時間規劃的難點是一天時間的規劃和分類，一天一共24小時，除了上班時間外就是個人業餘時間，上班時間的工作一般是一些日常工作或者臨時任務，而業餘時間則是思維期，一些事情可以吃飯睡覺都在想，這些事情一般不是緊急事情，往往思考累計到一定階段就可以水到渠成，輕鬆完成。
時間管理的出發點，在於學會處理事情的優先次序，先考慮事情的「輕重」，再考慮事情的「緩急」——也就是我們通常採用的「第二象限組織法」。請看下圖。
「第二象限組織」法
時間「第二象限組織」法是目前很時髦的一種時間管理理論，「第二象限組織」法是美國的管理學家科維提出的乙個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個「象限」：既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關係、人員培訓、制訂防範措施等）、緊急但不重要（如**鈴聲、不速之客、部門會議等）、既不緊急也不重要（如上網、閒談、郵件、寫部落格等）。
第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。
盡量以最短最快的時間內完成這些事情。
第二象限是重要但不緊急的事。比如，包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理建議等等。
這一類的事情影響深遠，且效益是中長期的，因此，要把主要的精力和時間集中地放在處理重要但不緊急的工作上。
第三象限屬於不緊急也不重要的事。既然不重要也不緊急，那就不值得花時間在這個象限。
緊急但不重要的事，要學會說「不」。乙個人的時間和精力是有限的，對於自己不重要的事情，能不做就不做，想辦法將事情推脫給其它部門，拒絕或推脫工作要講究技巧，不要直截了當，要委婉，用讓上級覺得確實是合理的理由來拒絕這個新增派的任務。乙個人只有學會說「不」，他才會得到真正的自由。
當然這並不等於推卸責任，如果確實需要自己來完成，那麼就使用最短的時間完成這些工作。
第四象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生「這件事很重要」的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。**、會議、突來訪客都屬於這一類。
我們花很多時間在這個裡面打轉，自以為是在第一象限，其實只是在第四象限徘徊。
對於不重要也不緊急的事，盡量不去做。如果確實需要做，那麼要嚴格限定時間，比如寫部落格，限定乙個小時，時間一到就立刻停止寫作，千萬不要被無聊的人和無關重要的事纏住。
現在我們不妨回顧一下上週的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區別就在於這件事是否有助於完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。
要學會把時間花在第二象限，做重要而不緊迫的事。那樣才會減少重要的事進入第一象限，變得緊急。
因此，只要我們把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，合理安排時間，我們就能做到自己的長遠規劃，工作效率就會大幅提公升。
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