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指導教師職稱
專業系（部
二〇一〇年十二月五日
目錄設計說明 2
一、會議背景 2
二、會前準備 2
（一）確定會議議題。 2
（二）會議議程表 3
（三）會議日程表 3
（四）參會人員名單 3
（五）布置會場和安排座次 3
（六）檔案資料準備 4
（七）發布會議通知 4
三、會中服務 4
（一）簽到 4
（二）引導代表入座4
（三）發放會議檔案4
（四）會場服務 4
（五）會議秘書做好記錄工作。 5
四、會後落實工作 6
（一）清理會場 6
(二)秘書人員及時整理會議記錄 6
(三)整理會議錄音 6
（四）整理出會議演示文稿 7
(五)會議檔案立卷歸檔 7
（六）秘書部總結 7
**設計總結 7
附件1會議通知 9
附件2會議議程表 10
附件3會議日程表 11
附件4會議須知 12
附件5會議演示文稿 13
附件6開幕詞 14
附件7閉幕詞 15
姓名省份市區郵編
設計說明：會議是一種事先約定的、有組織的、有目的的聚眾會晤、議事或傳遞資訊的行為過程，是人們在社會生活中處理有關問題的一項經常性的行為過程，是人們在社會過程中處理有關有關問題的一項經常性的活動形式。是人們為了解決某個共同的問題或出於不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。
作為會展業的重要組成部分。策劃關於開曼鋁業年終總結，一方面有利於自己對大學三年所學知識融會貫通，系統地把課堂所學理論知識應用到具體實踐中，通過會前準備、會中服務、會後總結等各種必要的支援和服務工作，來籌畫整個會議的各個細節事項，安排好各項工作的準備工作，不斷學習，體現文秘的專業性，綜合提高自己專業知識能力；另一方面，年終總結不管對每個企業來說還是個人都是乙個自我肯定的方式。
一、會議背景
開曼鋁業(三門峽)****是英國開曼能源開發****在河南省三門峽市設立的外商獨資企業，公司生產裝置精良、工藝流程先進、技術力量雄厚、管理方法科學工程自投產以來，通過科學管理，生產一直比較平穩，產品質量優良，氧化鋁一級品率達100%，深受使用者的親睞，省內外使用者紛紛前來定貨。產品主要銷往河南萬基鋁業、河南神火集團、洛陽豫港龍泉等企業。這一年來開曼鋁業的業績一直在不斷上公升，開曼鋁業為這一年來對大家工作的肯定，也為了總結這一年來公司的成績，特此召開年終總結會議，以對大家鼓勵和表彰。
二、會前準備
會前準備是整個會務工作的首要環節。會前準備工作做得好壞，對會議的順利進行有直接的關係。紮實的準備工作，是會議得以順利召開，圓滿成功的基本保證。
秘書人員在會前必須做的準備工作如下幾點：
（一）確定會議議題
議題是指會議要討論的問題和要議定的事項。它是會議總體目標的具體展現，決定著會議的性質和方向。
此次會議為中型會議，討論議題不宜過多，主要圍繞各部門這一年來的工作成績，好的有哪些，需要改進的有哪些，最後各個部門進行交流，互換經驗。
根據領導的指示，秘書將會議主題定為：團結一致，再創新高。各個部門工作性質、職能不同，都存在著差異，需要各部門推薦一名代表發言，會後制定出各部門的下一年的工作計畫。
（二）會議議程表（附件2）
會議議程是為完成議題而作出的順序計畫，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。
（三）會議日程表（附件3）
會議日程就是根據議程逐日作出的具體安排，以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。
（四）參會人員名單
參會人員是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書人員，但不包括在會場上的其他服務人員。參會人員必須是與會議直接有關的人員，有權了解會情、提出意見、表示態度作出決定的人；能夠有助於會議達到預期效果的人；必須具備有合法身份和法定的資格。主持人是會議過程中的主持者和引導者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。
主持人：張旭（開曼鋁業主管部組長）
列席人：張紅豔（開曼鋁業經理）、辛欣（開曼鋁業負責人）、孫芳（開曼鋁業總主管）
出席人：張曉鶴（生產車間主任）、廣小雲（財務部主任）、 王俊強（銷售部經理）、高帥（業務部總經理） ……
員工：王偉、劉明輝、程江濤、王曉琳、花蕊、許文青 ……（共計248人）
說明：秘書組將與會人員編排分組，為方便討論問題，秘書人員根據部門類別進行編組。出席人員名單順序按照財務部、銷售部、業務部、生產部等列出。
（五）布置會場和安排座次
會議形式為小型團隊，根據會議討論形式來布置會場、安排座次；會場整體布局要莊重，體現會議主題和氣氛；主席台是會場布置工作重點，設立主席台，便於體現莊重氣氛和有利於會議的主持者主持會議。主席台座次編排要先報主管上司審核，然後在主席台入口處的牆上標明。具體布置安排如下：
1.會場形式為扇面形，給人正規嚴肅之感，與會議主題討論相統一。
2.排列座次：秘書人員將會場劃分為若干部分，以部門為單位集中就座，與會人員由會議秘書引導就座。
5 3 1 2 4
圖1：會議座次圖
注:1、2、3號的座次依次為: 張紅豔、辛欣、孫芳，4號為主持人位置，5號為代表發言人的位置
3.視聽裝置檢查：（1）螢幕：
會議室螢幕位置、角度要合適，使演講人的頭不用離開講桌的麥克風便能看見螢幕。（2）燈光：燈光亮度稍稍調暗，以便螢幕上的畫面清晰，但不能太暗，影響與會人員記筆記。
（3）音響：檢查線路，保證所有工作人員聽清楚；檢查麥克風，是否需要更換電池。（4）會議開始前，提前十五分鐘調好空調溫度。
（5）文具準備充足。
（六）檔案資料準備
1.開幕詞（附件6）
2.閉幕詞（附件7）
3.服務性文書資料（會議議程、會議須知等）（附件4）
（七）發布會議通知
1.通過開曼鋁業內網公告
2.書面通知（附件1）
三、會中服務
會間工作，指的是會議從開始到結束期間秘書人員應做的工作，包括會場組織服務、會議資訊的收集與編髮、會議形成檔案的起草等工作。
（一）簽到——使用電腦簽到
電腦簽到快速、準確、簡便，參加會議人員進入會場時，只要把工作卡片放在簽到機內，簽到機就會將與會人員的姓名、號碼傳到中心，與會者的簽到手續在幾秒內即可辦完，將簽到卡退還本人。參加會議人員到會結果由計算機準確、迅速地顯示出來。
（二）引導代表入座
參加會議的人員事先可能不熟悉會場，因此，會務工作人員要把與會者引導到相應的座位上去。這樣，既方便與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。
秘書部負責分配三人引導就座。既方便與會者，又維持了會場秩序，保證會議效果。
（三）發放會議檔案
會議中所需要的檔案材料，會議工作人員應及時、準確地分發到每位與會者手中。分發會議檔案和材料有兩種形式。會前分發檔案和材料，可以在與會者進入會場時，由會議工作人員在會場入口處分發給每位與會者；也可以在開會之前，按要求在每位與會者的座位上擺放乙份檔案材料。
會中分發檔案材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負責每組的檔案材料的分發和收退。需要收回的檔案材料，一般在檔案的右上角，寫明收文人和收文時間，收文時要登記，以免漏收。
（四）場外安排
安排好場外的會議值班工作。會議值班室在會議秘書組領導下，負責會議承上啟下、左右聯絡、互相溝通、平衡協調等工作。
值班人員做好相關記錄：（1）值班**記錄。包括來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內容。
（2）值班接待記錄。記錄來訪人員姓名、單位、來電事由、聯絡方法等內容。（3）做好資訊傳遞。
及時將重要或需要緊急處理的資訊向有關人員通報。（4）值班表
表1：開曼鋁業值班表
4.處理臨時交辦事項
會議過程中，有可能發生一些意想不到的臨時變動，會議秘書人員應及時向領導請示，並對領導指示採取應急措施，妥善處理。
（五）會議秘書做好記錄工作。
會議記錄具有彙總、交流會議資訊，為形成會議檔案打好基礎的作用，不僅可作為日後查考分析的依據，也是個有法律效力的文件。
1.會議記錄單
表2：開曼鋁業會議記錄單
2.會議記錄要求：記錄真實、準確，始終如一，要點不漏。
3.主管秘書王曉萍、劉苗負責記錄工作。（1）會前準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。
準備好錄音機和錄音筆補充手工記錄。（2）開會之前提前到達會場，安排好做會議記錄的地方。（3）利用錄音機的同時，必須手工記錄。
這樣可防止錄音機中途出故障而漏掉內容。
4.會議記錄內容：（1）會議型別、時間、日期、地點。（2）參會主持人、主要領導。（3）缺席者請假條。（4）會議議題、會議發言、會議結論等。
五、會後落實工作
（一）清理會場
1.臨會議結束，主持人及時提醒，會議服務秘書將檔案資料全部收回，認真檢查檔案資料是否缺頁、缺損的情況，如有毀壞，要及時補救；認真檢查與會人員有無檔案或物品遺忘。
2.及時清潔會議大廳，投影儀、麥克風等裝置整理好，關上空調、門窗。
(二)秘書人員及時整理會議記錄
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