辦公室的布置要素
辦公室的物質條件，應加以適當的設計，所有物質工作條件的主要要素為：(一)光線;(二)顏色;(三)**;(四)空氣;(五)聲音。這些要素不應分開設計，它們相互之間，不僅具有密切的關係，且與辦公室的位置、布置、設計、機械等也有關。
譬如，光線與顏色有關，而顏色又與辦公室的布置有關。因此，上述要素的設計應注意互相協調。
(一)光線
充足的光線是辦公室環境的重要因素之一。辦公室的光線應使工作人員易看且不易疲勞。只有光線充足、舒適，才能夠使工作人員減少疲勞、減少錯誤，做更多的工作，保持充沛的精力。
辦公室光線的**包括自然光、日光燈及白熾燈。自然光有益於心理的健康，但因早晚光線不一，因此需有其人造光以彌補光線不足。日光燈能提供大量的照明，最適宜辦公室布置。
辦公室光線系統的基本設計共有五種：直接光、半直接光、間接光、半間接光、直接間接光。其中，採用間接光或直接間接光較為優良。
適當地提高辦公室的光線的經費，是一種健全的投資。良好的光線約佔辦公室總工作成本的2%，而不良光線亦佔總工作成本的0.5%。
即僅增加總成本的1.5%，就在光線方面獲得舒適、準確及精神上的滿足。根據許多的研究顯示，能提供適當的光線，則辦公室的效率能提高10%-15%。
(二)顏色
顏色會影響人類的情緒、意識及思維。譬如顏色通常對於人類的血壓及性情產生重要的影響。某顏色對於某些人有舒適的感覺;另外的顏色卻有相反的效果，有些顏色使人心情放鬆;有些顏色則令人感覺鬱悶。
有些顏色能加速心智的活動;有些顏色則降低心智的活動。
黃色、橙色與紅色稱為暖色，這些顏色令人心理上感到溫暖與愉快。反之，藍色、紫色與綠色稱為冷色，它們令人感到平靜。淺黃色、灰褐色與象牙色等淡色，令人有適度興奮之感。
目前辦公室的顏色是趨向於單色化，亦即地板、增與窗簾的顏色要調和，然後再加上一種較鮮亮的顏色。譬如，先選擇桌子的顏色，然後地毯的顏色選擇與桌子的顏色相調和，而較地毯淡的顏色，可作為牆壁與窗簾的顏色。椅子或附屬品如圖畫、桌子附屬品、燈，則可愛要用鮮豔的顏色。
總之，地板的顏色宜較牆壁的顏色深，牆壁的顏色則應較天花板為深。會議會客室宜用黃色或赤色。辦公室夏季用藍色與綠色，冬季宜用黃色與橙色。
天花板的顏色，以白色為最佳。地板的顏色宜採用棕色，較不易汙染。桌面的顏色則宜淺。
下列地點的顏色採納原則建議如下：
普通辦公室：天花板宜用白色，面對職員的牆壁宜用冷色，其他牆壁的顏色宜用暖色如淺黃色。所有牆壁的顏色應注意互相調和。
會議室：以淺色與中性的顏色為最佳。 會客室：以歡愉的、中性的顏色為最佳。
走廊：宜用明亮的顏色，因其缺少自然光線。
休息室：男宜用藍色;女宜用淡紅色。
私人辦公室：深的和鮮豔的顏色，視主人之偏好而定。
地下室與貯藏室：宜用具有高度反射光線的顏色。
檔案的檢索工作
包括兩個方面：一是對檔案資訊進行系統儲存，即將檔案中具有檢索意義的特徵標識出來，按照一定的順序加以編排，形成檢索工具或檔案資訊資料庫的過程。二是根據利用者和管理者的需要，通過已經建立的檢索工具或資料庫從檔案群體中查詢所需檔案的過程。
1.儲存階段的主要內容
1)著錄標引
著錄標引是指將檔案的內容和形式特徵用可以識別的規範化的檢索語言反映出來的工作。對每件檔案著錄標引後形成的每一條記錄稱為乙個條目，每個條目都用一定的檢索語言進行標識。
2)組織檢索工具
組織檢索工具就是將著錄標引的條目加以系統排列而形成各種檢索工具或輸入計算機，建立資料庫的過程。
2.查詢階段的主要內容
1)確定查詢內容
確定查詢內容就是將利用者的需要轉化為各種檢索標識的過程。通過對利用者的需要進行分析，把他們的需要轉化成概念，這種概念可以借助於檢索語言轉化為規範化的檢索標識，形成各種可以查詢的檢索表示式。
2)查詢操作
檔案工作人員採用各種手段，根據檢索標識或檢索表示式，從檢索工具中找出利用者所需檔案的工作。
3.檔案著錄
檔案著錄是以單份檔案或案卷為單位進行的，是對檔案的內容和形式特徵進行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄的結果是編制出檔案條目，條目是編制檔案目錄的基礎，許多條目按照一定的次序編排組合，就形成檔案目錄。
隨著時間的流逝和資訊科技的發展，組織開始要求以更快的速度處理更多的資訊並作出更多決策。由於包括計算機和威力巨大的通訊裝置在內的新技術促使辦公室人員具有更大的資訊處理能力，管理部門就開始更加依靠辦公室工作人員了。單一部門辦公室的概念逐漸為乙個更廣泛的全公司範圍的資訊管理概念所取代了。
具體地講，辦公室工作是通過對組織中每一種管理職能的介入來體現出自身服務的。
1、計畫工作
這種管理職能就是分析過去和現在的有關資訊，估計未來可能的發展，由此制定行動方案，從而使公司能達到既定的目標。與此相應的辦公室工作範圍是為各種資訊處理業務確定方針和目標，如：
①通訊、檔案管理、郵遞和複製技術;
②物色合適的辦公室場所;
③用現代化的實用辦公家具、機器和裝置裝備工作區;
④為辦公室配備合格的人員，使辦公室工作順利而迅速地得以開展。
2、組織工作
這種管理職能是把全部經濟資源(工作、工作場地、資訊和職工)組合成可控的(可以管理的)組織單位，以完成各項具體的目標。與此對應的辦公室工作範圍是把辦公室組織的基本原則應用於確立職工間的工作關係，以最好的物質裝置和工作流程裝備職工，獲取最高的工作效率。
3、領導工作
這種管理職能是動員和指揮職工，使組織目標得以成功地實現。與此對應的辦公室工作範圍是：
⑴有效地指揮和監督辦公室的工作;
⑵選用一種切實可行的保持旺盛士氣的人事政策;
⑶制定辦公人事政策;
⑷對辦公人員進行培訓、輔導、提公升和酬償;
⑸為職工和上司提供通暢的通訊線路。
4、控制工作
這種管理職能是保證工作成果盡可能與組織的計畫一致。與此相對應的辦公室工作範圍是：
⑴制定、建立和改善行政辦公室的規章制度，以使在完成辦公室各項重要工作時有所遵循;
⑵對辦公室報表及其他用品的置備、編制和使用進行監督;
⑶估量已完成的辦公室工作並制定完成任務的標準;
⑷降低行政辦公室的業務費用;
⑸編制預算、報告和工作細則，用以降低和控制成本。
一、檔案收發工作
1. 收文
(1) 收到各類檔案、信函等，及時簽收、登記;
(2) 呈院領導批閱;
(3) 根據領導批示轉有關部門傳閱、處理;
(4) 將檔案原文存檔;
(5) 年終將檔案按類歸檔並裝訂成冊。
2. 發文
(1) 以成教院名義對外行文、發函須經辦公室審核;
(2) 辦公室將檔案呈主管院長審定並簽發;
(3) 辦公室統一編髮文號、列印、發放;
(4) 年終將發文存檔並裝訂成冊。
二、印章管理工作
1. 學院印章由專人負責管理。印章專管人員必須按照有關規定嚴肅用印，印章原則上不得帶出辦公室，印章專管人員調離時，應在有關領導主持下履行印章交接手續;
2. 凡以學院名義行文、發函、出具證明，必須由主管領導簽發，底稿留辦公室存檔;
3. 各部門使用學院印章必須履行登記手續;
4. 學生學歷證明、出國手續等重要證明用印，必須由學生主管部門專人負責簽字辦理，個人辦理概不接待。
三、車輛管理工作
1、學院車輛由辦公室統一排程。各部門因公需要用車時，需提前到辦公室登記;
2、因公用車時，不得因私改變行車路線，保證按時返回;
3、因公需長途用車時，必須報主管領導批准;
4、嚴禁出私車，更不得將車輛交給他人駕駛;
5、駕駛員應自覺遵章守紀，嚴格執行駕駛規程，保證行車安全，遇到突發事故應及時通報辦公室，按正常程式處理;
6、駕駛員應加強對車輛的維護和保養，日常車輛維修須提前報辦公室，經學院領導審核批准方可進行。
四、接待工作
1. 凡上級部門、兄弟院校及其它有關單位來訪，由辦公室負責接待;
2. 各函授站及其它相關部門來訪，視其來訪內容，由相關部門負責接待;
3. 外地客人需在學校住宿的，由辦公室聯絡安排住宿。住宿費用原則上由客人自理。
五、辦公裝置採購、使用、報廢工作
1. 學期初，辦公室根據各部門對辦公用品的實際需求，報請主管院長批准，統一購置、配備;
2. 購置固定資產須經院辦公會議研究、批准，由院辦公室統一採購，並辦理有關固定資產入庫手續;
3. 各部門的辦公裝置不得私自轉借、變賣或私自轉移;
4. 各部門因特殊工作需購置辦公用品，須報請主管院長批准，由辦公室統一購置;
5. 報廢固定資產須報請主管院長同意，經院辦公會議決定，由院辦公室統一辦理報廢手續。
六、督辦工作
1. 學期初，根據學校和學院工作安排，制定學期工作計畫，上報學校，下發至院各部門;
2. 在計畫執行過程中，根據院領導指示和實際工作情況，調整工作計畫內容;
3. 協調各部門工作，檢查、督促各部門執行計畫;
4. 學期末，配合主管院長檢查、督辦各部門計畫執**況;
5. 形成學期工作總結，上報學校，通報學院各部門。
國家職業技術鑑定秘書二級複習題
1．會議策劃方案的制定程式有哪些環節?
答：會議目標和任務的策劃；會議議題的策劃；會議性質、參加物件、規模與方式的策劃；會議預算的策劃；會議名稱的策劃；會議時間與地點的策劃；發言人與發言方式的策劃；議程、日程、程式的策劃；會議公關和宣傳的策劃。
2、會議策劃方案的制定方法有哪些？
6）選擇會議地點的要素平衡法； 7）會議宣傳和公關策劃的多種方法；**溝通法、內部宣傳法；群眾工作法；氣氛渲染法。
3、會議策劃方案制定原則有哪些？
答：一是關於會議目標和任務的原則；提出的目標和任務要切實；處理好目標層次之間的關係；二是處理好目標層次之間的關係；策劃方案要高度重視議題的安排；處理好主題和一般性議題的安排；三是關於會議時間和地點的原則；時間原則，選擇會議召開和結束的時間要注意與大會的環境和企業內部的情況相協調一致；需要原則，考慮到會領導和與會者的需求，以人為本。成本和效率原則，在安排會議的時間和地點時，要盡量做到少花錢多辦事，低投入高回報。
協調原則，安排的時間和地點要與領導和與會單位多溝通，能使各方都能及時參會。合法規範原則，會議的時間要根據《公司法》等法律規章的規定，不能隨意變更時間。四是關於會議編組的原則，組的數量適中；會議領導盡可能分散到各組，參加各組的討論；指派組織能力和協調能力強的人員擔任組長和召集人。
二級秘書業績評估手冊
二級秘書 業績評估手冊范文 此文完整收集了國家職業資格證二級秘書業績評估指定的五個模組的范文。各范文文件結構規範，開啟檢視 文件結構圖 d 便於快速查詢利用。目錄二級秘書業績評估手冊范文 1 目錄 1 模組一協助進行有效的商務談判范文 3 關於呈送與美國 保險公司 辦事處 談判方案 的報告 3 談判...
二級2019複習
一 該求助者的 心理 軀體 主要症狀是什麼？答 該求助者在心理方面的主要症狀是 照案例抄 該求助者在軀體方面的主要症狀是 照案例抄 二 該求助者出現上述問題的原因是什麼 進行 分析 1 生物原因 1 性別 2 年齡 是否青春期 中年期 更年期 3 是否有家族疾病史 4 是否有身體疾病。2 社會原因 ...
vb二級複習
1.列印數字金字塔 2.計算一元二次方程的根 氣泡排序 3.查詢一批資料中的最大數，並輸出最大數的值及最大數在陣列中的下標值 4.將一批資料中小於零的數及它們的積列印出來 5.過程的使用 6.楊輝三角形 7.計算子串s2在母串s1中匹配的次數 8.排列組合 9.任意兩個正整數的最大公約數 10.整理...