1.目的
建立各類檔案記錄頒布、更新、發放、**、歸檔、儲存、銷毀等一系列管理標準程式，保證記錄使用過程準確無誤。
2.範圍
批記錄、各類檔案、台賬等
3.責任
頒布部門、實施部門、實施者、質量技術部門對記錄實施負責。
4.內容
管理原則：檔案、記錄準確無誤、使用最新版檔案、批准使用的檔案是一切「行為」的準則，具有「法律」效力，任何人無權任意修改，並必須嚴格執行。
4.1檔案、記錄的頒布、發放與**
4.1.1 頒布、發放：各類檔案、記錄複製核對無誤，由制定人，審核人，批准人簽字（簽章）後即可生效頒發。
4.1.2每次頒發給各部門及收用人時，收發雙方須在「各類檔案發放記錄、收回記錄」上簽字，並註明：檔名稱、編號及發放份數編碼、收件部門及收件人、收件日期、發件人。
4.1.3 新檔案、記錄生效使用，前版檔案、記錄必須交回。
4.1.2 **：檔案由於以下原因而宣布廢止，停止使用時必須及時**。
1）檔案進行了修訂，且新修訂的文字已被批准使用，則原檔案自新檔案生效之日起廢止，要及時**。
2）檔案發現錯誤，影響產品質量，必須立即廢止，並及時**。
4.1.2.1檔案收回時必須在各類檔案發放**記錄上簽字，要註明：交回檔案的名稱、編號（版次號）及份數編號、交回部門及交回人、交回日期、收件人等。
4.2 檔案、記錄的歸檔
4.2.1 所有各類檔案的原件必須及時歸檔、備查。
4.2.2 檔案歸檔後要及時填寫歸檔記錄，註明：歸檔檔案名稱、編號、頁數、檔案類別、檔案的附件名稱、頁數（包括修訂記錄會稿單等）、歸檔部門、歸檔人，歸檔日期、收件人。
4.3 檔案、記錄的儲存
4.3.1 管理評審記錄和內審報告以及糾正與預防措施報告，儲存期為三年。
4.3.2生產件批准檔案、裝置及工裝檔案、**商檔案，儲存期為服務期再加一年。
4.3.3質量執行狀態記錄如控制圖、檢驗和試驗結果等，儲存期為產生的當年加乙個日曆年。
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