華通消費電子（中國）2023年顯示器**商會議籌備方案
為了保證華通消費電子（中國）2023年顯示器**商會議順利、圓滿進行，特制定會議方案如下：
1、會議主題：三方協調合作，共建統一華通經銷渠道。
2、會議時間：2023年5月10日——2023年5月12日； 上午8:30——11:00；下午15:00——16：30
3、會議地點：重慶樂園度假村會議室01
4、與會人員：北京xx**公司總經理—王xx即隨行3人 （2男1女）
上海xx顯示器****總經理—文xx即隨行4人（2男2女）
廣州xx資料實業****總經理—韓xx即隨行3人（2男1女）
重慶華通消費電子****總經理—趙家祥及工作人員10人
合計20人
5、會議主持人：重慶華通消費電子****總經理——趙家祥
6、會議主辦方：重慶華通消費電子****
會前準備工作
一、會議議程表：見表一
負責人：張秘書
表一2、會議日程表：見表二
負責人：張秘書
表二3、餐飲安排：見表三
負責人：張秘書
表三注：有上海、粵菜、京菜更好。
4、住宿安排：見表四
負責人：張秘書
表四5、準備會議檔案資料:
負責人：高助理
來賓資料：會議手冊、會議議程、會議日程、會議名單，裝入檔案袋。
上司發言稿：見附件1
上司資料：議題和方案
6、準備會議裝置用品：
必備用品：燈光裝置、音響裝置、空調、錄音、攝像、通風裝置、投影儀。
常用物資準備：照相機、應用水、水杯、會議橫幅、名簽、等
七、你寫和發放會議通知 ：見附件2
負責人：高助理
8、會場布置和桌次安排： 見表五
注意突出主持人和發言人；右上角擺放名簽；中間擺放些鮮花。
王xx 趙家祥文xx 韓xx
表五9、經費預算：見表六
10、接站和報道工作
負責人：高助理
注意掌握與會者名單及抵達工具和時間
準備足夠車輛
注意讓與會者填寫報道表
11、擬寫接待計畫：見附件4
負責人：張秘書
會議期間工作
一、承擔會議記錄
負責人：張秘書
（一）會議記錄前準備：
1 準備筆和紙
2 準備錄音機、磁帶，以便補充手工記錄
3準備議程表、日程表何相關檔案資料
4座位圖，以便準確記錄發言人
（二）會議記錄格式：見附件5
（三） 會議記錄注意事項：
1會議記錄重點應將主要討論觀點、決議、決定、重要宣告、修正內容、結論一字不漏的記錄，而其他的內容應概括的記錄，無需有言必錄。
2如果當時記錄了內容，可事先做記號，然後對照錄音磁帶簡要概括的修改，也可提示主持人請發言人重複剛才內容或對某些術語做出解釋。
3不管是誰提出了動議或附議或任何行動、意見等把人名記錄下來。
2、會議演示文稿
負責人：張秘書
（一）會議演示文稿格式 ：見附件6
（二） 會議演示文稿注意事項：簡、快、新、實
3、會議值班工作
負責人：劉秘書
（一）會議值班工作內容：
1值班**記錄：包括來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內容。
2值班接待記錄：主要記錄來訪人員姓名、單位、來訪事由、****等。
3值班日記：主要對外來信函、電報、反映情況、外來**等進行登記，使**人保持工作連續性
（二）值班表：見附件7
4、接待採訪會議的新聞**
負責人：高助理
（一）原則：
1掌握會議資訊的保密度，做到內外有別。
2報道中重要觀點和提法要經領導審批。
3做到全面周到、積極主動。
4在選擇傳遞方式上和內容上，本著物件、效果、實效、費用等綜合考慮原則
5應以理相待，以誠相待，平等相待，迅速及時。
（2）工作內容
1撰寫新聞報道稿件，經領導審閱後，向新聞**傳送。
2在會議召開期間邀請有關報社、電台、派記者駐會隨訪，發布訊息。
3結束時，召開記者會，由會議領導直接介紹會議情況，並親自回答記者提問。
5、會議期間協調，服務工作.
負責人：顧助理
會後工作
1、做好與會人員返程工作和會費的結清工作。
負責人：高助理
掌握與會者乘**通工具、時間、車次、製成表，便已協調指揮，同時做好安排送站的車輛和贈送禮物。
2、會議檔案的清退、收集和整理工作。
負責人：張秘書
1清理會場，取走與會者的相關保密性檔案，如橫幅、會前發放的材料、會中產生的檔案、會後產生檔案。
2關閉視聽裝置，整理好會議室，督促工作人員收好。
3退還租借物品和材料。
3、會議紀要
負責人：張秘書
會議紀要格式：見附件8
4、立卷歸檔
5、跟蹤、反饋、催辦、落實會議精神。
2023年4月16日會務組
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