長安大學首屆飲食文化節外聯及商家聯絡
工作總結
飲食文化是祖國源遠流長的燦爛文化的一部分。目前，我國眾多高校都已舉辦了各具特色的飲食文化節，來弘揚飲食文化，倡導健康飲食。我們也希望長安大學的飲食文化節能夠成為校園的一道亮麗風景，經過幾屆的歷練，最終成為長安大學的品牌節日，因此我校定於2023年11月8日舉辦飲食文化節。
因為學校舉辦飲食文化節各環節需要資金的支援，並且在飲食文化節中有各類菜品試吃環節，所以需要公關部拉外聯和聯絡能夠提供菜品的商家，使其為飲食文化節提供特色菜品，供同學們品嚐和評比。
在此次活動中，公關部全體表現積極、主動，發揚了團結進取、不懈努力的優良作風，為生活部所舉辦的長安大學首屆飲食文化節活動共拉外聯460元整，為活動試吃環節共聯絡到商家10家，菜品20餘道。活動結束後受到各方面好評，但在工作過程中，我們還存在著準備不充分和工作分配不明確等問題需要解決，因此，特做此文對本次工作進行總結。
在活動過程中，我們積累了很多經驗，對我們以後的工作有著很大的幫助：
一、具有耐心和信心
在公關部拉外聯的過程中，耐心和信心是十分重要的。耐心是我們與商家談話的基礎，是我們向商家宣傳活動和拉外聯的最基本素質，在工作過程中，如果沒有耐心，就失去了與商家談話的平台，進而導致工作的失敗；信心是我們拉外聯佔據主動地位的基礎，只有佔據了談話的主動地位，我們才能夠掌握談話的方向，才更有利於說服商家，拉到外聯。
二、注重談話的方式
在工作過程中，我們一定要始終面帶微笑，神態莊重，對方說話的時候要專心傾聽，聽明白對方的觀點，而不是急於反駁或闡述自己的觀點。在自己說話的時候，要注意口齒清晰，語氣和緩，語速適中，讓對方明白自己的意思，也只有讓對方充分明白自己的觀點、認同的自己的觀點，才能夠達到獲得外聯目的。
三、注重談話的技巧
拉外聯是乙個與商家談話的過程，所以我們應該更多的從商家的角度考慮問題，而不是一味的從自己的角度思考，我們應該在雙方的目的和利益中尋找契合點，來指引我們的工作方向。在談話過程中，我們也應該從商家的角度出發，尋找商家在活動中的利益，讓商家認同我們的觀點，先使商家對活動產生興趣，願意參加活動，再與商家談外聯的事項就更容易成功。
另外，在向商家介紹活動的時候，我們應該直接切入正題並且用盡量簡潔的語言對活動進行闡述，避免過多的語言引起商家的反感而使雙方的談話建立在一種牴觸情緒的基礎上。而且，我們應該注意商家對闡述的反應，對不同的反應採取不同的措施，例如：商家表現出的是迷茫，那就說明工作人員的闡述還不到位，應該繼續對活動內容和形式等進行闡述，而不應該與商家談論下一內容。
總之，在與商家談話的過程中，我們所說所做的一切都要從商家的角度出發，以商家的利益為線索進行談話，最終歸於我們的目的，只有這樣，我們才能順利地拉到外聯。
四、有力的活動保證
在以前的活動中，有過這樣的現象：商家答應了參加活動，但在活動開始前卻突然改變計畫或出於緊急事件而放棄參加活動，這種行為會直接影響到活動的效果甚至會使整個活動失敗。所以，在這次拉外聯和聯絡菜品的過程中，我們充分吸取了以往的教訓：
對提供贊助的商家，我們採取提前收取全部或部分資金的方式，保證在活動時，商家不會臨時改變計畫而導致活動的失敗；對提供菜品的商家，我們採取了簽定協議書並收取保證金的方式來保證活動當天商家能夠準時地提供菜品，不會因為自己的生意而耽誤了活動的時間。
另外，我們還對活動當天可能出現的問題做了充分的估計，設定了機動組，由機動組跟隨取菜的小組一同行動，對取菜過程中出現的問題予以處理並及時向活動現場匯報，保證活動的順利進行。
五、菜品分類展示
在飲食文化節活動菜品試吃環節有許多不同種類的菜品以及糕點等食品，基於本環節活動的特殊性，我們認真考慮了菜品的分類方式和展示分布，做了如下安排：
1、將兩家糕點店分開，分別列於兩排展示台的最後一位，將一家果凍店放在左側臺與糕點店相挨。
2、將少數民族的菜品放於左側展示台，並與果凍店相隔乙個展位，其他商家的菜品放於右側展示台。
3、按菜品所屬校內和校外擺放展位，校內菜品安排在靠食堂一側，校外菜品安排在遠離食堂一側，便於菜品的運輸和擺放。
六、活動反饋
乙個活動的成功與失敗不是由活動舉辦者來評價的，而是由活動的參與者跟觀眾來評價的，所以，做好反饋工作就尤為重要。反饋工作可以及時了解商家對活動的意見和建議，也是我們與商家建立長久合作關係的保證，為我們以後的外聯工作打下堅實的基礎。基於以上原因，我們在活動結束後的一周內，由各組對商家進行了活動反饋調查，了解商家對活動的滿意程度，並及時彙總了反饋結果：
總體看來，商家對活動表示滿意，但在我們的工作中仍存在一些需要改進的問題。
在此次活動中，公關部全體表現十分積極，也非常努力，但在工作中還是存在著一些問題需要注意：
一、前期準備不足
在前期討論、研究活動外聯的過程中，沒有考慮到拉外聯過程中所需要的物品，如：協議書、收據，致使外聯工作出現時間緊張和準備不足的問題。例如：
在外聯工作成功之後，商家向我們所要收據，因為準備不足，只能以人工書寫收據的方式暫時替代，之後再補做、補發收據；同樣，在確定商家參與活動需要簽定協議書的時候，又因為準備不足匆忙趕製協議書而形成時間緊張的情況。以上所述的兩種情況都直接影響了工作的進展，造成了工作的重複和時間的浪費。
二、工作分配不明確
本次外聯活動，在工作的分配上出現了一些問題，主要表現在各小組外聯工作地域分配不明確和人員頻繁調換（自由組合做外聯工作）上。因為在本次活動前的討論中，主要是以小組選擇所負責的商家的形式進行工作分配和地域劃分，而各組所選商家在地域上產生交叉，就造成了一定的地域分配混亂，導致各組所負責的商家產生了重合和遺漏，出現了工作重複和不到位的情況。其次，人員的頻繁調換也使外聯工作的分配產生了一定的混亂，導致有些商家的負責人不明確，無法及時與商家進行溝通，延緩了工作的進度。
三、工作中缺乏溝通
1、與其他部門缺乏溝通。在外聯工作和菜品聯絡工作結束之後，我們向生活部進行了情況總結和資料移交，但因為兩個部門之間缺乏溝通，使跟商家確定上菜時間和人員安排等工作造成重複和遺漏。另外，在整個活動中，既有公關部又有生活部與商家進行工作確定，使兩個部的工作造成重複，更重要的是使商家產生對學生會甚至是對學校工作的不信任，對以後的外聯工作造成不良影響。
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