測繪成果檔案管理制度

第一條為規範測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果、資料檔案的安全，促進測繪成果的廣泛應用和檔案資訊化建設，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》並結合本公司有關規定制定本制度。

第二條適用範圍

對測繪成果及資料檔案的管理適用於本管理制度。

第三條職責

測繪成果檔案資料的管理，實行領導負責制，由單位分管領導負責，測繪成果檔案資料管理的部門（檔案室、資料室、列印室）具體負責實施，並指定專人負責檔案管理工作。

資料管理部門責任人表

第一條測繪成果及資料檔案根據國家要求，制定歸檔範圍及保管限期表（見附錄一）。

第二條測繪成果及資料組卷分類號統一執行國家規定的一級組卷分類號進行編號歸檔；歸檔的資料應當齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷檔案目錄並編制檔案著錄卡，案卷標題簡明確切，案卷質量符合國家有關規範、標準。

國家一級組卷分類號表

第三條不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。

第四條對歸檔的成果資料應做好完整的登記表登記，並錄入計算機中以便查閱，同時對將登記表進行統一管理儲存（登記表見附錄二）。

長期儲存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、原子筆、複寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期儲存。

成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴格清點和履行簽字手續並填寫移交（接收）登記簿（見附錄三）。

第七條資料載體每年輪流抽取不少於5%讀取檢查，發現問題及時更換載體或恢復搶救。第八條接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工作。

所有檔案必須登記，詳細到檔案級，盡量用資料庫或電子**進行登記。

保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質檔案資料及時上報領導並提出處理意見。

第十一條各部門必須設專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責分明，並應設定資料室和鐵櫃，存放測繪資料。

第十三條將測繪成果資料檔案工作列入總經辦工作日程，並由總經辦或其指派人員對檔案管理工作進行定期或不定期檢查，及時發現問題並協調解決。

第十四條歸檔流程見附錄四

第一條為了開發檔案資訊資源和企業的發展，更好地為社會主義建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結合本公司有關規定，制定本制度。

第二條檔案室應當根據工作的需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案檔案匯編和各種檔案參考資料，積極開發檔案資訊資源，為公司服務。

檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬於開放利用範圍。對外提供利用須經領導批准。

對各類檔案均按規定的查閱範圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內容，符合查閱條件的辦理手續後，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱覽者，須經主管領導批准。

本單位工作人員借閱本人職能範圍內的檔案，辦理借閱登記手續後方可借閱；借閱本人職能範圍外的檔案須經主管領導或檔案管理部門負責人批准，方可借閱。

利用者借閱檔案，須辦理借閱手續，填寫《檔案借閱登記表》（見附錄五）和檔案利用效果登記。借閱機密、絕密檔案材料，需經主管經理及保密責任人簽署意見，報總經辦批准後方可借閱（見附錄六）。

第七條利用檔案一般在檔案室查閱，確需外借利用者，須經檔案公司領導批准。會計檔案借閱，不得拆散原卷冊，並按期歸還。

第八條利用者必須注意保護檔案，不得拆散案卷，不得摺疊檔案，不得在檔案上圈點、勾劃或作其它標記，不得汙染檔案。未經許可，不得轉借他人和隨意複製、摘抄檔案。

科技檔案專案的臘底圖、計算單、概、預、決算檔案，概不外借；確需複製件的，須經公司有關領導批准並進行登記，用畢後需將複製件交回檔案室處理。

未經檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、複製所查檔案內容，其中涉密內容需抄錄、複製，要經主管領導批准，且只能在檔案閱覽室內進行，利用者對涉密內容要負責保密。

測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不准拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加註、勾抹、塗改、圈劃、汙損等，未經許可，不得摘抄或複製檔案，不得向無關人員洩露檔案內容。

借閱國家密級測繪成果，不得擅自複製。確因工作需要複製的，須經國家密級測繪成果提供部門批准，並按原密級進行管理。

第十三條查閱者應按規定及時清退檔案，清退檔案時，檔案人員必須當面嚴格檢查核對，如發現與原卷冊不符，須酌情處理。

第十四條查閱者必須保守檔案機密，凡損壞檔案和私自洩露檔案內容，給國家、公司（集體）、個人造成損失和惡劣影響的，應按《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關規定辦理，情節嚴重的要追究其法律責任。

第十五條檔案室應注意蒐集檔案利用效果反饋資訊，不斷總結開發利用檔案的經驗，進一步做好檔案開發利用工作。

第十六條借閱流程見附錄七

第一條為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，使檔案更好地為社會和公司服務，特制定本制度。

第二條保管檔案必須有專用庫房，並設專人負責管理。庫房內應採取有效的防護措施，保證檔案安全。

第三條檔案室是保管檔案專用區域，任何人不得在檔案室內存放與檔案管理無關的物品。

第四條檔案櫃（架）排列應與窗戶垂直，櫃（架）與櫃（架）、櫃（架）背與牆壁保持一定的距離。

檔案案卷按檔案門類和載體進行各項目錄編制規定（總目錄、分類目錄、卷內目錄等）科學分類、排列、編號入櫃（架），有序管理，不得任意挪動案卷的位置。案卷調出利用或加工整理，返還時必須及時歸回原處。

檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存盤案調出室外及日常的調閱、歸還。

對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理後方可入庫。

檔案室內應備有溫濕度計和記錄本（簿），堅持每日觀察記錄，做好溫濕度調控工作，維持良好的保管環境並不斷改善保管條件，檔案庫房內應當安置溫濕度計。環境的溫濕度應相對穩定，庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在40-60％之間。

光碟或磁介質檔案應用防磁檔案櫃存放。

檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等「八防」的裝置和措施，宣傳貫徹上級有關安全防火的規章制度，樹立防火意識。

檔案室管理人員每年春末在檔案櫃（架）內建放防蟲藥品，並定期進行檢查，發現情況及時處理。

檔案室應安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強防火、防盜工作。檔案室周圍要滅絕火源，下班時要關閉電閘。室內嚴禁吸菸，嚴禁將易燃易爆物品帶入檔案室。

要經常檢查庫房有無火災隱患，發現問題及時向領導報告，以便採取有效措施，防患於未然。

定期檢查消防器材並定點放置，管理人員要了解其效能並能熟練使用。

檔案室管理人員必須保持檔案室的安保效能，不得損壞任何安全設施。檔案室內的白熾燈不得任意更換成日光燈，不得自行任意變動照明線路。

不准擅自安裝電器開關和其他電器裝置，嚴禁亂接、亂搭臨時線。

第十七條檔案室照明不採用自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不得隨意拉開。

第十八條檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內清潔衛生工作。

第十九條檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進行，其他人未經允許不得隨意進出檔案室。

認真學習、貫徹《檔案法》及《保密制度》，嚴格執行檔案工作的規章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。

檔案管理人員簽署保密協議。

忠於職守，負責完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計等各項具體工作。

積極開發檔案資訊，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產、科研等各項工作服務。

負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。

負責檔案庫房的管理，做好「八防」工作，確保檔案的完整與安全。

熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為使用者提供服務。

積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提高自身業務素質和崗位工作質量。

加強團結協作，遵守工作紀律，嚴格執行各項工作制度。

嚴格遵守保密制度，做好公司秘保證公司的機密安全。

第一條為了優化檔案室藏檔案，加強檔案的保管和有效利用，按照檔案管理的有關規定，對己超過保管期限的檔案，應本著「審查從細、留存從寬」的原則，及時進行鑑定銷毀工作。

第二條檔案鑑定銷毀工作必須在本公司檔案鑑定領導小組的領導下進行，小組成員由主管檔案工作領導和有關職能負責人及檔案室人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔案內容有關的職能部門共同進行。

第三條測繪工程鑑定檔案必須按照公司頒布的《檔案保管期限表》進行。

鑑定檔案採用直接鑑定法，以案卷為單位，對檔案的內容、名稱、**、完整準確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑑定。對重新考證、修訂的應在案卷備考表中說明。對鑑定結果要寫書面報告。

需延長保管期限的案卷，要在有關目錄及案卷備考表中註明

銷毀檔案必須從嚴掌握。慎重從事。鑑定結束後，對確無儲存價值需要銷毀的檔案，應登記造冊，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經主管領導和檔案室審查後簽字蓋章，報公司審批或備案，再銷毀。

銷毀檔案要派兩人以上監銷，並在指定地點銷毀，防止檔案遺失和洩密。銷毀人、監銷人、批准人、鑑定小組人員均應在銷毀清冊上簽字，以示負責。

對保管期滿但屬國家重大工程專案的測繪檔案，要根據需要適當延長保管期限。

應銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙**。

銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經省測繪行政管理部門批准。

被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤，為防止遺失和洩密，嚴禁將檔案賣給廢舊物資收購部門或收購人員。檔案被銷毀後，監銷人員須在銷毀清冊上簽字確認，以示負責。

測繪成果檔案管理制度

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測繪成果及檔案管理制度

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