1、分類
各部門在做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上，將屬於歸檔範圍的文書材料按以下特徵逐項分開：
（1）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
（2）分類別：將文書材料按其內容所反映的問題分開。
2、編目
（1）卷內文書材料排列
卷內文書材料排列前，要對破損、字跡擴散或紙張太小的檔案進行修裱、複製或加邊，對大小不
一、長短不齊的檔案要摺疊理齊。排列時，根據文書材料的形成時間和彼此聯絡進行排列。排列時，批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後。
（2）編頁號
卷內文書材料排列完畢後，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編乙個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
（3）編卷內檔案目錄
卷內首頁為檔案目錄表，以便查詢相關檔案
卷內檔案目錄的式樣如圖所示：
卷內檔案目錄
填寫方法是：
序號：卷內文書材料依其排列先後填寫序號,其卷內文書材料的件號應與序號一致。
文號：填寫卷內文書材料上標註的發文字號。
題名：即檔案標題，一般照實抄錄。
日期：填寫形成文書材料的年、月、日。
份數：卷內每份文書材料的儲存份。
備註：對卷內文書材料作必要說明。
（4）編制卷內備考表
卷內備考表的式樣如圖所示:
卷內備考表
填寫方法是：
本卷情況說明：填寫卷內文書材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以後發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫並簽名、標註時間。
立卷人：完成立卷後，由責任立卷者簽名。
立卷時間：填寫立卷完成時間。
（5）填寫檔案盒封面
填寫方法是：
檔號：各處室根據現有檔案自行編號。
檔案館（室）號：各部門的檔案在整個學院的編排序號。
縮微號：一般不填。
案卷題名：準確概括本卷文書材料主要內容和文種。標示主要內容時，要準確、簡明；文種即卷內文書材料的名稱。
編制單位：製作本檔案部門的全稱。
編制時間：填寫卷內最早乙份和最遲乙份文書材料的形成日期。
保管期限：長期。
密級：（7）填寫檔案盒書脊
填寫方法是：
為了使字型清晰，便於查詢，加強統一性，書脊的所有填寫字樣一律為列印，不得手寫。
檔號：各處室根據現有檔案自行編號，要與檔案盒封皮的檔號、卷內檔案目錄的編號相一致。（列印字型為黑體，小一）
案卷題名：標示主要內容時，與檔案盒封皮的案卷題名相一致。（列印字型為黑體，一號，且用矩形框包圍，矩形框的大小為長5厘公尺，寬10.5厘公尺）
檔案存檔格式
諮詢成果報告主體格式其內容和要求 4 1 版頭 位於報告書首頁的上部，由諮詢企業全稱 發文號組成。發文號 由諮詢企業根據內部收發文管理規定自行編排 4 2 報告書標題 標題內容需含諮詢專案名稱 諮詢業務類別和文種。位於版頭下方，用分隔線與版頭分隔 4 3 主送單位 指諮詢專案委託單位 4 4 正文 ...
生態城個人檔案存檔說明
單位委託存檔 所需材料 1 存檔人員資訊登記表 2 人事關係介紹信，應屆生提供報到證 3 密封的人事檔案 4 人事檔案接收登記表一式兩份 5 外地戶籍人員需提供戶口頁影印件和 外省市戶籍人員存檔申請 辦事流程 1 填寫存檔人員資訊登記表 內容機打 加蓋單位公章 若被錄用人員的檔案在學校，單位應出具同...
檔案存檔提檔管理辦法
公司檔案發放 存檔管理辦法 一 公司各職能部門設有專人或兼職負責檔案的發放 存檔工作 二 檔案起草列印完畢，需經本部門主管審核簽字，報公司總經理審批簽字後，方可下發。三 建立檔案發放登記表，登記表將記錄檔名稱 發放時間及各部門 收件人等內容。四 發文部門持所發檔案及檔案發放登記表，由各部門收件人簽字...