檔案管理工作程式
一、檔案工作的基本程式
一般分收集、整理、鑑定、保管、統計、編目與檢索、提供利用、編研等八個環節。
二、檔案工作各環節的工作程式
1收集：收集是檔案管理的起點和開端，是整個檔案管理工作的基礎。
1．1工作內容：
a收集各部門文字處理完畢和分散在各部門領導，個人手中或散失在其它地方的各種形式和載體的檔案材料。
b收集各項工程自始自終所形成的各種形式和載體的檔案材料。
c收集精密儀器和貴重裝置的隨機資料(如說明書、合格證、裝箱單、線路圖、操作規程、除錯的備件清單)驗收記錄及效能鑑定書。安裝除錯時的原始記錄，技術操作規程等檔案材料。
d收集會計憑證、帳冊、報表。
1．2工作步驟
a文件從收文和自製檔案材料形成起，做好分類收集工作。
b科檔從接受工程開始，由科技部門下達工作令，明確建檔計畫及要求和責任者。
c檔案部門及時發放檔案專用紙和歸檔鑑定、移交登記表。
d檔案部門平時做好對檔案形成、積累的監督、指導和檢查工作。
e歸檔時必須填寫交接清單，交接無誤後簽名蓋章以示負責。
1．3質量要求
a收集歸檔檔案材料要完整、準確、系統、齊全。
b製成材料要優良，字跡線條要清晰，歸檔材料必須用蘭黑墨水或碳素墨書寫。
c歸檔材料必須是原件，歸檔材料是影印、列印件者與原件一起歸檔。
d歸檔材料要符合各種類檔案材料的標準要求。
2整理2．1工作內容
a將收集來的檔案材料按各類歸檔制度的要求，進行整理，使歸檔材料達到標準化、規範化、程式化。、
b對組成的案卷進行分類、編號，建立起固定的存放秩序。
2．2工作步驟：分檔案材料組卷和案卷整理二部分：
a檔案材料的組卷步驟：將收集來的具有儲存和利用價值的材料進行分類組卷——劃分保管期限——抄卷內目錄——裝訂——編頁號一一擬標題——填寫案卷封皮(封面和背脊)——填寫備考表。
b案卷整理的步驟：分類排列——編案卷目錄——編檔號。
2．3質量要求
a分類要正確，卷內檔案和案卷的排列要符合檔案形成的客觀規律，保持檔案之間的有機聯絡。
b裝訂要整齊、牢固、美觀，便於保管查閱和利用。
c案卷的封皮(封面和背脊)，目錄(卷內目錄和案卷目錄)備考表，填寫要完整、清晰、正確，題名要簡潔明瞭。
d編號(檔號和頁號)要符合各類檔案的標準規範要求。
3鑑定3．1工作內容
分初始鑑定和後續鑑定二個階段，主要任務是：
a對檔案的完整性、正確性，系統性和外觀質量，簽署質量等方面進行檢查。
b對其儲存和使用價值進行鑑別，確定保管期限。
c編制保管期限和銷毀清單及處理銷毀的檔案材料。
3．2工作步驟
a成立鑑定小組，以總工為主。
b制訂和修訂各類檔案的保管期限表。
c具體鑑定：
(1)初始鑑定：收集時首先鑑定是否有儲存價值，歸檔後再按其價值大小
確定保管期限。
(2)後續鑑定：定期對已過保管期限的檔案進行再鑑定，確定其存毀問題。
d鑑定結束後寫出鑑定報告並編制保密期限表和銷毀單。
e審批及處理，對科研、工程專案成套銷毀後，應留有痕跡，選有關材料(如總圖、說明書、鑑定報告等)做成簡易檔案，作歷史憑證。
3．3質量要求
a鑑定檔案的價值，要用全面的、歷史的、發展的觀點，防止片面性和實用主義。
b鑑定的方法，一般採用直接鑑定法，逐份逐張地鑑定檔案。
c鑑定結論正確，銷毀檔案手續齊全。
4保管4．1工作內容和步驟
a首先將整理好的案卷，按分類要求存入檔案櫃，有醒目的標誌。
b對存放檔案的櫃進行編號，繪製庫房布置圖和檔案存放示意圖。
c對庫存盤案要定期清理，檢查其完整情況，借出的檔案要及時催還。
d對破損和字跡褪變的檔案進行修復和補救工作。
e做好庫房溫濕度記錄，並及時調整庫房溫、濕度。
f搞好庫房及其周圍的環境衛生。
g要制訂檔案的保管、保密和銷毀制度。
4．2質量要求
a庫房要有溫度控制，做到「三分開」，達到「七防」要求。
b裝具要符合標準，存放科學合理，排列整齊，標引醒目，調閱方便。
c要符合安全和保密要求。
5 統計
5．1工作內容和步驟
a掌握家底，全面統計各門類各種載體檔案的數量，
b做好當年各門類各種載體檔案的接收移交、鑑定、銷毀、保管期限的數量統計和密級檔案的數量統計。
c做好檔案日常借閱人次和數量統計。
d做好檔案複製、修改、影印、數量統計。
e做好檔案發揮效益情況的統計。
f每年要進行檔案機構、庫房面積、管理裝置、人員素質、業務培訓情況統計。
g經常開展統計分析，了解動態，不斷提高檔案管理水平。
5．2質量要求
a統計工作要做到準確、及時、科學和連續。
b統計要符合國家檔案事業統計年報[國檔發(91)31號]要求和行業主管部門提出各種統計的要求。
c各類目錄和帳冊的登記要字跡清楚，統計準確，做到帳物相符。
6 編目與檢索
6．1工作要求：編目與檢索是互相關聯的，編目工作是編制檢索工具的依據。
具體要求：
a通過編目工作反映整理成果，固定排列次序，
b通過編制檢索工具做好檔案管理工作和提供利用工作。
6．2工作內容和步驟
a編制卷內目錄。
b編制案卷為單位的總目錄。
c按內容性質和重要程度編專題目錄和重要檔案目錄。
d根據工作需要，編制其它各種目錄，卡片和索引。
6．3質量要求：檢索工具要標準規範，書寫清晰，準確，便於查詢。
7提供利用
7．1工作內容和利用形式
以利用者為服務物件，以庫藏檔案為服務手段，採用多種利用形式和方法，開發和直接提供檔案為各項工作服務。
利用形式有：
a借閱：包括出借、閱覽、送貨上門、**借閱。
b提供複製件(影印)。
c印發目錄、通訊、報導及彙編材料。
d諮詢服務，辦展覽會。
各類利用均需辦理審批、登記手續，並應做好利用效果資訊反饋登記。
7．2借閱步驟
出示證件(含審批的證明)——查檢索工具(目錄或卡片)——庫房查詢一一借閱登記——歸還驗收登出——入庫房。
7．3質量要求
a提供服務要做到主動熱情、耐心、周到、細緻。
b熟悉檔案內容和存放位置，能迅速、準確地提供利用。
c檔案利用要符合保密和安全規定。
7．4借閱原則：
要嚴格遵守保密制度，保密資料須經主管領導批准後方可借閱，借出後不得影印，用完及時交還。
8編研8．1工作內容
a彙編檔案檔案
b以檔案內容為依據，編寫參考資料，如全宗介紹、組織機構沿革、大事記、基礎數字彙編等。
c直接進行學術研究，如編史修志、撰寫學術著作和文章。
8．2工作步驟
a選題：根據檔案資源，社會需求和編研力量而定。
b取材：素材的選取和材料的考訂(準確性、真實性和有效性)。
c素材加工，輔文編撰：確定體裁，加工格式，加工規範，正文加工和輔文編撰。
d總纂與審校：核校、總纂、審查、批准。
e印製發布。
8．3質量要求
a要尊重檔案原件內容，維護檔案資訊的原貌，不得任意修改和杜撰。
b編研材料和資訊內容要具有適用性和先進性。
c緊密結合客觀需要進行編研。
附：檔案管理工作程式、工作內容和質量要求。
檔案員崗位責任制
一、認真學習宣傳貫徹執行《檔案法》和上級頒發的有關檔案工作的法規、條例、標準、規範、制度等
二、做好檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和利用工作。
二、對文邯處理利業務部門文什材料的立卷歸檔l：作進行指導利監督。
四、及時進行檔案的鑑定工作，對已超過保管期限的檔案提山存毀意見。
五、開展編研和計算機管理小作，開發資訊資源，編制必需的檢索工具和參考資料，做好檔案的開發利用借閱服務工作。
六、檔案部門必須貫徹執行黨和國家的保密、保衛制度，確保檔案的機密和安全。認真貫徹執行檔案的執法監督、檢查工作。
七、積極協助指導文書處理和兼職檔案員工作，辦理完成單位領導交辦的其它有關的檔案業務工作。
兼職檔案員的職責範圍
一、兼職檔案員在公司總經理的領導下，負責督促檢查和幫助指導各部門在業務工作中所形成的檔案材料(包括圖紙、**、聲像、軟體等)的收集、積累、整理與歸檔工作。
二、負責本部門處理完畢的檔案材料，按照所規定的各類檔案材料歸檔要求與歸檔範圍(1～5)進行收集、整理，保證檔案的齊全、完整。
三、兼職檔案員要定期檢查各項工程中間形成材料的保管、安全和參加成果鑑定、工程專案竣工驗收、裝置儀器開箱驗收等。
四、負責將本部門應歸檔的檔案材料，檔案在次年的上半年向綜合檔案室歸檔。科研、工程、裝置均在專案鑑定、竣工，裝置開箱驗收後按規定的期限內歸檔。聲像、**檔案於一次會議或一項活動結束半個月內歸檔。
兼職檔案員在檔案業務上受綜合檔案室的指導，並參加行業有關檔案專業法規檔案的學習等活動。
檔案歸檔制度
一、堅持檔案統一管理的原則，認真執行檔案管理制度，任何部門或個人不得據為己有。
二、 歸檔檔案材料必須齊全完整、準確，保持檔案材料之間的有機聯絡，區分儲存價值，分類整理、立卷。案卷標題簡明確切，便於保管和利用。
三、各類檔案材料的歸檔，應有文書部門或業務部門整理立卷。歸檔時問均按各類檔案材料歸檔要求與歸檔範圍(1～5)的要求執行。
四、歸檔份數，一般歸檔乙份，主要的或利用頻繁的檔案材料歸檔二份(如發文、打眼檔案等)。
五、凡歸檔的檔案材料，必須符合檔案材料的歸檔規定，嚴禁用複寫紙、鉛筆、原子筆、純藍墨水書寫歸檔材料，必須用碳素或蘭黑墨水書寫。
測繪成果及檔案管理制度
檔案管理工作程式 一 檔案工作的基本程式 一般分收集 整理 鑑定 保管 統計 編目與檢索 提供利用 編研等八個環節。二 檔案工作各環節的工作程式 1收集 收集是檔案管理的起點和開端，是整個檔案管理工作的基礎。1 1工作內容 a收集各部門文字處理完畢和分散在各部門領導，個人手中或散失在其它地方的各種形...
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1.測繪成果及資料人員管理制度 測繪成果及資料由專門的人員進行收集 整理 立卷歸檔工作，要做到收集齊全 完整，裝訂質量符合規範要求。檔案人員變動時，雙方要嚴格履行交接手續，交接未清不得離職以免檔案受損失。2 測繪成果及資料保密制度 定期組織有關保密教育材料，增強保密觀念和遵守保密紀律的自覺性，克服麻...
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