旅行社業務檔案管理規範
一、制定目的
全面貫徹落實《旅遊服務質量提公升綱要（2009-2015）》，實施旅遊服務質量提公升工程，認真執行《旅行社條例》的有關規定，提高旅行社行業管理水平，規範旅行社業務操作，推進旅行社行業標準化建設，提公升旅行社服務質量，營造全行業誠信經營秩序，促進我市旅遊行業的持續、健康、科學發展。
二、概念及制定依據
本規範所稱的旅行社業務檔案，是指旅行社組織旅遊者出遊、接待旅遊者，提供旅遊服務等業務活動中形成的有價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄。
依據《檔案法》、《合同法》、《旅行社條例》、《旅行社條例實施細則》、《雲南省旅遊條例》、《昆明市旅遊業監察條例》、《出境旅遊服務質量》、《國內旅遊服務質量要求》等法律、法規、規章、行業服務質量標準，以及相關旅遊合同示範文字制定本規範。
三、適用範圍
本規範適用於昆明市行政區域內依法設立的經營旅行社業務的公司、企業。
四、監察管理
市、縣（市、區）旅遊行政部門、旅遊監察機構會同檔案行政部門，對旅行社業務檔案管理工作進行監督和指導，對不按照規範要求進行業務檔案管理的旅行社及相關人員，依據有關法律、法規、規章做出處罰。
五、檔案管理的制度要求
（一）制定業務檔案管理制度
1.旅行社應當將業務檔案管理作為企業管理的重要基礎工作內容，結合本旅行社經營規模、業務流程等實際，制定嚴格的業務檔案管理制度，保證業務檔案管理工作的持續、正常開展。
2.旅行社應當明確檔案工作的主管領導，設立業務檔案管理機構，指定專人負責業務檔案的收集、整理、保管和提供利用。
3.旅行社要對業務檔案進行統一管理，統一編制全社的旅行社業務檔案案卷檢索目錄，可視其規模分別保管業務檔案。
4.旅行社實行印章備案管理制度。旅行社內部的印章（包括各部門的印章）由旅行社法定代表人簽字確認後在旅行社進行備案。
（二）檔案管理人員工作職責
1.貫徹執行黨和國家有關旅遊、檔案、保密工作的法律、法規、規章、政策，制定本單位業務檔案管理的具體制度。
2.收集、整理、保管、指導、督促、檢查業務檔案立卷、歸檔工作。
3.負責業務檔案的日常管理、統計和利用，按月編寫旅行社業務檔案案卷檢索目錄。
4.接受旅遊行政部門、旅遊監察機構和檔案行政部門的業務指導監督和檢查，定期上報檔案管理情況。
5.完成其他檔案管理工作。
六、業務檔案案卷質量要求
（一）業務檔案的內容
旅行社業務檔案分類為國內旅遊組團、國內旅遊接團、出境旅遊、入境旅遊、一日遊五類業務檔案，每一類檔案必需的業務檔案材料詳見本規範附件二《旅行社業務檔案案卷封面及卷內目錄》。
業務檔案檔案類別編號：zt—國內旅遊組團業務檔案；jt—國內旅遊接團業務檔案；cj—出境旅遊業務檔案；rj—入境旅遊業務檔案；yry—一日遊旅遊業務檔案。
（二）業務檔案填寫規範要求
旅行社業務檔案中的業務檔案材料應當按規範填寫，填寫規範詳見本規範附件1《旅行社業務檔案業務檔案材料填寫規範》。
（三）業務檔案製作
1.業務檔案立卷
旅行社業務檔案案卷實行統一樣式，即業務檔案案卷分為案卷封面、卷內目錄、業務檔案材料三個部分。
（1）案卷封面：每卷檔案用牛皮紙或其他硬質紙製作案卷封面，案卷封面註明旅行社名稱、業務檔案類別、案卷編號、時間（由年、月組成）、保管期限、立卷人等專案。案卷按歸檔時間順序編號，編號格式為：
類別編號—年份—月份—案卷序號，如：zt—2010—01—001號。旅行社可根據需要在案卷編號中適當增加相應的專案，以便於檢索、保管和利用。
（2）卷內目錄：內容應當簡明清晰，標明序號、業務檔案材料題名、頁數、備註等。
（3）業務檔案材料：旅遊團隊檔案資料。案卷內的業務檔案材料按附件二《旅行社業務檔案案卷封面及卷內目錄》中的「卷內目錄」順序收集、排列、整理。
2.及時立卷歸檔。旅行社應在團隊行程結束乙個月內按規範立卷歸檔。
3.為確保業務檔案真實有效，歸檔檔案材料應做到字跡工整、數字準確、圖樣清晰，簽字蓋章。合同、行程表等檔案應填寫所有規定內容與專案，不留空格空項，確實需要省去的內容可用劃線的方法省略或刪除；地接社回執等傳真確認件須用影印件歸檔，缺件的業務檔案材料應由具體經辦人或責任人寫出書面說明，連同其他業務檔案材料一併歸檔。
4.業務檔案應按檔案案卷的裝訂方法進行裝訂，一團一案卷，每月裝訂成冊。
七、業務檔案的保管保護
1.旅行社業務檔案的儲存期為兩年。
2.檔案庫房或者檔案櫃應當堅固，具備防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防汙染等條件，室內應當保持清潔、整齊、通風。嚴禁在檔案庫房內外存放易燃、易爆物品。
3.隨卷歸檔的影像和聲像資料，應當防止受潮、滋化，資料庫光碟等要定期複製，並存放在特種載體內。
4.檔案管理人員應當定期對檔案進行檢查和清點，發現破損、變質、字跡褪色和被蟲蛀、鼠咬的檔案應當及時採取防治措施，並進行修補和複製。發現丟失的，應當立即報告，並負責查詢。
八、業務檔案的鑑定和銷毀
1.旅行社應對到期的業務檔案進行鑑定。鑑定工作由旅行社業務檔案管理機構負責人、檔案管理人員、相關業務人員等組成鑑定小組共同進行。
2.經鑑定，業務檔案仍有儲存價值的，應延長其保管期限。無儲存價值的，登記造冊後予以銷毀。
3.銷毀業務檔案時，應由兩人負責監銷，監銷人應在銷毀登記簿上簽名。
附：1.《旅行社業務檔案業務檔案材料填寫規範》；
2.《旅行社業務檔案案卷封面及卷內目錄》；
3.《旅行社業務檔案有關業務檔案材料示範樣本》。
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