公司辦公室接待工作流程
一、目的
「外交無小事，接待無小事」，接待作為辦公室工作的重要組成部分，是展示公司形象，反映企業精神、企業文化的一項重要內容，為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯絡和交流，更好的展示企業文化。為進一步規範接待工作，特針對辦公室接待工作流程作出如下規範。
二、原則
本著「熱情禮貌，服務周到，厲行節約，對口接待」的原則。
三、管理
辦公室為公司接待工作的對口管理部門，負責接待工作的安排和管理，協調相關部門落實接待任務，提供後勤服務和保障。
四、接待禮儀
1、儀表：面容清潔，衣著得體。
2、舉止：穩重端莊，從容大方。
3、言語：語氣溫和，禮貌文雅。
4、態度：誠懇熱情，不卑不亢。
5、引領：通常走在客人右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處抬手示意。
五、接待及**接聽流程
1、接待流程標準用語：
第一環節：確認來訪： 姓名、單位、被訪物件、預約情況t': 'span', 'c': '作記錄', 'r': 'r_12'}]
a：您好！歡迎光臨湖南柒湘御餐飲管理****，我是人力資源部***，請問有什麼可以幫您？
ba：您好！您請坐，（倒茶）請用茶，請問您找哪位？請問有預約嗎？
ba：您找**總/經理/部門有什麼事嗎？您這邊是(什麼單位)？您貴姓？
ba：您這邊是(什麼單位)，您貴姓？
b第二環節：確定來訪性質： 推銷、找人、面試t': 'span', 'c': '作判斷', 'r': 'r_12'}]
a：方便告訴我您找**總/經理/部門有什麼事嗎，我好幫您傳達？
第三環節：是否向上請示t': 'span', 'c': '作決定', 'r': 'r_12'}]
no:推銷無預約
yes:有預約、熟悉人群、重要事宜、緊急情況
a：(no)不好意思，**總/經理現在不在辦公室，留個您的****和相關資料給我，到時候我幫您轉達**總/經理/部門，如果有需要他會和您及時聯絡。
a：（yes）請稍等一下！**總/經理正在開會，我幫您傳達一下。
b第三環節：上級決定會客時間、地點t': 'span', 'c': '作回應', 'r': 'r_8'}]
a：*總/經理不在或沒時間：您好！不好意思，**總/經理不在/正在開會，麻煩您留個****給我，之後會轉告**總/經理您的到訪。
a：同意延時接見：不好意思，**總/經理正開會，請您稍等片刻。
a：同意即時接見：您好，**總/經理正在辦公室/會議室等您。
第四環節：引領、送客t': 'span', 'c': '上茶水', 'r': 'r_8'}]
a：**先生/小姐，這邊請，請跟我來
a：(敲門)**總/經理，您好！**公司**先生/小姐，到了。
ca：您好！請這邊坐！(擺上茶水、示意客人請坐)
a：您請慢走！(保持微笑,歡送賓客)
注：a：代表接待 b：到訪客人 c：代表公司領導
2、接待流程圖
3、**接聽標準用語
第一環節：確定來電姓名、單位、被訪物件、預約情況t': 'span', 'c': '作記錄', 'r': 'r_27'}]
a：您好！湖南柒湘御餐飲管理****，請問有什麼可以幫您？
ba：您好！請問您這邊是(什麼單位)？您貴姓？
b第二環節：確定來電性質推銷、找人、面試t': 'span', 'c': '作判斷', 'r': 'r_27'}]
a：您找**總/經理有什麼事情嗎，我好幫您轉接？
第三環節：是否轉接、向上請示t': 'span', 'c': '作決定', 'r': 'r_6'}]
no：推銷無預約
a：不好意思，**總/經理不在，稍後我會幫您轉告**總/經理，您可以留個****給我，方便跟您聯絡。
yes：有預約、熟悉人群、重要事宜、緊急情況
a：即時轉接：好的，請稍等！
a：分機佔線：不好意思，**佔線，稍等一會您再打過來。
a：領導不在：不好意思，**總/經理不在，稍後您再打過來還是我代為轉告？
ba：再見！
六、注意事項：
1、總機、分機接聽禮儀
(1)、總機
使用標準的普通話進行接聽，注意音量和音調，不要太低或太高，回答時，直接明了，不拖泥帶水。注意使用規範的**接聽語言和禮儀。
**必須在三聲之內接聽,若長時間**無人接聽，接聽**時,應先向對方道歉：「對不起，讓您久等了！」。
時刻具備「我代表公司形象」的意識。留言時，**號碼、地點、人名等重要內容時，一定要重複,確認無誤。如有詢問公司員工手機號碼或其他私人問題時，婉言回拒。
(2)、分機**
分機：「您好，***部***（自己名字）」然後再開始交談，這樣避免找錯了物件的失誤。當發現找錯時，要說：對不起，請稍等。然後換他呼叫的員工接**或幫他改撥其它分機號碼。
(3)、分機代接分機
當分機響起，如該員工不在座位上，臨近座位或同部門同辦公室的同事有義務代接**。
2、接聽**禮儀規範
(1)、選好通話時間：
撥打**，首先要考慮在什麼時間最合適。如果不是特別熟悉或者有特殊情況，一般不要在早7點以前、晚10點以後，也不要在用餐時間和午休時間打**。即使客戶已將家中的**號碼告訴你，也盡量不要往家中打**。
(2)、禮貌的開頭語：
當對方拿起聽筒後，應當有禮貌地稱呼對方，親切地問候「您好！我是***，請問您是**嗎？」。
只詢問別人，不報出自己是不禮貌的。如果需要講的內容較長或對方不在公司內，請先問一句：「您現在方便接**嗎？
」(3)、語調的魅力：
要求面帶微笑與對方交談，清晰而親切、平穩而柔和的語調接**能顯示出說話人的職業風度和教養。禁止邊打**邊嚼口香糖或吃東西。
(4)、職業意識：
無論對方是多熟悉的人，在談工作時還是要注意說話語調要嚴肅，用語簡練、規範、禮貌，要有職業意識。一來引起對方重視，二來不影響整個辦公室氣氛。
(5)、結束語：
打完**，應當有禮貌寒暄幾句：「再見！」「謝謝」「祝您工作愉快！」等恰當的結束語。
3、接聽**禮儀禁忌
(1)、要注意的是，在商務交往中，不允許接**時以「喂，喂」或者「你找誰呀」作為「見面禮」。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的「戶口」，乙個勁兒地問人家「你找誰」，「你是誰」，或者「有什麼事兒呀？」
(2)、萬一對方撥錯了**或**串了線，也要保持風度。確認對方撥錯了**，應先自報一下「家門」，然後再告之**撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以「沒關係」去應對，而不要教訓人家「下次長好眼睛」、「瞧仔細些」。
如果有可能，不防問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的**號碼。真的這樣做了，不是「吃飽了撐的」，而是藉機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。
(3)、通話途中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西，更不要同時與其他人閒聊。打**時保持坐姿端正，不要讓對方感到在受話人的心中無足輕重。結束通話時，應認真地道別。
而且要恭候對方先放下**，不宜「越位」搶先。
人力資源部
2023年3月20日
辦公室接待禮儀
第1章總則 1 第2章形象禮儀 1 第3章語言禮儀 8 第4章迎接禮儀 8 第5章接待禮儀 9 第6章 禮儀 10 第7章國內公務接待 11 第8章涉外公務接待 11 第9章附則 12 第10章附錄 13 第1條為更好的樹立公司形象，展示公司的企業管理風範，使辦公室接待工作順利納入程式化管理軌道，特...
辦公室接待禮儀
第1章總則 1 第2章形象禮儀 1 第3章語言禮儀 8 第4章迎接禮儀 9 第5章接待禮儀 9 第6章 禮儀 10 第7章國內公務接待 12 第8章涉外公務接待 12 第9章附則 13 第10章附錄 14 第1條為更好的樹立公司形象，展示公司的企業管理風範，使辦公室接待工作順利納入程式化管理軌道，特...
辦公室接待禮儀內容
文 王思齊 辦公室接待禮儀涵蓋的範圍其實不小，但凡 接待 會議 網路 公務 公關 溝通等都有各式各樣的禮儀。辦公室接待禮儀師王思齊老師最擅長的一門課程之一，王思齊認為職業化員工在工作中，應該傳達給每乙個人，親切 熱情的專業印象，這種印象包括服務態度 職業語言 溝通藝術 投訴處理 職業禮儀 儀容儀表等...