各種各樣的商業報告，如調查報告、工作計畫、檢驗報告、進展報告、申請報告、工作總結等是管理人員工作中常見的、也是不可或缺的書面溝通手段。
但由於大多數的商業報告都是一副嚴肅的面孔，又有一些格式上的要求，因而許多管理人員都認為寫這玩意是專家幹的，自己則大多唯恐避不及。
其實，報告可以幫助你向上級報告進步的成果、記錄事件過程（以備將來參考）、推銷你的構想。除此之外，報告還能清楚地記錄你的思考過程，顯示你的能力。
a、寫商業報告的目的
不論寫哪一種報告，都要有明確的目的。無目的的報告毫無意義。撰寫商業報告通常有三種目的：
* 提供資訊。如介紹新產品，說明銷售情況、人事現況等等。
* 影響他人。如為爭取合作或支援的內部報告；為推銷產品或維持良好的關係而寫給客戶的推廣報告。
* 記錄一些事情。如「口說無憑，立字為證"。
b、商業報告的內容結構
商業報告的基本內容包括：
* 封面；
* 標題；
* 概要；
* 目錄；
* 主體部分；
* 結論和建議；
* 撰寫人、時間；
* 引言；
* 鳴謝單位和人員；
* 附錄。
c、撰寫商業報告
操作步驟
* 通盤考慮報告內容——包括報告的目的和讀者，風格、語氣、蒐集資料、草擬大綱和初（腹稿）。
* 明確閱讀報告的人——上司或他人的上司、同事、部屬、顧客，或綜合以上物件。
* 選定報告的風格——正式或非正式。
/ 一篇正式的報告必須依照一定的格式——通常都是公司規定的格式，比較刻板，語氣通常比較拘謹，也少用人稱代名詞。
/ 如果你寫的報告是要給廣大消費者看或者確定不了用什麼風格，最好試一下用正式的格式。
/ 如果你的報告是要給助手或同事看，最好用非正式的格式（不需要封面、目錄、附加資料等等）與輕鬆自然的語氣。
安排內容——想給對方傳達什麼資訊？
* 進一步闡述事情；
* 工作、產品質量、市場等的評估；
* 報告事件的細節；
* **結果或發展；
* 報告進展情形；
* 說服他人採取行動；
* 說服他人決定立場。
收集資料
* 公司檔案材料。如報表、統計資料、專題研究報告、公司信函等；
* 個人觀察資料；
* 問卷調查所得的第一手資料；
* 圖書館——可以找到的書籍、報告、報紙、商業刊物、各種雜誌、研究報告、各種經濟統計資料等。
擬定報告大綱。
* 第一步，來一場「腦力激盪"：不需做任何分析，用最快的速度把你腦袋裡面關於這個主題的想法通通列出來。
* 第二步，將這些想法用不同的小標題分組歸類，這就是初步的大綱。大綱的格式有：
①標題大綱——以簡要的字詞列出主題和重點。
②句子大綱——以完整的句子列出主題和重點。
③段落大綱——以一段文字列出主題重點（通常除了很簡短的報告之外，很少用到這種格式）。
寫作方式
* 由廣泛到深入——將最複雜的資訊放在報告最後。
* 由已知到未知——以讀者已知的資訊做為討論的起點。
* 按重要程度排列——由最重要的資訊開始介紹，或者由最不重要的資訊開始。
* 按時間順序排列——由過去到未來，或由現在追溯過去。
* 按因果關係發展。
* 按正反意見談論。
* 按說服對方的程式發展——敘述問題，列舉解決方案，舉例證明方案的可行性，提出建議性的行動計畫。
動手寫報告。
* 打草稿——以「標題大綱"為基礎，把每一組重點字詞擴充套件為乙個句子，以用來作為每個段落的第乙個或最後乙個句子。
*分段——突顯重點或改變主題方向。
完稿收尾。
*做封面——除非公司規定，否則不需要加上封面。一般說來，封面上的資訊與首頁相同。
*做標題頁。包括：
①這份報告的名稱；
②作者的名字（有職稱或頭銜）；
③送交日期；
④公司名稱（及住址）；
⑤部門名稱；
⑥本報告的檔案號碼（如果已經指定的話）；
⑦授權或要求寫這篇報告的人或單位名稱；
⑧留給授權者或批閱者簽名的空白處；
⑨主要的讀者姓名。
寫簡介或前言——簡介是全文的第乙個部分；前言則是有關整篇報告的介紹。
做目錄。
寫摘要——節錄內容中的重要結論，但不舉例加以說明或證明。摘要是全文的縮影。
寫報告呈交信——開頭，明確說出報告的名稱；中間，提醒讀者注意報告的重點；結尾，表明你樂意回答任何問題，並願意與讀者面對面進行討論。
做頁面——大標題、小標題、字行距、圖表及頁碼等。
設計報告的外觀——有吸引力，符合內容性質。
最後的修改和完稿。
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