市場部經常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時間修改格式、製作目錄和頁首頁尾。最頭疼的是上司看完報告後讓他修改，整篇文件的排版弄不好就要重來一遍。
製作目錄也是出力不討好的事，儘管小王知道word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統總是提示有錯誤。現在只能手工輸入目錄，加班加點數頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時間下班後享受生活，小王花了半天的時間學習了一下長篇文件的排版技巧，這才發現，這半天的時間，可以讓他享受無數個閒暇的傍晚和週末。
小王把自己的體會重點總結為兩點：
1. 製作長文件前，先要規劃好各種設定，尤其是樣式設定
2. 不同的篇章部分一定要分節，而不是分頁
下面就看看他是怎樣用新學的技巧製作一篇幾十頁的長文件的。
這份報告要求的格式是：a4紙；要有封面和目錄；單面列印；除封面和目錄外，每頁的頁首是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側，封面和目錄沒有頁碼，目錄之後為第1頁。
寫文章前，不要上來就急於動筆，先要找好合適大小的「紙」，這個「紙」就是word中的頁面設定。
從選單中選擇【檔案】|【頁面設定】命令，顯示「頁面設定」對話方塊，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。
圖1 選擇紙張
通常紙張大小都用a4紙，所以可採用預設設定。有時也會用b5紙，只需從「紙張大小」中選擇相應型別的紙即可。
很多人習慣先錄入內容，最後再設紙張大小。由於預設是a4紙，如果改用b5紙，就有可能使整篇文件的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設定，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內容和排版是否適宜，避免事後的修改。
考慮到閱讀報告的領導年齡都比較大，對於密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調整一下文字。通常，很多人都採用增大字型大小的辦法。其實，可以在頁面設定中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字型大小，也能使內容看起來更清晰。
在「頁面設定」對話方塊中選擇「文件網格」選項卡，如圖2所示。
圖2 用「文件網格」調整字距和行距
選中「指定行和字元網格」，在「字元」設定中，預設為「每行39」個字元，可以適當減小，例如改為「每行37」個字元。同樣，在「行」設定中，預設為「每頁44」行，可以適當減小，例如改為「每頁42」行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。
現在，還是不用急於錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字後，用「字型」、「字型大小」等命令設定文字的格式，用「兩端對齊」、「居中」等命令設定段落的對齊，但這樣的操作要重複很多次，而且一旦設定的不合理，最後還要一一修改。
熟悉word技巧的人對於這樣的格式修改並不擔心，因為他可以用「格式刷」將修改後的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔心。
樣式是什麼？簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的「格式」往往指單一的格式，例如，「字型」格式、「字型大小」格式等。
每次設定格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較複雜，就需要多次進行不同的格式設定。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設定時只需選擇一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設定到文字和段落上。
樣式在設定時也很簡單，將各種格式設計好後，起乙個名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用word提供的預設樣式就可以了，如果預設的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。
從選單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側的任務窗格中即可設定或應用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務窗格底端的「顯示」中的內容，在圖3中，「顯示」為「有效格式」，則其中的內容即有格式，又有樣式。例如，「加粗」為格式，「標題1」為樣式，「標題1+居中」為樣式和格式的混合格式。
對於初學者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的「顯示」下拉列表中選擇「有效樣式」，則顯示如圖4所示的內容。這時，將只會顯示文件中正在使用及預設的樣式。
圖3 有效格式
圖4 有效樣式
「正文」樣式是文件中的預設樣式，新建的文件中的文字通常都採用「正文」樣式。很多其他的樣式都是在「正文」樣式的基礎上經過格式改變而設定出來的，因此「正文」樣式是word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基於「正文」樣式的其他樣式的格式。
「標題1」~「標題9」為標題樣式，它們通常用於各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1~9。這樣，就能夠通過級別得到文件結構圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了「標題1」~「標題3」的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖3所示的「顯示」下拉列表中選擇「所有樣式」，即可選擇「標題4」~「標題9」樣式。
現在，規劃一下文章中可能用到的樣式。
對於文章中的每一部分或章節的大標題，採用「標題1」樣式，章節中的小標題，按層次分別採用「標題2」~「標題4」樣式。
文章中的說明文字，採用「正文首行縮排2」樣式。
文章中的圖和圖號說明，採用「注釋標題」樣式。
規劃結束之後，即可錄入文字了。
首先，錄入文章第一部分的大標題，如圖5所示。注意保持游標的位置在當前標題所在的段落中。從選單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務窗格中單擊「標題1」樣式，即可快速設定好此標題的格式，如圖6所示。
圖5 錄入標題
圖6 應用「標題1」樣式後的格式
用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設定該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的「顯示」下拉列表中選擇「所有樣式」，即可為文字和段落設定「正文首行縮排2」和「注釋標題」樣式。當所需樣式都被選擇過一次之後，可顯示「有效樣式」，這樣不會顯示無用的其他樣式。
文章的部分內容錄入和排版之後的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側列出了對應文章段落所用的樣式。
圖7 用樣式排版後的效果
在錄入和排版過程中，可能會經常在鍵盤和滑鼠之間切換，這樣會影響速度。對樣式設定快捷鍵，就能避免頻繁使用滑鼠，提高錄入和排版速度。
將滑鼠指標移動到任務窗格中的「標題1」樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示「修改樣式」對話方塊，如圖9所示。
圖8 修改樣式
圖9 「修改樣式」對話方塊
單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示「自定義鍵盤」對話方塊，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設定的快捷鍵，例如【ctrl】+【1】，在「請按新快捷鍵」設定中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應該按下快捷鍵。
單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。
圖10 指定快捷鍵
用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。
現在，在文件中錄入文字，然後按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設定好格式。
文件中的內容採用系統預設的樣式後，格式可能不能完全符合實際需要。例如，「標題1」樣式的字型大小太大，而且是左對齊方式，希望採用小一點的字型大小，並居中對齊。這時可以修改樣式。
將滑鼠指標移動到任務窗格中的「標題1」樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示「修改樣式」對話方塊，如圖9所示。選中「自動更新」選項，單擊【確定】按鈕完成設定。
這樣，當應用了「標題1」樣式的文字和段落的格式發生改變時，就會自動更改「標題1」樣式的格式。
選中採用了「標題1」樣式的某段文字，例如「一、中國網際網路絡巨集觀狀況」，然後利用「格式」工具欄設定字型大小和居中對齊。注意文章中所有採用「標題1」樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。
因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。
文章比較長，定位會比較麻煩。採用樣式之後，由於「標題1」~「標題9」樣式具有級別，就能方便地進行層次結構的檢視和定位。
從選單選擇【檢視】|【文件結構圖】命令，可在文件左側顯示文件的層次結構，如圖11所示。在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置。再次從選單選擇【檢視】|【文件結構圖】命令，即可取消文件結構圖。
圖11 文件結構圖
如果文章中有大塊區域的內容需要調整位置，以前的做法通常是剪下後再貼上。當區域移動距離較遠時，同樣不容易找到位置。
從選單選擇【檢視】|【大綱】命令，進入大綱檢視。文件頂端會顯示「大綱」工具欄，如圖12所示。在「大綱」工具欄中選擇「顯示級別」下拉列表中的某個級別，例如「顯示級別3」，則文件中會顯示從級別1到級別3的標題，如圖13所示。
圖12 「大綱」工具欄
圖13 在大綱檢視中顯示的標題
如果要將「使用者職業」部分的內容移動到「使用者年齡」之後，可將滑鼠指標移動到「使用者職業」前的十字標記處，按住滑鼠拖動內容至「使用者年齡」下方，即可快速調整該部分區域的位置。這樣不僅將標題移動了位置，也會將其中的文字內容一起移動。
從選單選擇【檢視】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面檢視編輯狀態。
文章的不同部分通常會另起一頁開始，很多人習慣用加入多個空行的方法使新的部分另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導致修改時的重複排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望採用不同的頁首和頁尾，這種做法就無法實現了。
正確的做法是插入分節符，將不同的部分分成不同的節，這樣就能分別針對不同的節進行設定。
定位到第二部分的標題文字前，從選單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示「分隔符」對話方塊，如圖14所示。選擇「分節符」型別中的「下一頁」，並單擊【確定】按鈕，就會在當前游標位置插入乙個不可見的分節符，這個分節符不僅將游標位置後面的內容分為新的一節，還會使該節從新的一頁開始，實現既分節，又分頁的功能。
用同樣的方法對文章的其他部分分節。
圖14 插入分節符
對於封面和目錄，同樣可以用分節的方式將它們設在不同的節。在文章的最前面輸入文章的大標題和目錄，如圖15所示，然後分別在「目錄」文字前和「一、中國網際網路絡巨集觀狀況」文字前插入分節符。
圖15 在文章最前面加入文章大標題和目錄
如果要取消分節，只需刪除分節符即可。分節符是不可列印字元，預設情況下在文件中不顯示。在工具欄單擊「顯示/隱藏編輯標記」按鈕 ，即可檢視隱藏的編輯標記。
在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節末尾的分節符。
長篇排版技巧
目錄word2003長篇文件排版技巧 1 1 一 設定紙張和文件網格 1 二 設定樣式 2 三 檢視和修改文章的層次結構 7 四 對文章的不同部分分節 8 五 為不同的節新增不同的頁首 10 六 在指定位置新增頁碼 11 七 插入目錄 12 八 小結 13 word2003長篇文件排版技巧 2 15...
長篇排版技巧
市場部經常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時間修改格式 製作目錄和頁首頁尾。最頭疼的是上司看完報告後讓他修改，整篇文件的排版弄不好就要重來一遍。製作目錄也是出力不討好的事，儘管小王知道word中有插入目錄...
長篇排版技巧
51 28 1 00 預留裝訂線區域 裝訂線位置 左 頁碼範圍 對稱頁邊距 預覽 應用於整篇文件 設定節的頁首頁尾 從最前開始做 工具欄中，選 頁面設定 版式 節的起始位置 選奇數頁 在頁首頁腳下的核取方塊中選擇 奇偶頁不同 首頁不同 預覽 應用於整篇文件 新增不同內容的頁首 選 鏈結到前一項 插入...