培訓時間：2023年4月15、16日
培訓師資：台灣講師童興驄
兩天的「專業秘書課程」結束了，童老師親切的笑容、豐富的講授內容一直還在我的腦海中久久不能忘記。「細節做到最好，就是我的成功」，是我從此次培訓課程中學到的，它教會我要做乙個有細心、耐心、同情心、愛心和感激心的秘書，要做乙個比別人多一顆心的人。
現將兩天的培訓課程總結如下：
一、做秘書的條件
首先你要有耐心、信心、忠心；要有積極、主動、熱情的工作態度；更要
有謹慎、圓滑、細緻的工作方式，這些都是做一名專業秘書的必要條件。
二、如何提高工作效率
1、 高效的檔案管理技巧
理想的檔案管理原則應該是正確、簡明和經濟的。
正確：即檔案的分類及存放正確，在我們調閱某一檔案時，能夠迅速找到，查閱後也要正確地放回原處，不可隨手亂放。
簡明：即檔案的分類、存放和使用方法簡明，讓公司的相關人員都能清楚了解，使上司或其他同事可以隨時取用參考。
經濟：檔案所佔的位置越小越好，因此要確定檔案儲存的年限，適時進行銷毀，清理已經失效的檔案。
簡明的檔案分類方法
我們的檔案可分為待辦事項檔、待歸檔、待讀檔、參考檔、名片檔和剪報檔六類，用於進行日常工作的處理。
共同分享：
a、用乙個特殊顏色的資料夾，把所有需要在今天完成的工作放在這個資料夾裡面，並做到日清日畢；
b、將乙個多頁資料夾按日期分為31天，將在未來日子發生需處理的檔案
按日期放在資料夾裡面，並在每天下班前將明天需處理的檔案放在當日需
完成的工作資料夾內，以免檔案丟失；
c、對於聽證會、招待酒會等重要工作要設立乙個專案資料夾，將相關資料
全部放在裡面，方便調閱和存放；
d、開設乙個包含航班時刻表、火車時刻表、酒店聯絡表、地圖等參考資料
的文件，用於日常使用。
2、 時間管理技巧
時間管理的基本思考過程
共同分享：
a、每天下班前列出明天的「應做事項」並按優先順序進行排列；
b、每週五下班前做出下周全周的工作計畫安排，並設定預計完成時間；
c、在工作空檔，計算全天尚未過完的時間，如發現自己在拖延，要將大計
劃分成數個小工作進行，並個個擊破；
d、在每天中思維最活躍的時間內做最有挑戰和最有創意的工作；
e、每件物品和檔案要有固定存放的位置，減少不必要的時間消耗；
f、學習拒絕的技巧。
3、會議管理技巧
會議按分類方式不同可分為定期會議、不定期會議；小型會議、中型會議、大型會議；公司內召開會議和公司外召開會議等七種。
會議管理的四個階段
了解會議目的；設計會議流程；會議執行與協調；會後檢討與跟催
共同分享：
a、 公司內召開會議：
——提前確定會議議程及各項議程的匯報人和匯報時間，儘量減少臨時議題，並將會議通知提前三天發給與會人員；
——檢查投影機、白板用品、冷氣開關等物品，做好會前準備工作；
——在會議室準備乙個時鐘，提醒與會人員會議召開的時間。
b、 大型會議：
——在會議前期制定出一套詳細的會議規劃流程，確定會議地點、參會人員、會議預算；
——送給客人的禮物一定要提前預訂或者購買；送給外國客人的禮物最好是本國特產物品，並且最好是獨一無二的。
4、為上司安排行程的技巧
行程安排一般分為事前準備、出發當日物品檢查、出發後工作處理及回
來後工作處理四個階段。
事前準備階段：即提前做好上司出差期間的日程安排、上司名片準備、公
司聯絡**表準備等工作；
出發當日的工作：提前做好車輛安排、檢查是否有遺漏的物品；
出發後工作處理：處理例行檔案和信函、出差期間**留言記錄、安排上
司回來後的約會、做好來往檔案和信函的分類和記錄；
上司回來後的工作：**留言和信件分類交給上司、處理出差費用報銷等
工作。共同分享：
a、提前做好機票、身份證、信用卡等相關證件的備份，以備不時之需；
b、通知要在上司離開前必須見他的人，保證工作時效；
c、公司的緊急工作請示，可由司機接機時直接帶給上司；
d、設立專案資料夾，將上司出差期間需要匯報和公司發生的重大事情做以
整理，形成出差期間公司工作情況匯報檔案。
三、辦公室禮儀規範
1、**禮儀與應對技巧
在公司的經營發展中**扮演著內外連系工作的第一線角色，客戶滿意與否，常常在這一線之間。因此，良好語言規範的使用便成為解決問題的有利工具，一旦使用不當就會形成困擾。
共同分享：
a、**響過三聲後再去接聽，在三聲響鈴過程中除錯自己的心態，以愉快的聲調去接聽**；
b、接聽**時首先說出自己的正確身份（自己的名字、所在部門或者公司
名稱）c、注意聽，並認真的回答對方所提出的問題，不要匆忙，這樣能迅速在對
方心中建立好的印象；
d、讓對方先結束談話，待對方結束通話**後再將話筒放回去是**接聽的一
種基本禮節；
e、同時接聽幾個**時，注意將等待的話機設成**錄音，以免洩露公司
機密；f、在日常工作中編制一本常用的**號碼簿；
g、在接聽**時禁忌不理不採、冷淡敷衍、語氣不耐、出言頂撞。
2、客戶接待禮儀
共同分享：
a、 在接待客戶時，給人的第一印象應該親切、微笑、誠意；
b、 對到訪的所有客人都應該一視同仁；
c、 在客人等候時要奉上水和公司刊物；
d、 引導客人應配合客人的步調；走路時應該讓客人走在內側；走樓梯時上
樓跟隨在客人後面，下樓走在客人前面。
「工作無止境，學而知不足」。兩天的培訓結束了，很多在工作中遇到的問題和困難都在課程中找到了答案，它使我懂得了秘書的真正含義，了解了秘書工作的附加價值，使我更加有信心的去做好我的秘書工作。
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