體系檔案管理規定
文號：dd-002 版序：b
檔案修改履歷表：
檔案目錄：
一、目的：為了控制公司檔案發放的適當範圍、作廢檔案的及時**，確保各部門、車間所使用的公司檔案的有效性，特制定本規定
二、範圍：
適用於公司所有檔案檔案、dv、錄音、**等多**資料。
1、檔案的發放：
（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的檔案，各自安排發放和**。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的檔案
，由辦公室安排專人統一發放和**。
（2）各部門需辦公室安排發放檔案時，必須將檔案列印並影印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排檔案發放人予以發放。
（3）任何檔案，發放人須建立「檔案發放**登記表」。發放到各部門的所有檔案，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。
代收人必須負責及時將檔案轉給部門負責人。需個人接收的檔案由部門內部建立「檔案發放**登記表」，並由個人親自簽字接收。
（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的檔案（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。
2、檔案的更改：
（1）任何原因造成檔案的個別字句需要更改，且更改後不影響整個檔案版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（資料性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。
（2）檔案發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。
3、檔案的換頁：
（1）任何原因造成檔案單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並列印、影印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬資料性、原則性修改須部經理簽字認可）送原檔案發放人，由原檔案發放人根據原發放範圍予以換頁。
（2）所有需換頁的檔案，由檔案發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷毀。
4、檔案的**、作廢：
（1）因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原檔案內容與新檔案內容重複、衝突而失效的，由彙總部門或新檔案編制形成部門負責人，安排原發放人予以**。
（2）檔案發放人在**檔案時，必須持「檔案發放**登記表」由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。
（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一**的檔案、報表等無效材料清理**一次。
（4）所有**的檔案均於**當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。
5、其它規定：
（1）任何部門以公司名義形成的檔案討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。
（2）無論部門或公司發放的檔案在發放前都必須在檔案室存檔備案。
（3）任何檔案相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要影印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門影印按發放程式予以發放。不得私自影印下發，避免檔案使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
（4）所有換頁或作廢檔案屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在「作廢檔案」檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。
（5）發放檔案屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交檔案編制形成部門。
（6）檔案發放人必須將已使用的「檔案發放**登記表」按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或**時使用。儲存期限為三年。
6、任何人未經總經理批准，不得將公司檔案私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。
7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。
1) 公司理念和企業文化
2) 行政中心管理工作標準（後勤、證照、考勤、倉儲、人事等）
3) 財務中心管理工作標準（報銷、預算、帳務管理等）
4) 營運中心管理工作標準（市場拓展和開發、美容分店管理等）
5) 培訓學院管理標準（產品、療程、技術管理標準）
6) 健身專案管理標準
7) 學校管理標準
8) 美髮專案管理標準
9) 其它指導和限定工作流程和方法的管理檔案
以上範圍內的各類檔案和指導標準，持續有效時間在3個月以上的，原則上均歸入公司體系檔案，由督導小組監督和規範檔案的建立、修改和檢查維護。
三、權責：
1) 各職能部門的程式檔案、工作檔案、記錄**由各歸口部門組織人員編制，部門負責人確認，總經理核准；總裁審批；
2) 外來檔案由相關部門收集，行政部存檔，行政管理中心總經理批准發放至相關部門；
3) 行政部：負責檔案資料的日常管理（歸檔、保管、複製、發放、更改、**和處理），並對使用之檔案的有效版本進行監督。
4) 督導小組：協同各部門負責人會審訂立本規定，並督導實施該規定中所列標準的有效實施和不斷完善
四、名詞解釋
體系檔案定義：涉及到公司各項工作流程和管理方法標準化的所有檔案（標準、制度、管理
規範等）均稱為體系檔案
五、體系檔案管理與維護
1.編碼原則：
體系檔案必須按以下編碼原則統一編號，編號原則由督導小組審核編定，部門編號**如下：
2.檔案格式要求
1）所有體系檔案均須採用統一的檔案格式, 段落起行須空兩格.具體要求如下:
字型：檔案大標題/黑體二號字； 正文/宋體小四號字；小標題/四號字加粗
排版: 間距/固定值18;左邊2厘公尺;右邊1.6厘公尺; 上下各2厘公尺
2） 版序：體系檔案每修改一次，版序就變更一次，版序字母代替abcdef……在檔案標題處標註最新版序。
3） 履歷：體系檔案中必須有檔案的修改履歷，記錄檔案的建立和任何一次修改情況。
4） 目錄：檔案目錄中列明檔案中主要標題和所在頁數，方便查詢。
5）表單：
體系檔案須註明所要用到的表單，並對表單進行編號,附上表單樣版。
例如: xz－001－01（部門**-檔案編號-流水號）
3.檔案的建立和修改
1) 體系檔案新建立時，由檔案所涉及工作的主導部門根據現實工作的實際流程建立 ，經各相關執行部門討論同意、督導小組審核通過，檔案方可成立公布。
2) 體系檔案的任何修改均必須依公司審批流程進行審批和公告，並同時將體系檔案中的相應內容修改與之相完全一致。
3) 體系檔案一旦成立，各相關部門均須按檔案中所列的標準進行實施，督導小組對體系檔案進行定期審查。
4.檔案分類管理要求
1） 督導小組整理公司所有體系檔案，並將檔案歸類、製成檔案索引目錄。所有列管的體系檔案和目錄在oa中共享，
共享位址：本檔案可在oa路徑：「文件管理」——「公文檔案」——「總裁辦」
2） 共享檔案的補充、修改均督導小組負責，督導小組對體系檔案的修改都必須有依據：oa流程審批、公告、總裁指示等。
3） 督導小組按各類檔案屬性開放查閱許可權給各相關人員。
5.體系檔案督導
1) 每年初督導小組制定督導年度計畫，確保公司所有體系檔案在本年度內均得到督導和檢
查；2) 督導員進行現場檢查前，須提前1～2天發出督導檢查通知，提醒被檢查部門提供必要的
人員支援和配合。通知內容包含：檢查人/時間/檢查涉及的標準檔名稱/需要配合的人/
需提供的資料和記錄
3) 督導員現場檢查發現違反體系檔案標準的，須做好檢查記錄。記錄格式如下：
4) 經當事人確認的《督導檢查記錄表》，由督導員交督導小組整理彙總。
5) 督導負責人綜合各位督導員的檢查計畫，安排對《督導檢查記錄表》中的相關問題作必要的追蹤。
六． 違反體系檔案標準的處理
2) 制定和維護標準，是各部門負責人的職責和能力的體現！
3) 因目前各項標準尚未建立和完善，故暫不設立處罰標準。
4) 督導小組每月彙總報告各部門標準建立和督導檢查情況，以督導各部門逐漸形成持續的遵守標準、維護標準的工作氛圍。
5) 本規定適用於公司所有部門，需共同遵守。
檔案解釋人：馮麗珍分機：8118
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