需求說明書
version 1.0
文件編號 esd***
2012-8-21
文件歷史
在市場經濟中，銷售是企業運作的重要環節。為了更好地推動銷售，不少企業建立分公司後實行**制，通過分公司或**上把產品推向終端使用者。這些分公司或**商大多分布在全國各地，甚至是在過為，遠距離頻繁的業務資訊交流是這些企業業務活動的主要特點。
在傳統方式上，公司之間通常採用電傳、電報、**等方式傳遞訂貨、發貨、到貨、壓貨、換貨、退貨等資訊，總公司的商務部門在接到分公司或**商穿來的定單和銀行匯款單據傳真件後，開具產品出庫通知，然後再把相關的進、銷、存資訊手工存檔，再對這些資訊進行統計分析，才能了解到整個公司的生產、銷售和庫存情況。進銷存管理是商業企業經營管理中的核心環節，也是乙個企業能否取得效益的關鍵。如果能做到合理生產、及時銷售、庫存量最小、減少積壓，那麼企業就能取得最佳的效益。
傳統的資訊傳遞和管理方式不僅效率低,可靠性、安全性和保密性也無法滿足要求,而且資料統計時間嚴重滯後,往往是當領導了解到企業的 「進、銷、存」出現問題時,早已產生了嚴重的後果。即使是沒有分公司的企業，使用傳統的手工放肆管理也存在同樣的問題：資訊化不足，計算機使用率低，大量的日常工作皆是手工處理，導致工作效率低落，企業內部溝通不良等等問題很難克服，倉庫管理很不合理，不能及時根據需要調整庫存。
而且在手工管理的情況下，銷售人員很難對客戶做出正確的供貨承諾，同時企業的生產部門也缺少乙份準確的生產計畫，目前的生產狀況和市場的需求很難正確反映到生產中去。這在激烈的市場中是非常不利的。
所以公司迫切希望解決的問題是：
1．缺少乙個整合的資訊平台和資訊系統，而各個業務部門之間缺少資訊溝通（即重複勞動）和共享是傳統庫存管理中資金占用過大的主要原因之一。
2．解決企業內部統一的物料編碼管理，物流管理中的資訊流通。庫存積壓與物料的配套問題。
4．銷售部門能方便地根據**資訊、各倉庫的庫存資訊和客戶的要貨情況作出貨物的調撥計畫和改制計畫。
5．隨時了解**商的供貨（原材料和外協加工）執**況、製造車間的加工（合格、報廢、返工等）執**況及公司的各倉庫庫存情況，以便隨時協調或採取合適的補救措施
6．管理**商，在**到貨的到期日前，主動與**商聯絡，檢查及時到貨的可能性；同時在物流和資訊流上允許**商的部分零件直接發貨到客戶處。對**商的考核從質量、交貨及時程度和**上給出統計資料。
7．計畫過程不太理想，無物料清單，憑經驗辦事；對計畫的執行率未作統計。
8．現有量、在製品、再途庫存和歷史記錄等多方位查詢需求。
9．庫存資訊與**和生產等各部門的及時反饋和共享問題資訊查詢與決策，對公司的各種資源與資訊進行查詢，包括銷售、採購、生產、質量、人事、財務等資訊資料進行查詢、統計與分析，對根據資訊作出快速合理的經營決策，增強應變反應能力。
以訂單為依據進行生產的實業公司的主要流程是：
接到一張銷售訂單，由銷售部門轉化為採購訂單，轉給採購部門，採購部門根據訂單上的產品、數量，技術部已經配好的物料清單，及各車間半成品儲存量，彙總材料需求，然後根據庫存情況決定請購及預約情況，採購部門根據請購單下採購單，然後材料入庫，在手工操作的條件下，各個部門之間的溝通困難，比如，當採購部下完採購訂單之後，倉庫是否如期到貨，必須去倉庫詢問，而且即使詢問了，有時候因為訂單較多材料有可能重複，而無法確定是哪一張採購單到貨，哪一張沒有到貨，再例如，銷售部門下過內部訂單之後，就容易了解到這個單子上的這批貨物到底處於什麼狀態，是已發完，還是未發，生產是否完畢等，要無數次的詢問倉庫和生產部門才能了解到部分情況，等等，這一系列的問題迫待解決，隨著經濟的全球化以及中國經濟改革的逐漸深化，製造業面臨著越來越激烈的競爭，改善企業內部以及整個**鏈各個環節的管理、排程及資源配置，迅速適應客戶的新需求和市場新機遇的能力，是中國企業贏得競爭勝利的決定性因素，如何快速有效地實現跟單，如何有效的控制庫存，這一切都是本進銷存管理系統所力求實現的功能。
從根本上說，企業就是乙個利用資源（人、財、物、時間），為客戶創造價值的組織，企業資源計畫就是對這些資源進行計畫、排程、控制、衡量、改進的管理技術和資訊系統。現今的企業並不只是人力資源、資金和產品的組合，它還應該包括**、銷售、市場營銷、客戶服務、需求**，以及其他更多的東西。如果乙個企業資源計畫系統系統真正想要最大限度地提高其生產能力，它必須能夠非常融洽地和其他關鍵性的商務領域進行交流。
2．系統設計目標
1． 系統執行整合化：
這是系統成功在技術解決方案方面最基本的表現。系統是對企業物流、資金流、資訊流進行一體化管理的軟體系統，其核心管理思想就是實現對「**鏈（supply chain）」的管理。軟體的應用將跨越多個部門甚至多個企業。
為了達到預期設定的應用目標，最基本的要求是系統能夠執行起來，實現整合化應用，建立企業決策完善的資料體系和資訊共享機制。 一般來說，如果系統僅在財務部門應用，只能實現財務管理規範化、改善應收帳款和資金管理；僅在銷售部門應用，只能加強和改善營銷管理；僅在庫存管理部門應用，只能幫助掌握存貨資訊；僅在生產部門應用只能輔助制定生產計畫和物資需求計畫。只有整合一體化執行起來，才有可能達到：
降低庫存，提高資金利用率和控制經營風險；
控制產品生產成本，縮短產品生產週期；
提高產品質量和合格率；
減少財務壞帳、呆帳金額等。
這些目標能否真正達到，還要取決於企業業務流程重組的實施效果。
2．業務流程合理化：
這是系統成功在改善管理效率方面的體現。系統成功的前提是必須對企業實施業務流程重組，因此，企業資源計畫應用成功也即意味著企業業務處理流程趨於合理化，並實現了企業資源計畫應用的以下幾個最終目標：
企業競爭力得到大幅度提公升；
企業面對市場的響應速度大大加快；
客戶滿意度顯著改善。
3．績效監控動態化：
企業資源計畫的應用，將為企業提供豐富的管理資訊。如何用好這些資訊並在企業管理和決策過程中真正起到作用，是衡量企業資源計畫應用成功的另乙個標誌。在企業資源計畫系統完全投入實際執行後，企業應根據管理需要，利用企業資源計畫系統提供的資訊資源設計出一套動態監控管理績效變化的報表體系，以期即時反饋和糾正管理中存在的問題。
這項工作，一般是在企業資源計畫系統實施完成後由企業設計完成。企業如未能利用企業資源計畫系統提供的資訊資源建立起自己的績效監控系統，將意味著企業資源計畫系統應用沒有完全成功。
4．合理改善持續化：
隨著企業資源計畫系統的應用和企業業務流程的合理化，企業管理水平將會明顯提高。為了衡量企業管理水平的改善程度，可以依據管理諮詢公司提供的企業管理評價指標體系對企業管理水平進行綜合評價。評價過程本身並不是目的，為企業建立乙個可以不斷進行自我評價和不斷改善管理的機制，才是真正目的。
這也是erp應用成功的乙個經常不被人們重視的標誌。
(1).在提高企業經濟效益、增強企業市場競爭力方面：
提高客戶服務效益, 降低客戶服務成本；提高物料管理效益, 降低物料管理成本；提高生產管理效益, 降低生產管理成本；提高質量效益, 降低質量成本；提高採購效益, 降低採購成本；提高生產效益，降低生產成本；提高用料效率，降低用料成本；提高庫存效率，降低庫存成本。
(2). 在系統應用方面：降低企業資訊系統的總體擁有與使用成本，增強企業活力：
提高處理效率，降低硬體成本；提供友好介面，降低培訓成本；提供靈活介面，降低擴充成本；提高使用效率，降低作業成本；提高溝通效率，降低溝通成本；提高維護效率，降低維護成本；加強系統糾錯，降低失誤成本；提高資料安全，降低保密成本。
系統設計近期的目標是實現企業進銷存管理系統的系統化，規範化和自動化。
1．建立基本資料資訊庫，規範所有資料資訊。
2．物料控制半自動化，加強了各個部門之間的聯絡。
3．高庫存管理的服務水平，最大限度地降低庫存量，包括中間庫存和在製品的庫存，以減少在庫存上的資金積壓。
4．最大限度的保證訂貨任務的按期完成。
5．提高計畫的可能性，實現均衡生產：
6．整合管理職能，提高管理效率。
● 盡量採用公司現有軟硬體環境，及先進的管理系統開發方案，從而達到充分利用公司現有資源，提高系統開發水平和應用效果的目的。
● 系統應符合生產、銷售、庫存的規定，滿足公司日常工作需要，並達到操作過程中的直觀、方便、實用、安全等要求。
● 系統採用先進的兩層體系結果，client(客戶端)負責提供表達邏輯、顯示使用者介面資訊、基本操作；server(伺服器端)負責實現資料服務。
● 系統採用模組化程式設計方法，既便於系統功能的公眾祝賀和修改，又便於未參與開發的技術維護人員補充、維護。
● 系統應具備資料庫維護功能，及時根據使用者需求進行書記的新增、刪除、修改等操作。能夠對資料庫**進行備份。
各個功能模組分析：
一．資料管理:企業經營的基礎資料是乙個企業最基本和最重要的資訊，包括商品資料、供貨商資料和客戶資料等，脫離了基礎資料聊，進銷存系統就無法執行。「資料管理」用於維護這些基礎資料，包含的功能模組如圖所示：
1． 商品編碼設定：用於設定商品編碼的方法。進銷存系統的一條商品資訊都具有唯一的乙個編碼，作為該商品資訊的關鍵，一般該編碼具有一定的規律。
該功能設定商品編碼分類的方法，從而實現商品資料維護中自動生成編碼的功能。
2． 商品資料維護：用於維護（增加、修改、刪除、查詢）企業經營商品的基本資訊，內容包括貨號、條形碼、品名、拼音編碼、規格、單位、產地、類別、進貨價、銷售價（銷售價、最低售價）等。
3． 客戶資料維護：用於維護（增加、修改、刪除、查詢）企業客戶的基本資訊，內容包括客戶編號、拼音編碼、簡稱、名稱、郵編、位址、**、傳真、開戶行、開戶行郵編、銀行帳號、稅號、性質、聯絡人、業務部門、授信額度等。
4． 供貨商資料維護：用於維護（增加、修改、刪除、查詢）企業供貨商的基本資訊，內容包括供貨商號、拼音編碼、簡稱、名稱、聯絡人、郵編、位址、區號、**、傳真、地區、電報、開戶行、開戶行郵編、銀行帳號、稅號、性質、庫房位址、庫房**、業務員、業務部門等。（長期供貨商和臨時供貨商）
5． 倉庫資訊維護：用於維護（增加、修改、刪除、查詢）倉庫的基本資訊，內容包括倉庫編號、倉庫名稱、倉庫負責人、聯絡**、倉庫位址、是否為預設倉庫、備註等，如果選擇中「預設倉庫」在所有單據開啟視窗的時候顯示的為該倉庫，預設倉庫只能有乙個。（入庫、出庫的原因設定）（貨物報損型別設定）
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