為規範各部門例會，促進西安交通大學學生會各部門各項工作高效完成，特制定本制度，內容如下：
一、學生會各部門每兩周舉行一次例會，會議地點在西安交通大學學生會辦公室，每個學生會成員都有參加例會的責任和義務，必須按時到會，不得無故缺席或遲到；
二、各部門例會時間
夏秋：9:50—11:00春冬：9:20—10:30
春、冬季時間自10月1日始，次年5月1日止；夏、秋季時間自5月1日始，次年10月1日止。
三、例會紀律
1.成員必須佩帶工作證參加例會；
2.成員著裝時，須整潔大方,不准穿拖鞋、短褲，嚴禁袒胸赤身；
3.成員不准抽菸、吃東西，不准大聲喧嘩，提倡文明用語，不准說髒話，不得吵鬧交頭接耳，嚴禁酒後參加例會，嚴禁例會時追逐打鬧。
4.例會的內容應當積極健康，任何人不得利用例會宣揚反動言論，不得有任何違反國法、校規的言論或行為。
5.會議中不得接聽**，手機須調至靜音或關機。
四、例會過程及內容
1.各部長應提前商議會議內容，做好會前準備，把握好會議過程；
2.例會要直截了當，高效進行，反對會議形式主義，嚴禁故意拖長例會時間；
3.幹事匯報工作或作總結必須簡明扼要；
4.與會者應積極參加發言；
5.會議負責人及辦公室外派幹事應積極做好會議記錄，會議記錄應完整準確地反映會議內容，以便使上級人員能更好地了解學生會發展動態。會後，會議負責人須認真閱讀會議記錄並確認簽字，後由辦公室妥善儲存。
五、會議結束後，與會人員應將各物品放置原位，將辦公室整理復原後方可離開。部長關燈鎖門。
六、例會考核制度
1.例會前與會部長、幹事須及時在會議記錄上簽到。
2.遲到二十分鐘以上者作缺席處理，兩次遲到作一次缺席；
3.早退二十分鐘以上者作缺席處理，兩次早退作一次缺席；
4.幹事若不能準時到會，須提前向會議負責人，即各部部長（主任）請假，參加例會不得無故遲到、早退；部長（主任）若不能按時到會，須做出符合事實的合理解釋，並應作為其一部分，記錄在會議記錄的備註欄中。
5.幹事無故缺席兩次者退部，部長（主任）無故缺席兩次進入考察階段。凡進入考察階段的部長（主任）將直接影響其表彰和晉公升。
6..推遲例會時間超過15分鐘以上應追究部長責任；
7.各部例會出勤應該認真嚴肅考核，確保人事工作順利進行。
七、需要臨時增開會議的部門，須向辦公室申請，並填寫《西安交通大學學生會辦公室使用登記表》，以確保臨時會議不與其他部門例會衝突。辦公室負責安排人員參會作會議記錄。
八、本制度由西安交通大學學生會辦公室制定，自頒布之日起執行，最終解釋權歸西安交通大學學生會辦公室。
二○○八年十月
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