廣三高速公路擴建工程
監理檔案工作匯報
廣東華路交通科技****及佛山市盛建公路工程監理****聯合體
二零一四年一月
目錄一、 工程概況 2
二、 總監辦檔案管理概況 4
三、 檔案控制措施、收集標準和依據 6
四、 檔案材料的形成、收集、整理、編目與歸檔情況 10
五、 檔案工作中遇到問題和解決措施 13
六、 對施工單位檔案的審核情況 15
七、 檔案管理工作體會 16
廣三高速公路東起於廣佛高速雅瑤立交，西至三水布心接g321國道，是珠三角連線粵西北和廣西的重要通道。原有公路主線標準橫斷面為雙向4車道，公路標準斷面共寬24.5m。
本次擴建採用以原路基為主體進行左右兩側拼接加寬，由雙向4車道擴建為雙向8車道，加寬後公路標準斷面共寬為41m，起點樁號為k3+000.000，終點樁號為k33+528.953，止於三水森林公園南門接廣賀高速公路，路線長28.
53km，概算總投資18億元。本專案共設乙個施工監理合同段，路基橋涵工程共設10個施工標段，路面工程、機電工程、交通安全設施工程、綠化工程、生態綠化景觀林帶建設工程各設1個施工標段，共計15個施工單位。
本專案於2023年8月1日正式開工，其中路基橋涵s02及s07合同段於2023年11月2日順利通過交工驗收，路基橋涵s01、s03、s04、s05、s06、s08、s10合同段於2023年12月26日通過交工驗收，路基橋涵s09、路面、機電、綠化、景觀合同段於2023年1月30日通過交工驗收。
各參建單位具體如下：
（1）建設單位：佛山廣三高速公路****
（2）設計單位：上海市政工程設計研究總院
江蘇省交通規劃設計院****
（3）監理單位：廣東華路交通科技****及佛山市盛建公路工程監理****聯合體
（4）各標施工單位、起至樁號及工程造價如下表所示：
在工程開工前，本辦根據《關於印發廣東省交通運輸廳關於公路建設專案檔案管理辦法的通知》（粵交辦[2012]406號）、《佛山市公路建設專案檔案工作指南》（2008版）等規章制度和檔案精神，並結合廣三高速公路擴建工程的專案特點，制訂了《廣三高速公路擴建工程檔案管理制度》和《檔案室人員崗位職責》等規章制度，要求各部門和監理人員高度重視檔案管理工作，並將各項檔案規章制度、措施和工作等落實到位。
在施工過程中，本辦組織各施工單位積極參加廣東省、佛山市質監站和管理處召開的各類檔案培訓，並主持召開了質量檢測資料培訓、竣工檔案資料學習會議等，通過參加培訓和學習，有力提高了各檔案人員的業務水平，為竣工資料的整理奠定了良好的基礎。總監、高監定期或不定期地經常性組織檢查本辦和各施工單位的各類資料收集和整理情況，並將相關檢查情況進行通報，通過不斷地努力和改進，本專案的檔案工作水平有了顯著提公升。在技術資料形成過程中，我們堅持施工和資料同步的原則，並根據專案特點，制訂了《廣三高速公路擴建工程路基橋涵施工主要分項工程的檢測專案及其使用的質檢**一覽表》等規章制度和提出了各分項工程資料的具體填寫要求，提前完成各項資料填寫技術交底，並要求相關監理人員和施工人員在施工過程中如實填寫，書寫字跡工整、頁面整潔、內容真實、資料準確、簽字及時完善以保證其內在質量和準確性、及時性、系統性，並及時進行收集和整理歸類。
在現場施工完成後，本辦根據交通運輸部印發的《公路建設專案檔案材料立卷歸檔管理辦法》，結合本專案實際情況，制定和印發了《廣三高速公路擴建工程施工與監理檔案材料編制整理及立卷歸檔實施辦法》，有力地指導和規範了本專案各施工單位和監理單位的檔案材料編制整理及立卷歸檔工作，並要求施工單位配備足夠數量、有經驗、有能力的檔案人員，確保本專案的檔案工作能按時、順利和嚴格按照相關要求完成。現本辦和各施工標段的竣工歸檔資料已基本編制完成。
總監辦根據所監理標段及工作要求，設立了工程部、合同部、中心試驗室及綜合辦公室，並設立了2個高階駐地辦，總監理工程師為檔案管理第一責任人，全面負責和協調檔案工作事宜，各部室及高階駐地監理工程師為部門檔案管理負責人，總監辦設立2個專職檔案管理員，各部室及駐地辦設立了兼職檔案管理員，並明確了檔案管理員的職責與許可權。各附屬工程檔案管理，由相關的專業監理工程師負責及整理歸檔。
總監辦的檔案資料框架體系如下圖所示：
根據監理合同和檔案管理工作要求，總監辦配置了6臺電腦、3臺照相機、1臺攝像機、1臺掃瞄器、4臺印表機及2臺影印機等作為檔案工作專用裝置，其餘各項裝置配置等都能滿足檔案工作的實際需求，為檔案工作的順利開展墊下了有力的硬體基礎。
為規範本專案施工單位和監理單位的檔案材料編制整理及立卷歸檔工作，本辦根據交通運輸部及廣東省交通運輸廳有關檔案精神，結合廣三高速公路擴建工程施工及監理工作實際，編制了《廣三高速公路擴建工程施工與監理檔案材料編制整理及立卷歸檔實施辦法》（建議稿），於2023年5月11日呈報給管理處審批。2023年6月1日，管理處批覆了本辦編制的建議稿。
根據管理處在批復檔案中提出的要求，本辦對建議稿進行了認真修改，編制完成了《廣三高速公路擴建工程施工與監理檔案材料編制整理及立卷歸檔實施辦法》，本辦於2023年6月15日將該辦法印發給了各施工單位，要求其在檔案材料編制整理及立卷歸檔工作中執行。
一、檔案控制措施
建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞，建設工程檔案質量符合國家法律、法規、技術規範標準、設計檔案及合同規定的特性綜合，且滿足業主的實際需要。本辦採取做好建設專案檔案管理工作的控制措施具體如下：
1、各級領導要高度重視建設專案檔案工作。
本專案檔案管理工作由管理處統一領導，本辦配合落實相關檔案工作，要求各合同段的總工負責檔案工作。管理處根據本專案實際情況，採取了有效措施，與工程建設同步管理，確保本專案檔案完整、準確和系統。工程專案從立項開始，業主領導就指定了專人負責檔案、圖紙、計算資料、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任，進行考核並與獎懲掛鉤。
2、加強對建設專案檔案工作的組織領導。
本辦與2023年7月15日印發了《關於要求各合同段專案經理部組建竣工資料整理工作小組的通知》，要求各合同段成立建設專案檔案工作領導小組，建立建設專案檔案工作人員網路體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全專案檔案工作各項規章制度，建立切合實際的專案檔案工作管理體制和工作程式。
要求各施工單位要制定檔案工作計畫和檔案管理網路，建立檔案管理制度，切實做好檔案材料的形成、收集、整理及歸檔工作。要求各施工單位配備具有公路工程及相關專業學歷或技術職稱、能夠適應專案檔案管理工作的專職檔案管理人員，並保持其穩定性，同時提供檔案管理所需的經費、裝置和場地等條件。
3、定期召開建設專案檔案工作會議和培訓。
通過管理處對建設專案檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保專案檔案工作與專案建設同步進行。本辦定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加專案檔案工作會議，匯報專案檔案工作進度，安排佈署下步工作。
為了做好廣三高速公路竣工資料整理歸檔工作，實現檔案管理規範化、標準化，本辦協同管理處在2023年7月29日舉辦了竣工資料整理歸檔專業知識培訓班，在2023年8月30日對各施工合同段進行了質量檢測資料培訓等，通過各類形式的培訓，顯著提高了檔案人員的業務水平，提公升了本專案檔案工作的質量。
4、堅持執行「四同步」制度。
即：下達專案計畫任務與提出專案檔案材料的歸檔要求同步，檢查專案計畫進度與檢查專案檔案材料積累情況同步，驗收、鑑定專案成果與驗收、鑑定專案檔案材料歸檔情況同步，專案總結與專案檔案材料完全歸檔同步。以「四同步」制度來確保做好專案檔案的收集工作。
5、加強建設專案檔案管理制度建設。
本辦制定了《廣三高速公路擴建工程檔案管理制度》和《檔案室人員崗位職責》等規章制度，要求各部門和檔案工作人員高度重視檔案管理工作，本辦定期對自身和各施工單位進行檢查，確保相關規章制度能落實到位。
二、總監辦檔案的收集標準和依據
對於本專案工程檔案的收集,本辦要求達到《關於印發公路建設專案檔案材料立卷歸檔管理辦法的通知》(交辦發[2010]382號)、《關於印發公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》(交公路發2010]65號)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t-11822-2008)的規定,分類科學,組卷合理,保持卷內檔案材料排列的合理有序。公路工程檔案資料的收集,嚴格依據竣交工驗收辦法,逐項排查,確保過程中產生的資料不遺漏。歸檔嚴格按照交辦發[2010]382號文執行。
哪些檔案應該存檔,哪些檔案不需存檔,檔案資料的排序,嚴格按照辦法,按照施工工序的過程進行排序。案卷的構成則根據科學技術檔案構成的一般要求進行操作,確保所有參建單位統一規範,統一辦法。
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