銅陵榮勝特種畜類養殖專業合作社
檔案管理制度
第一條為推進合作社檔案管理工作的規範化、制度化，保障檔案的安全保管，特制定本制度。
第二條合作社辦公室負責合作社檔案工作，負責檔案的收集、整理和保管工作。
第三條合作社檔案包括：
（1）合作社社員登記表和社員名冊資料；
（2）合作社章程、內部各種制度文字；
（3）合作社工作計畫、工作總結和重要活動方案；
（4）合作社社員、社員小組、工作機構的請示報告，合作社專案申報材料，申請報告，對外經驗交流材料，社員來信來訪材料，以及往來的各種文書資料；
（5）合作社的社員(代表)大會、理事會、監事會會議記錄、工作紀要和會議決議；（由合作社專人負責記錄整理，並送理事長或專職總經理定稿後存檔）
（6）合作社在生產經營活動過程中形成的會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業資料；(除按本制度外，還必須按照國家統一的會計檔案管理辦法嚴格管理)
（7）合作社所簽訂的各種合同、協議；
（8）新聞**報道本合作社的文稿；
（9）其他有儲存價值的各種資料（辦公室視情況而定）
第四條所有的文件資料必須是有關手續辦理完畢後的最終資料。
第五條歸檔材料必須用藍色或黑色鋼筆書寫，文字清晰，對於確實不能使用原件者，應使用影印件歸檔。
第六條凡歸檔的檔案資料必須完整、真實，遵循檔案的形成規律，進行科學的分類、編目、登記和必需的加工整理。
第七條整理的材料須統一規格：
（1）書面材料以a4型紙為統一規格；
（2）除書面材料外應備份電子文件、電子檔案；
（3）**、磁帶、碟片等影像材料應註明內容、時間、地點及主要參加人員等，與書面材料分開存放。
第八條檔案的查（借）閱必須嚴格履行登記手續，註明借閱人姓名、位址、****、借閱事由、借閱內容及借閱期限等。對於會計憑證、會計帳簿和重要、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件使用。
第九條任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換等破壞檔案完整的行為。
第十條合作社按照國家規定確定檔案儲存期限。檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案保管人員、財務人員、理事長、監事長共同鑑定，嚴格審查，編造檔案銷毀清冊，經社員(代表)大會同意後銷毀。
第十一條合作社配備防火檔案箱，對檔案實行集中管理，確定專人負責檔案保管和文件的傳遞。
第十二條檔案保管人員離任要編制移交清單，移交人、接收人、監交人要簽字蓋章。
第十三條本制度自2023年7月11日起實施。
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