浙江理工大學經濟管理學院社團管理委員會
部門職能簡介
一、部門職能
（一）辦公室
1. 負責組織並完成辦公室日常工作，靈活處理社團日常事務，完善辦公室辦公體系，增強成員服務意識，提高服務質量；
2．對社管內部各部門進行考核，做到公平公正，及時有效；
3． 社團管成員****、社團主要幹部****的更新與統計，要求實時更新；
4．社團管相關檔案的實時有效維護與管理，各社團資料的收集、整理與歸檔；
5．各類會議通知、資訊的**通知；
6．對各社團第二課堂學分申請名單進行初步認定，增強第二課堂學分的質量；
7．各社團活動場地的申請工作；
8．辦公室全體幹部工作績效的考評；
9．完成其他各項上級部門的布置的工作；
10．完成社管內部的各項活動的總結與記錄。
（二）財務部
1．做好與各協會會長和財務理事的溝通工作，及時了解協會活動的財務預算和協會內部的財政狀況；
2．協助各協會財務理事對本協會的資金進行更加有效的管理，並督促各協會財務理事做好協會的財務收支記錄；
3．指導各財務理事正確填寫收據發票等收支憑證；
4．在每月月初向各協會及社管內部各部門收取預算表（預算表電子稿傳送至財務部內部郵箱jgsg_ ）；
5．在每月月底向各協會財務理事收取月財務報表，如實反映協會月度收支情況（財務報表電子稿傳送至財務部內部郵箱jgsg_ ），財務部會對所有社團的財務報表進行整理和彙總，並在每月8-10號予以公示，以提高社團財務的透明度；
6．對於社團管理委員會和協會活動後的相關收據發票，提醒其財務理事或負責人在該收據發票開據的乙個月內上交財務部，如有填寫不規範的地方，予以糾正；
7．將整理彙總後的財務報表和收據發票等上交給分管主席審核（有關資料可在財務部公共郵箱 key:86843110 查閱）；
8．負責各協會及社管內部的發票報銷工作；
9．於學期末向社管各部門收取相應資料，整理彙總完成本學期社團考核，保證考核公平公正；
10．每個月定期對社管內部的物品進行清查，並負責物品出借。
（三）宣傳部
1．審核監督學院社團日常新聞稿件和**的編輯工作；
2．及時上傳更新學院社團以及社管內部的活動稿件和活動**；
3．收集每月社團的活動資訊，協助廣策部製作活動預告；
4． 定期對社團的活動資訊和新聞稿件進行整理，開展社團月刊的編輯發放工作；
5．進行社團人物訪談活動；
6．定期召開協會宣傳培訓，開展一系列的培訓工作；
7．通過人人網、微博等進行實時網路宣傳；
8．每月月末對整月的活動進行整理宣傳；
9．承辦社管內部活動；
10．社團、社管宣傳**製作等。
（四）廣策部
1. 負責經濟管理學院社團管理委員會活動的宣傳；
2. 審核經管社團管理委員會及各個協會日常活動橫幅的申請；
3．審核製作經管各協會活動海報，製作經管社團管理委員會日常活動海報；
4. 審核經管各協會的宣傳單，製作社團管理委員會內部宣傳單；
5．負責經管社團管理委員會內部及協會的活動預告；
6. 負責社團管理委員會大型活動舞台設計及製作。
（五）企劃部
1. 審批社團活動，在活動舉辦前為協會活動做好把關，以精簡社團活動，提公升社團活動質量，協助社團打造社團品牌；
2. 考核社團活動，通過對活動的考核為社團活動的舉辦建言獻策，以更好的提公升社團舉辦活動的能力，為社團的發展助以一臂之力；
3. 承辦院重點專案立項，旨在協助社團發展，為立項成功的專案給予經費支援，同時為社團打造乙個展示社團風采的平台；
4．協助社團申報校重點專案立項與校每月之星活動，運用協助社團修改策劃，答辯***等方式，完善參報專案，對參選活動進行包裝；
5．舉辦策劃研討會，通過協會與社管面對面交流的形式，為協會提供建設性的意見，更好的提高協會活動質量；
6．策劃培訓活動，邀請各個協會相關人員進行系統的策劃培訓。由此提高協會策劃撰寫質量；
（六）公關部
1．為社管以及有需要的學院社團提供各種活動的禮儀接待工作；
2．定期召開社團人論壇，促進各社團人之間的交流與合作；
3．每學期對學院各社團進行會員滿意度調查，及時反應社團發展狀況；
4．負責生日祝福簡訊，向社團人傳遞社管的祝福；
5．與企劃部共同完成會員反饋工作，幫助社團找到工作中存在的問題；
6．在遵循學院規定的學生組織跑商原則下，幫助有需要的學院社團進行社團活動拉贊助；
7．積極參與社管內部活動，保證完成其他部門及主席團傳達的工作任務；
8. 執行幹事培養與部門發展的雙向發展道路，招納優秀幹事服務社團工作，培養幹事個人各項素質技能。
（七）人力資源部
1. 社管人事考核，根據考核條例對社管的部長、幹事進行日常考核，使社管更有紀律性，規範性。同時輔以考核反饋制度，使被考核者對自身有良好認知，提公升綜合素質；
2. 社管幹事培訓，在培訓中加強不同部門間幹事與部長的交流，培養團隊協作能力，增強對組織的歸屬感。同時通過演講、辯論等培訓，在競爭中鍛鍊思維分析能力，培養演講辯論能力，挖掘幹事潛力；
3. 社管幹部培訓，通過與主席團、部長的溝通交流，提高部長自身的素質與修養，增強團隊凝聚力；
4. 幹事之星的人才激勵制度，提供給優秀的社團幹事乙個展示自身風采的平台並給予幹事工作上的肯定，調動工作積極性；
5. 讀書、電影等分享會的開展，鼓勵幹事表達自身觀點，開闊幹事的視野，加強溝通與交流；
6. 積極協助其他部門的工作，同時針對各部門需要進行內部小培訓，加強與其他部門的聯絡。
二、相關工作流程
（一）辦公室
1.場地借用
流程（具體參見場地借用流程圖）：
注：（1）辦公室向相關老師提交申請後若仍有變更，應及時向辦公室說明，自行承擔因此造成的後果，並在協會年檢、星級評定、優秀社團評比中做扣分處理。
（2）週末、節假日不予場地申請。
（3）文化廣場和各教室至少提前3天申請，學生活動中心412、6號樓105和學生活動中心五樓多功能廳提前15天申請，大劇場、小劇場提前1個月申請。
（4）場地審批通過後需上交場地借用單：教室的借用單于活動當天交到2號北樓113室，並領取多**裝置使用卡（活動結束後及時歸還）；學生活動中心和文化廣場的借用單需至少提前1天交到學生活動中心109值班室。
（5）若活動取消，請提前至少1天到相應值班室找相關負責場地的老師說明取消原因，道歉後取回場地回執單的存根，同時上報辦公室說明所取消的活動。自行取消活動未上報者將予以相應扣分，直接影響社團年度評優。
2．會議通知、簽到與記錄
（1）會議期間應遵守會議紀律，手機調成靜音或關機，不得喧鬧。
（2）與會人員若未能參加會議，請向相關人員請假，並及時將請假條上交辦公室備案。未及時上交請假條即記為無故遲到或未到。若開會遲到或者未到，將予以記錄並做相應處理。
（3）幹事請假由正副部長批准，正副部長請假由分管主席批准，副主席及會長請假由主席批准。
3. 資料收集、整理與歸檔
（1）相關負責人應按通知及時上交資料，否則在考核中予以扣分處理。
（2）上交郵箱的電子稿檔名應清晰表明協會（部門）和檔案內容。（如：2013/2014學年經濟管理學院xx協會或社團管理委員會xx部門xx檔案）
（3）無特殊情況，資料應使用統一格式。
（二）財務部
發票報銷流程：
為增進經管社管與社團的合作，使大家方便有效的開展財務工作，在此社
管財務部對發票報銷流程作出詳細說明。
（1）購買場所
為了方便開發票，在購買物品前各協會財務理事應注意：購買文具類物品應盡量在一區晨光文具；列印影印檔案統一在輝煌**（晨光隔壁），以便小額的收據積累起來統一開發票，如直接可開出發票的則在任何地方均可購買。另除列印影印的發票可直接報銷外，其它物品發票均要附上清單並要蓋上商店的章。
注：超市小票即清單。
（2）發票格式
購買物品後應盡早開好發票（發票上要蓋上商店的章），並且在發票的背後
必須要詳細按順序註明社團(部門)的名稱、xx活動xx商品的xx用途以及
負責人姓名，最後請在落款處的單位名稱寫上浙江理工大學。
（3）發票上交
發票開好後應立即交給各協會的財務理事，理事審核後於每月28日21：00前交給財務部相關負責人，否則作廢，財務部部長審核並簽字後再上交給分管主席。校方對此進行審批後，合格的發票即可報銷。
報銷注意事項：
1）單張手填發票金額不能超過500元（手填發票上限是500元）。機打發票不要超過1000元。
2）上交的發票要求不連號。（連號學校不予報銷）
3）「活動用品」、「列印」的發票，金額在200元以上，要求附詳細清單，清單蓋章，貼於發票後。對於金額大的正面沒有寫詳細物品的收據，也要求附上物品清單。用銀行卡支付的，必須付銀行小票；現金支付的，必須付「本店無pos機」字樣，並蓋上商家的章。
4）食品、禮品、獎品不予報銷，同時對於餐飲發票、手機繳費發票等與社團活動無關的票據一律不予報銷。
5）上交的收據、發票上必須要有相關商家的蓋章。
6）生活一區晨光、輝煌**的收據可以上交，由社管財務部統一開發票，其它商店由各協會自行提供發票，如因某些原因而無法提供發票的，請在報表上詳細註明原因、活動名稱及用途。
7）橫幅（學校懸掛橫幅所支付的15元費用的收據不能開發票），直接計入橫幅的製作費用中，橫幅懸掛費不再單獨報銷。
8）開戶單位一定要填寫浙江理工大學，否則無法報銷。
9）在發票或收據的背後要寫明協會名稱、活動內容、物品名稱，並由相關負責人簽名。
（三）宣傳部
（1）社團稿件上傳要求
1）稿件文字部分必須以word形式，word命名成「社團名稱+活動+時間」，如「校未企蘋果計畫4.20」，**部分要以壓縮打包形式上傳至社團管理委員會宣傳部的固定郵箱；
2）如果稿件未達到基本要求，稿件會被退回原始傳送郵件並附意見，通訊員必須及時檢視並在當天或在次日上傳修改的稿件；
3）宣傳稿件必須在活動舉辦的三天前發到社團管理委員會宣傳部的固定郵箱；
4）如果新聞稿件的上傳時間與活動結束時間有五個工作日的長度，稿件會因具體情況而作廢，所以通訊員必須注意稿件的時效性。
（2）社團活動**拍攝要求
1）**一定要拍正，不要歪斜。**要求清晰，不能有模糊；
2）要把到場的領導拍進去，一般不能使用閃光，若實在需要，需事先與領導協商取得同意；
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2 負責版面 條幅 海報 通知的製作 3 聽從學生處的工作安排，配合其他各部做好各種宣傳工作。本著 內抓實效，外重宣傳 的方針，做好自律會的對外宣傳工作，努力提高本會的聲譽 4 各項活動開展現場的宣傳與布置 負責對活動現場的拍照工作 5 宣傳橫幅的審批 6 及時與網路與新聞編輯部做好相關工作的對接。...
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