工具2：用「80/20法則」分配時間
卓有成效的管理者懂得，要使用好他的時間，他首先必須要知道自己的時間實際上是怎樣花掉的。
——彼得·德魯克
80/20法則的啟示
80/20法則是義大利經濟學家帕雷託提出的，他認為：原因和結果、投入和產出、努力和報酬之間存在著無法解釋的不平衡，一般情況下，產出或報酬是由少數的原因、投入和努力產生的，若以數學方式測量這個不平衡，得到的基準線是乙個80/20關係——結果、產出或報酬的80%取決於20%的原因、投入或努力。舉例說明：
80%的銷售額是源自20%的顧客;
80%的**是來自20%的朋友;
80%的總產量來自20%的產品;
80%的財富集中在20%的人手中;
20%的人口與20%的疾病，會消耗80%的醫療資源；
帕雷託認為：在任何特定群體中，只要能控制具體有重要性的少數因子，既能控制全域性。這個原理經過多年的演化，已變成當今管理界所熟悉的「80/20」原理——即80%的價值是來自20%的因子，其餘的20%的價值則來自80%的因子。
「80/20」原理對時間管理的乙個重要啟示便是：在我們所做的努力中，通常有80%的收穫，來自於20% 的時間付出；另外80%的時間付出，則只帶來20%的收穫。
如何讓時間發揮出最大價值
我們每個人每天都是有24小時，86400秒，一分不多，一秒不少，不能提前預支，也不能過期補上，唯一能做的就是把眼前的一分一秒高效地利用好，讓他發揮最大的價值。
對乙個職業人來說，工作時間內的每一分鐘都是有價值的。職位越高的人，公司花在他身上的工資、福利和職務費用越高，他的時間價值也就越大，相應的時間管理責任也就越重大。只有做好時間管理，工作效率才會提高，你的價值才能得到體現或放大。
一般情況下，人們習慣先做喜歡的事，然後再做不喜歡做的事；或先做熟悉的事，然後再做不熟悉的事，很顯然，這些都不符合高效工作方法的要求。
「80/20法則」給我們的乙個重要其實便是：避免將時間花在瑣碎的不產生重大效能和價值的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。應該將時間花在重要的少數時間上，因為解決這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。
每個人的時間和精力都是有限的，有時，時間比金錢更顯珍貴，但並不是每一件事都是重要的，都值得全力以赴，要想在相同的時間內做出不凡的業績，就必須按事情的重要性有重點地去分配時間和精力。
重點做20%重要性是80%的工作
投入產出
把80/20法則用於時間管理，那麼，20%的工作佔整個工作80%的價值，而其他80%的工作佔整個工作20%的價值。因此，我們要有重點地分配、使用自己的時間，集中80%的精力做20%的工作，投入其他20%精力做另外80%的工作，先做20%重要性是80%的工作，比如：只會見佔銷售量80%的20%的客戶，只批閱佔80%資訊量的20%的檔案，聽取20%下屬80%的建議，出席起80%作用的20%的會議。
如果一天的工作有10件事要完成，依據80/20的原則，其中只有2件事是需要集中你80%精力和時間完成的，完成這些工作，你就可以取得80%的價值，也就是最大的價值，所以你要認真地挑選價值80%的2件事情去做。而其他的8件事可以慢慢去做，或授權、委託他人去做，或另作安排，或暫時不做，因為這8項工作所取得的價值，遠遠低於你所選出的2個專案的價值。
因此，在你的工作或生活中，要把一些相對重要的專案挑選出來，專注於那些能產生80%效益的20%關鍵（核心）工作，對次要任務少花時間精力，忽略其他較低價值的工作或專案，專心致志地去完成**值的專案。而不是花80%的時間只創造20%的生產力，把時間都浪費在不必要的地方。
如何運用這一法則
第一步，將你的工作全部列出來。
第二步，對工作進行如下分類：
第三步，時間和經歷分配：
凡事都有輕重緩急，重要性最高的事情，不應該與重要性最低的事情混為一談，應該優先處理。大多數重大目標我們無法達成的主因，就是因為把大多數時間都花在了次要的事情上，所以，必須學會根據自己的核心價值，排定日常工作的優先順序。建立起優先順序後，堅守這個原則，並把這些事項安排到自己的例行工作中。
帕累託定律告訴我們：應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情，而用20%的時間做其他事情。記住這個定律，並把它融入工作當中，對最具價值的工作投入充分的時間。：
分清輕重緩急，設計優先順序」，這是管理時間的精髓。
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