一、中國註冊會計師審計準則第1131號——審計工作底稿》指南
本準則第二十二條規定,會計師事務所應當自審計報告日起,對審計工作底稿至少儲存十年。如果註冊會計師未能完成審計業務,會計師事務所應當自審計業務中止日起,對審計工作底稿至少儲存十年。
值得注意的是,對於連續審計的情況,當期歸整的永久性檔案雖然包括以前年度獲取的資料(有可能是十年以前),但由於其作為本期檔案的一部分,並作為支援審計結論的基礎。因此,註冊會計師對於這些對當期有效的檔案,應視為當期取得並儲存十年。如果這些資料在某個審計期間被替換,被替換資料可以從被替換的年度起至少儲存十年。
對審計工作底稿的保管、歸檔工作,註冊會計師除遵守本準則的規定外,還應按照《會計師事務所質量控制準則第5101號―業務質量控制》的規定實施適當的控制程式。
二、審計檔案的組成範例
一、永久性檔案清單
(一)審計專案管理
.被審計單位名稱、位址、主要聯絡人、職務、**
.參與專案的其他註冊會計師或專家的姓名和位址
.審計業務約定書原件
.各期審計檔案清單
[如對各期財務報表審計業務,記錄共有幾本審計檔案、存放地點等]
(二)被審計單位背景資料
.組織結構
.各投資方簡介
.管理層和財務人員(名單、職責)
.董事會成員清單
.歷史發展資料
.業務介紹
.關聯方資料
.會計手冊
.員工福利政策
(三)法律事項資料
.有關設立、經營的檔案的影印件
[如公司章程、批准證書、營業執照、稅務登記證等]
.驗資報告
.歷次董事會會議紀要
.影響財務報表的重要合同、協議等檔案的影印件
[如所得稅減免批准證明、銀行借款合同和擔保協議等]
.有關土地、建築物、廠房和裝置等資產檔案的影印件
[如資產評估報告、土地使用權證、房產證等]
.分支機構的資料
.所投資企業的資料
二、當期檔案清單
(一〕溝通和報告相關工作底稿
.審計報告和經審計的財務報表
.與主審註冊會計師的溝通和報告
.與治理層的溝通和報告
.與管理層的溝通和報告
.管理建議書
.其他(二)審計完成階段工作底稿
.審計工作完成情況核對表
.管理層宣告書原件
.重大事項概要
.錯報彙總表
.被審計單位財務報表和試算平衡表
.有關列報的工作底稿
[如現金流量表、關聯方和關聯交易的披露等]
.財務報表所屬期間的董事會會議紀要
.總結會會議紀要
.其他(三)審計計畫階段工作底稿
.總體審計策略和具體審計計畫
.對內部審計職能的評價
.對外部專家的評價
.對服務機構的評價
.被審計單位提交資料清單
.主審註冊會計師的指示
.前期審計報告和經審計的財務報表
.預備會會議紀要
(四)特定專案審計程式表
.舞弊.持續經營
.對法律法規的考慮
.關聯方
(五)進一步審計程式工作底稿(可以按會計科目、某類交易或列報劃分)
.進一步審計程式表
.有關控制測試工作底稿
.有關實質性測試工作底稿(包括實質性分析程式和細節測試)
(六)合併財務報表的工作底稿(如適用)
《會計師事務所質量控制準則第 5101 號—業務質量控制》指南
五、業務工作底稿的儲存期限
本準則第七十一條第一款規定,會計師事務所應當制定政策和程式,以使業務工作底稿儲存期限滿足法律法規的規定和會計師事務所的需要。
對鑑證業務包括歷史財務資訊審計和審閱業務、其他鑑證業務,會計師事務所應當按照本準則第七十一條第二款的規定,自業務報告日起,對業務工作底稿至少儲存10年。如果法律法規有更高的要求,還應儲存更長的時間。
銷毀檔案的程式
1、檔案室對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見,並對擬銷毀檔案按類別造冊登記,由專業技術人員和檔案人員共同鑑定檔案,確定銷毀或續存,分別送交檔案形成部門領導進行初審。
2、彙總初審意見,編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫乙份銷毀檔案的書面報告。
3、銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交局主管領導審核、批准。
4、銷毀時要進行監銷。
經鑑定批准銷毀的檔案,必須送指定地點銷毀,不准出賣或做其它用;銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點,由兩人(或兩人以上)監督銷毀,並在銷毀清冊上註明"已銷毀"字樣和銷毀日期,監銷人要簽名蓋章,以示負責。經審查不准銷毀的檔案仍繼續儲存,並再銷毀清冊上詳細註明。
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