隨著電子資訊科技及網際網路的不斷發展和在辦公領域的深入應用，自動化、智慧型化辦公越來越多的出現在了現代辦公管理的各個環節，幫助企業提公升管理水平和工作效率。同時，企業對於網路及資訊系統的積極應用也從乙個側面反應了企業管理理念的不斷提公升，電子化管理工具的全面應用將是未來辦公管理的必然趨勢。
一、系統概述
協同辦公平台，又稱「oa系統」，是採用現代電子技術，以「工作流」為引擎、以「知識文件」為容器、以「資訊門戶 」為視窗，使企業內部人員方便快捷地共享資訊，高效地協同工作的應用軟體系統。它改變了過去複雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的資訊採集、資訊處理，為公司的管理和決策提供科學的依據，其管理效果主要體現在：
1、保障制度執行
制度執行規範統一，管理規定理解一致；
系統固化制度流程，靈活應用保證執行。
2、監管工作程序
任務分配明確有據，工作進展實時管控；
工作計畫審核跟蹤，待辦事項提醒反饋；
工作內容集中反映，績效考核有理有據。
3、共享知識資訊
統一資訊發布平台，個性設定關注內容；
區分角色推送資訊，閱讀與否及時反映；
知識文件統一留存，設定許可權共享學習。
4、提高工作效率
流轉程式系統執行，進展意見實時了解；
待辦流程集中處理，工作期間避免打擾；
提供統一協調平台，內部溝通系統記錄；
事務工作系統處理，避免人工重複勞動。
5、培養辦公習慣
協助管理計畫總結，主動推送待辦事項；
培養電子辦公習慣，奠定系統管理基礎；
無紙辦公節約成本，協同平台減少內耗。
二、實施內容：
鑑於協同辦公平台是一套針對辦公流程和資訊進行管理的現代化電子工具，對它的引入實施將在推動企業完善、規範各項制度流程的同時對原有的工作習慣產生一定的衝擊。因此，資訊部將採取系統資訊量由少到多逐步增加、工作流程完善乙個上乙個、組織多種形式的系統使用培訓等循序漸進的措施來保障該系統的成功實施。本系統擬初始實施內容建議如下：
1、資訊門戶管理平台
建立統一的集團資訊門戶，為企業資訊發布、交流提供乙個有效的場所，實現企業內部的各種資訊（公告通知、檔案、函件新聞資訊、內部期刊、管理制度等）的統一管理和發布，同時為員工的個人辦公提供個性化服務。
2、工作流程管理平台
利用軟體系統自由配置、固化成熟的工作流程及表單，以實現制度流程的電子化、規範化、標準化，減少人為理解原因造成的制度運作不流暢，從而提公升集團的整體執行力。同時可以對工作的程序予以實施監控、催辦和督辦，對流程資料及結果進行分析、統計，繼而進一步完善、優化工作流程。
3、知識共享管理平台
打破知識文件分散儲存在不同員工及部門，依據許可權統一管理集團所有知識文件，沉澱日常工作中產生的成果並在合理範圍內共享，提高內部經驗的分享利用率，改進企業創新能力、快速響應能力，提高工作效率及員工技能素質，避免因員工流失帶來的企業知識流失，減少管理培訓成本。
4、個人辦公管理平台
通過系統中的個人辦公事務小工具，幫助企業員工對自身工作內容進行計畫、記錄和總結，提高員工個人的辦公效率；支援領導對下屬工作任務的派發、監管和協助，為準確考核員工績效提供決策依據。
5、人力資源管理平台
整合人事資訊、考勤管理、薪資福利、培訓管理、績效考核於一體，借助協同辦公系統處理人力資源事務性工作，實現人員資訊電子化、資訊錄入流程化、事務工作自動化，有效提公升企業內部管理、增進人事管理效率。
6、移動辦公管理平台：
系統平台支援遠端登入，方便員工在網路允許的情況下隨時隨地處理辦公事務。
移動裝置平台：基於集團移動辦公的需要，實現移動裝置對系統的登入、查閱、發起、操作、審批等移動辦公功能。
三、建設設想：
1、組織保證：由資訊部牽頭，組織系統實施涉及到的相關部門負責人組成專案實施小組，配合軟體**商共同完成對流程的梳理、知識文件的分類等系統實施工作。
2、建設原則：整體規劃、分步實施，充分考慮公司管理的個性化和現有的辦公習慣，力求在短期內快速見到效果再逐漸深入推進。
3、環境配合：軟硬體和網路環境部署充分考慮現有條件，適當進行改造和公升級。
4、系統開發：協同辦公平台軟體在技術有一定的先進性，預留介面，滿足不同業務資訊系統資料對接以及今後業務、組織的變化和需求的擴充套件。
5、合作夥伴：選擇有豐富經驗的知名協同辦公平台**商合作，要求協同辦公軟體**商滿足「流程配置靈活、方便，技術設計先進、科學，應用功能成熟、穩定，售後服務及時、優質」等基本要求。充分借鑑他們的成功案例經驗，最大化降低專案風險，最短期內快速取得效果。
6、時間計畫：
2023年9月上旬完成專業**商的詢價、必選、合同簽訂工作。
2023年10月底前完成資訊整理、流程梳理及系統搭建等實施工作。
2023年11月中旬完成許可權配置、系統培訓及推廣等實施工作。
2023年12月底前完成系統試執行、後續改進、完善等工作。
資訊管理部
2023年8月28日
OA協同辦公平台建設及實踐思考
關鍵詞 oa協同辦公平台 整合應用 管理思想 中圖分類號 f279.23 文獻標識碼 a 文章編號 1001 828x 2012 02 0 02 一 企業背景與資訊化現狀 中海油氣 泰州 石化 以煉製中海油重質 為主，現有150萬噸 年重交瀝青 環保燃料油裝置一套，主要生產燃料油中間產品 潤滑油 重...
OA資訊化辦公平台實施方案
中鐵上海工程局第二工程 辦公oa平台建設方案 工程管理部辦公室 二 一一年五月二十四日 中鐵上海工程局二公司辦公oa平台建設方案 隨著重組和改制工作的基本完成，公司逐漸從體制轉換轉入了制度建設和規範管理的體系建設工作。為了更好的建立企業現代管理制度，在管理上與局 各兄弟單位接軌，公司急需建設辦公oa...
虛擬化移動辦公平台的架構及安全控制方案
作者 楊會琴張勇 數字技術與應用 2013年第07期 摘要 針對虛擬化移動辦公，本文首先把移動辦公系統分成五個部分 移動終端 移動通訊網路 移動接入區 安全隔離 企業資訊網，並對每個部分進行分析 其次，主要從虛擬專用網路 身份認證 資料傳輸 系統機制等方面提出詳細的安全控制方案 最後，對本文的主要內...