江西省檔案局
二〇一一年十一月
目錄一、適用範圍 1
二、著錄項描述 1
三、著錄專案 2
四、著錄項定義與著錄格式 2
㈠ 標識項 2
㈡ 內容描述項 4
㈢ 形式特徵項 5
㈣ 管理與許可權項 5
㈤ 附註項 6
五、文書類電子檔案著錄項簡表 7
六、文書類電子檔案檔案級目錄資料庫結構規範 8
江西省文書類電子檔案著錄與資料格式規範（試行）
為規範、統一我省文書類電子檔案著錄與資料格式，實現檔案檢索自動化與共享利用，現依據《檔號編制規則》（da/t 13-1994）、《檔案著錄規則》（da/t 18-1999）、《江西省歸檔檔案整理規範》（db36/t 380-2002）、《文獻保密等級**與標識》（gb/t 7156-2003）等標準，制定本規範。
本規範適用於我省各級黨政機關、社會團體與國家綜合檔案館，企事業單位及其他社會組織可參照執行。
本規範所稱文書類電子檔案是指形成於辦公自動化、電子公文傳輸平台等業務系統，歸檔後儲存於各級立檔單位檔案室或各級國家綜合檔案館的原生文書類電子檔案。館（室）藏紙質文書檔案及其經數位化轉換形成的數字副本可按照本規範執行。
本規範適用於我省建國後形成的文書類電子檔案的著錄與目錄資料庫建設，各級國家綜合檔案館館藏革命歷史檔案、**檔案數字副本的著錄與目錄資料庫建設也可參照執行。
本規範規定了單份文書類電子檔案的著錄專案，以及每個著錄專案的定義、著錄細則、約束性、資料型別、資料長度等屬性。
本規範所稱「份」是指構成檔案的最小管理單元，也稱自然件。本規範所稱「件」是指單份文書類電子檔案或由同一問題往來文書構成的組合件。
確保文書類電子檔案真實性、完整性、可靠性與長期可讀性的元資料項，按照國家有關規定執行，暫不列於本規範範圍之內。
本規範從5個方面對著錄專案進行描述，包括：
定義：對著錄項含義的描述。
著錄細則：對該著錄項的著錄方法、值域等做出的規定。
約束性：該著錄項或由著錄項建立的資料庫字段是否採用的強制程度，分「必選」、「可選」、「條件選」。「必選」表示必須採用此著錄項，「可選」表示此著錄專案為可選項，「條件選」表示在特定環境和條件下必須採用該著錄項。
著錄項的約束性對相應的資料庫字段是否不能為空不作要求。
資料型別：該著錄項作為目錄資料庫資料字段的基本屬性，分字元型、數字型、日期時間型等。
資料長度：該著錄項作為目錄資料庫資料字段的長度。
本規範所規定的著錄專案主要用於揭示文書類電子檔案的內容與形式特徵。著錄項共設5個大項、30個小項。5個大項分別是標識項、內容描述項、形式特徵項、管理與許可權項、附註項。
1.檔號
檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字元形式賦予檔案的、用以固定和反映檔案排列順序的一組**。
乙個檔案館（室）內不能有重複的檔號。
2023年及以前形成的以案卷為單位整理的文書檔案檔號結構主要有兩種：全宗號-目錄號-案卷號-頁號，如示例1、示例2；全宗號-年度-案卷號-頁號，該結構適用於年度下將保管期限為永久、長期、短期的案卷大流水排列的整理體系，如示例3。
2023年及以後形成的，以件為單位整理的文書檔案檔號結構主要有兩種：全宗號-檔案門類**·年度-機構（問題）**-保管期限**-件號·子件號，全宗號-檔案門類**·年度-保管期限**-件號·子件號。由同一項業務活動中形成的多份檔案構成的組合件，件內單份檔案應編制子件號，如示例4；一項業務活動僅形成乙份檔案時，子件號可以不編制，如示例5。
上述檔號構成規則如果不能適應館藏檔案已有編目體系需要，應遵循已有檔案整理、編目成果，在確保館內檔號不重複的基礎上自定義檔號構成規則，並正式公布。
檔號各構成項的著錄格式參見對應的著錄項。檔號各構成項之間用半形「-」相連，類別號中各子項之間用中間「·」相連。
示例1：x035-003-005-025
示例2：x043-1990y-001-002
示例3:1003-1990-002-096
示例4：x043-ws·2011-01-y-001·01
示例5：x068-ws·2010-d30-026
2.全宗號
全宗是乙個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯絡的檔案整體。全宗號是國家綜合檔案館為同級立檔單位給定的全宗的規範化**。
不向國家綜合檔案館移交檔案的單位由各單位根據本單位法人變更情況自行設定。
全宗號由4位**構成。其中第一位用漢語拼音字母或阿拉伯數字標識全宗屬性，後三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。乙個檔案館內不能有相同的全宗號。
示例1：x001
示例2：1001
3.檔案門類**
檔案所屬門類的規範化**。
文書檔案門類**為ws，由「文書」兩個中文字的拼音頭字母組成。2023年及以後形成的文書類電子檔案，該著錄項必選。
4.年度
文書類電子檔案形成年度。
著錄文書類電子檔案的形成年度，用4位阿拉伯數字標識。當形成年度無法考證時，著錄其歸檔年度，並在附註項加以說明。
5.機構（問題）**
賦予歸檔檔案分類方案類目的識別符號號。
2023年及以後形成的文書類電子檔案，該著錄項必選。
按歸檔檔案形成單位制定的分類方案類目**表著錄。
6.保管期限**
保管期限的規範化**。
保管期限**為「y」、「c」、「d」、「d30」、「d10」，分別對應永久、長期、短期、定期30年、定期10年等五種保管期限。按文書類電子檔案的實際保管期限著錄。
7.目錄號
全宗內案卷所屬目錄的**。2023年及以前形成的紙質文書檔案，該著錄項必選。
目錄號著錄項適用於2023年及以前形成的紙質文書檔案數字副本，有兩種構成方法：一是全宗內案卷所屬目錄的**或順序號，用3位阿拉伯數字標識，不足三位，前面用「0」補足。二是由檔案形成年度與保管期限**組合構成，如「1982y」代表2023年形成的、保管期限為永久的一組案卷。
8.案卷號
目錄內案卷排列的順序號。
2023年及以前形成的紙質文書檔案，該著錄項必選。
著錄檔案所屬的案卷號，用3位阿拉伯數字標識。案卷號不足三位，前面用「0」補足，如「003」。
9.頁號
案卷內檔案每頁排列的順序號。
2023年及以前形成的紙質文書檔案，該著錄項必選。
著錄每份檔案在卷內的起始頁號。頁號用3位阿拉伯數字標識。頁號不足三位，前面用「0」補足，如「003」。
10.件號
單件文書類電子檔案在乙個保管期限下排列的順序號。
2023年及以後形成的文書類電子檔案，該著錄項必選。
件號用3位阿拉伯數字標識。件號不足三位，前面用「0」補足，如「026」。
11.子件號
指組合件內單份文書類電子檔案排列的順序號，如請示、批覆分別著錄兩個子件號。
2023年及以後形成的文書類電子檔案，該著錄項必選。
子件號用2位阿拉伯數字標識。子件號不足2位，前面用「0」補足，如「01」。
12.盒號
文書類電子檔案對應的紙質原件或複製件所在檔案盒的編號。
可自定義盒號構成規則。建議盒號構成規則為：全宗號-檔案門類**·年度-檔案盒順序號，檔案盒順序號是在年度下編制的流水號，由3位阿拉伯數字組成，不足三位，前面用「0」補足。
示例：1012-ws·2002-008
13.電子檔名
在計算機儲存器中唯一標識電子檔案的乙個字串，由名稱、副檔名二部分組成。
可採用檔案級檔號或其它命名規則為文書類電子檔案命名。
示例：x035-ws·
1.題名
又稱正題名，一般指單份文書類電子檔案文首的題目，是表達檔案中心內容、形式特徵的名稱。
有題名且能反映文書類電子檔案主要內容的，照原題名著錄。沒有題名或題名不規範的，須重擬標題，並用「［］」號將重擬題名括起。題名**現的年、月、日，統一用阿拉伯數字表示，年度用4位阿拉伯數字標識。
示例：通知［關於首屆江西省檔案工作者年會徵文的通知］
2.檔案編號
文書類電子檔案制發機關賦予檔案的發文字號。
按照原文著錄。檔案上有多個檔案編號時，立檔單位編制的檔案編號必須著錄；多個檔案編號中間用全形的「；」隔開；檔案編號中的年度統一用四位阿拉伯數字標識。
3.責任者
對文書類電子檔案內容進行創造、負有責任的組織或個人。
責任者為機關團體時，著錄單位全稱或規範性的通用簡稱；責任者為個人時著錄姓名，必要時姓名後著錄職務，姓名與職務間以「，」相隔。多個責任者之間以全形「；」號相隔。
4.附件題名
檔案正文後所附材料的題名。
按原文著錄具有檢索意義的附件題名。有多個具有檢索意義的附件時，應逐一著錄附件題名，附件題名之間以全形的「；」相隔。
5.成文時間
文書類電子檔案的形成時間。
成文時間按照da/t18-1999 「9.4.1檔案形成時間」的規定著錄，用8位阿拉伯數字標識。
示例：乙份文書類電子檔案的形成時間為2023年2月18日，應著錄為：20110218。
6.機構（問題）
歸檔檔案分類方案類目的名稱或規範化簡稱，用以描述文書類電子檔案的**資訊。
2023年及以後形成的文書類電子檔案，採取年度、機構（問題）、保管期限分類方案的，該著錄項必選。
按歸檔檔案分類方案類目名稱著錄。本著錄項與機構（問題）**著錄項是關於同一問題的兩種描述方法。
7.主題詞
能夠揭示文書類電子檔案主題內容的規範化詞，按公文版記中已有公文主題詞著錄，多個主題詞之間以全形的「；」相隔。
8.人物
文書類電子檔案**現的人物資訊，包括在檔案上作了親筆批示的重要領導人、幹部任免名單、單位領導班子組**員名單以及各行各業代表性人物等。
著錄具有檢索意義的人物姓名，必要時可同時著錄人物的職務、出生地、工作簡歷等資訊。不同人物資訊之間用全形的「；」號隔開。對作出批示的重要領導人，應著錄領導人的職務、姓名及批示行為等資訊。
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