徹底征服word 2007多級列表
用word編寫文件的人都知道，一篇長文件一般是需要分章節來劃分段落的。在word中也有對應的工具來完成這項任務，這就是多級列表。然而絕大多數使用microsoft office的朋友卻並不知道word有這麼個工具；或者即使知道，卻對如何正確使用這個工具不得要領。
有的人可能會用「標題一」樣式來做單級列表，但是在碰到需要二級列表甚至**列表的時候，卻完全不知所措了。結果往往只能純靠手工進行，費時費力不說，還經常因為標題對不齊或者縮排搞不定而頭疼。尤其是當文件還需要在前面安插目錄的時候，對於初學者來講不啻是個災難。
如果你還在為這個問題而痛苦的話，那麼恭喜你，你找對地方了。下面我將帶領你徹底征服word的多級列表技術。
由於word 2003在多級列表工具上存在有bug，因此我這裡的描述以word 2007（以下簡稱為word）為依據。如果文中有**缺失，請重新整理一下。
一、設定樣式
多級列表是以word的樣式概念為基礎的，要想使用多級列表，就必須從樣式入手。所謂樣式，簡單說就是預先將想要的格式組合在一起，然後命名，就成了樣式。例如，中國人的文章一般喜歡用章、節、小節來劃分，就像下面這樣：
第一章緒論
第一節背景介紹
第二節系統目標和意義
……其中「第一章緒論」使用了黑體、二號字、居中等格式，我們在word中以「標題一」來命名這一型別；而「第一節背景介紹」則使用了宋體、三號字、居中等格式，我們以「標題二」來命名之；其餘的「標題三」、「標題四」、……等依此類推。而正文部分，我們就以「正文」來命名樣式。
由於word中預設的「正文」樣式使用的是「宋體（中文正文）」、五號字，而我們大多數時候都預設正文使用小四號宋體字，因此我們首先從這個入手。
開啟word，點選「開始」選項卡中「樣式」欄右下角的箭頭，調出「樣式」視窗，在「正文」那一行的右邊點選向下箭頭，選擇修改，如圖1：
圖1 在修改樣式對話方塊中，在格式下面依次改為「宋體」、「小四」。如圖2：
圖2 如果需要同時對西文字型也進行設定，則在同一行右側點選「中文」，改為西文，然後在左邊選擇字型，例如「times new roman」。如圖3：
圖3 設定好了正文樣式，接著就要設定標題樣式。
在圖一所示的樣式視窗中，你可能可以看到「標題一」到「標題三」甚至「標題四」，但有的朋友可能只能看到「標題一」，甚至連「標題一」都看不到。這是因為你的文件尚未應用內建的這些樣式，所以沒有顯示出來而已。對於連「標題一」都看不到的，就需要點選下面的「選項」，把「推薦的樣式」改為「所有樣式」即可。
這裡我們假定你至少可以看到「標題一」樣式。
如果你開啟的是空文件，那麼此時就需要輸入你的文章的標題內容，然後按住ctrl鍵選中那些你需要設定為「標題一」樣式的行；但如果你開啟的是已經完成輸入的文件，則只需要按住ctrl鍵選中那些你需要設定為「標題一」樣式的行，而不管它們原來是怎麼設定的。
選中之後就可以開始設定「標題一」樣式了。這裡我們假定圖4是最後希望看到的結果：
圖4 而圖5則是目前剛剛準備開始設定「標題一」的情形：
圖5 在選中了圖五中這些需要設定為標題一的行之後，點選樣式視窗中的「標題一」，將這些行首先應用「標題一」樣式，然後按照修改「正文」樣式同樣的方法修改「標題一」樣式。我們假定，你需要的「標題一」樣式為中文黑體（西文字型設為times new roman，以下均按此設定，不再贅述）、二號、加粗，然後點選此視窗中左下角的「格式」-->「段落」，將大綱級別為1級（注意，這裡大綱級別用預設的設定即可。之所以要提到這一點是因為自動生成目錄需要它，如果沒有大綱級別上的區分，無論你的樣式設定得多麼漂亮，也不可能生成你需要的目錄的），段前段後間距設為自動，行距為單倍行距。
確定之後，我們就把「標題一」初步設定好了。
選中需要設定為二級標題的行，然後設定為「標題二」樣式，修改「標題二」樣式為中文黑體、三號、加粗，大綱級別2級，段前段後間距設為自動，行距為單倍行距。依此類推，「標題三」樣式設定為中文宋體、四號、不加粗，大綱級別3級，段前段後間距設為自動，行距為單倍行距。
這些都設定好了以後，我們可以看到如圖6所示的效果了：
圖6 很多人到了這一步就認為差不多大功告成了，於是寧願手工去給相應的標題加上「第一章」或者「1.1」這樣的標題號，也不願意再深入一步去學習如何自動給標題編號。當然，如果你的文章並不長，不在乎浪費這點時間和精力，那也沒關係。
但是，如果你的文章比較長，超過了20頁，其中還有不少插圖的話，那我勸你還是再下點功夫好好學習一下怎麼使用多級列表。
多級列表不僅僅是幫助我們自動給標題編號，重要的是，它還能使我們給文章中的**、**、公式、……等等自動編號（用word的術語說就是在題注中編號），並且這些編號可以在正文中交叉引用，這樣做的好處是一旦你的文章骨架做好了，那麼在使用了交叉引用技術後，無論這些**、**或者公式如何變動地方，相應正文中的引用和題注都會自動跟隨變化。
二、設定多級列表
我們首先從一級標題開始。這裡我們假定你是按照國際標準來設定標題編號的，也就是一級標題前面設為「1」、「2」、……這樣；二級標題設為「1.1」、「1.
2」、「2.3」、……這樣；而**標題則設為「1.1.
1」、「2.1.3」、「3.
2.2」、……這樣。如果你需要按照中文習慣設定，只需要在編號樣式中選擇一下即可。
將游標停留在任意乙個一級標題中，點選「編輯」選項卡中的「選擇」-->「選擇格式相似的文字」，如圖7：
圖7 這樣就把所有的一級標題都選中了。單擊「段落」選項卡中的「多級列表」按鈕，如圖8：
圖8 在開啟的「定義新多級列表」視窗中，點選左下角的「更多」按鈕，按照圖9所示設定（注意：不要急著點確定）：
圖9 如果你使用的是「第一章 ***x」且居中的格式，請將「編號對齊方式」修改為居中。按上圖設定好之後，不要點選確定，接著點選「設定所有級別」，按照圖10所示設定：
圖10 這一步非常重要！因為按照國際慣例，無論哪一級標題都是沒有縮排，頂格排版的。所以除非你的確需要二級標題和**標題依次遞進縮排，否則請在這裡將每一級的附加縮排量設為0。
而如果你是設定的純中文格式，則根據自己的需要來進行設定。好了，現在可以點選確定了。
將游標停留在任意乙個二級標題中，同樣「選擇格式相似的文字」，選中所有的二級標題，重複剛才對一級標題所做的操作，開啟「定義新多級列表」視窗。注意，這個視窗中的「起始編號」可能不是1，而是2或者其它值。由於此時我們選擇的二級標題跨越了多章的內容，但它們的起始編號依然是從1開始的，也就是應該從「2.
1」、「3.1」、……開始，因此我們按照圖11進行修改：
圖11 做完這一步之後，問題並沒有完全解決。
首先要保證看到樣式視窗中的「標題二」前面出現了「1.1」的編號，如果沒有看到，就說明出了問題，這表明剛才的編號格式沒有鏈結上來，此時可能需要回退一下，然後存檔退出，關閉其它文件，重新開啟該文件再做一次上面的操作。不管怎樣，一定要確保看到「標題二」樣式出現編號。
其次，你觀察一下那些被編號的二級標題，會發現從第2章開始，編號依然延續了第1章的順序，也就是本來應該是「2.1」開始的編號，卻變成了「1.3」。
這是因為我們剛才是跨越各章節選擇了所有的二級標題，因此這時需要分別對每一章的二級標題進行修改。方法如下：
首先按住ctrl鍵點選第2章中的所有二級標題。選中之後，點選圖8中的最下一行「定義新的列表樣式」，出現如圖12所示視窗：
圖12 由於修改的是第2章的二級標題，因此第一級別起始編號就應該是2。依此類推，後面修改其它章的二級標題時，就要修改對應的第一級別起始編號，與其所在章號對應即可。我們這個例子中只有兩章有二級和**標題，因此隨後修改第三章二級標題。
當修改完各章二級標題編號之後，你會發現樣式視窗中的「標題二」樣式前的編號又消失了。而這一次則是正常的，因為每一章內的二級標題編號其第一級別並不連續，所以此時樣式庫中的標題二就恢復了無編號形式。
現在，想必你已經知道了如何修改**標題了吧？沒錯，按照上面的過程依葫蘆畫瓢就是了，只不過要對應修改**標題的第一級別和第二級別起始編號，和它們所在的章節位置保持一致就是了。
三、不正常時的對策
word最大的毛病就是喜歡自作主張，總是會在你不需要它幫忙的時候給你幫點兒倒忙。所以即使你完全按照上面的過程來走，依然可能會出現各種和上面描述不一致的情形。尤其是在設定**標題編號的時候，往往會出現設定了後面的編號，前面的編號或者格式（主要是縮排）卻出現問題。
這個其實是word的自動套用格式選項導致的，不過目前我還沒有研究出究竟是哪一項設定導致這樣的問題，但我卻找到了對付的辦法。那就是——從後向前設定編號！
比如，當你在設定二級標題的時候，選擇「格式相似的文字」選中了所有二級標題，設定了編號，需要去調整各章內部的二級標題對應的第一級別起始編號時，不要從第2章開始往後做，而是從最後一章開始往前做！這樣就基本上可以避免出現各種意外的格式自動變化帶來的錯亂問題。尤其是在設定**標題時，如果順序從前往後做，出現錯亂的機率相當高，但是從後往前做就基本上沒有出現過問題。
這也是我反覆試驗之後才驗證出來的獨門秘技。
到此為止，相信你已經了解了如何使用word多級列表了，只要你多用幾次就基本上能夠熟練運用了。前面我提到了如何自動編號可以為交叉引用提供便利，這一技術如何使用，網上可以搜出許多，不過大多數都是抄襲同一篇文章，沒有**說明，基本沒有利用價值，只有這兩個地方講得還可以：
大家可以去看看。等將來我有空閒了，自己再來寫一篇。
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控制word的自動編號或是多級列表，對於很多人來說，也許一直以來都是非常頭痛的問題。今天我們就來說說，如何正確控制自動編號/多級列表功能。
我們在這裡就說說"最難"的多級列表吧，掌握了多級列表，自動編號就顯得簡單多了。
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