第一講檔案與檔案的管理
一、檔案的概念
是指人們在社會管理，交往和科學技術和文化藝術以及其他實踐活動中自然形成的文字資訊及其物質載體構成的一種交流溝通工具。
檔案的種類通用公務檔案（普遍適用有效的公務檔案）
公務檔案
根據**和專用公務檔案（一定專業系統專業領域適用有效的公務檔案）
使用範圍劃分私人檔案
通用公務檔案特點：有鮮明的政治性
有法定作者
有法定的權威
有特定的格式
有現實的效用
作用：依據作用
法規作用
聯絡作用
傳達與儲存作用
二、我國現行主要的通用公務檔案
1、文種（檔案的種類及名稱）
2、我國現行各級各類黨政機關單位通用公務檔案的主要文種（15種）
命令（令）、決議、決定、公報、公告、通報、通告、請示、批覆、通知、報告、意見、議案、紀要、函
常用通用公務檔案舉例
請示：下級向上級請求決斷、指示、批示或批准事項的呈批性公文。
批覆：通知
通報報告：
函：不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，或者向有關主管部門請求批准事項時所使用的公文。一種平行文。
會議紀要：
三、檔案處理
1、檔案處理部門
是指機關單位內部設定的具體負責本單位檔案處理工作的組織機構。
檔案處理部門基本職能：
具體負責建立起本單位檔案的擬制、處理和管理的工作及有關制度；檔案擬制過程的管理、
檔案的轉運管理、檔案的保管和立卷歸檔工作等。
2、行文制度
行文關係、行文方式和行文規則的合稱。
行文關係是指機關單位之間檔案往來而形成的關係，包括上行、下行、平行關係三種。
行文方式就是根據檔案的行文關係和行文方向確定的行文種類，包括上行文、下行文和平行文三種。
行文規則就是監管之間行文時所遵循的原則的總稱。
3、現行機關單位的檔案處理程式
主要包括收文處理程式和發文處理程式。
發文處理程式：擬稿——核稿（審稿）——簽發（會簽）——繕印——校對——用印——注辦——登記——裝封——發出——歸檔（銷毀）
收文處理程式：簽收——啟封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦——清退——歸檔（銷毀）
四、檔案的整理與歸檔
1、檔案的分類和歸檔範圍
機關檔案分類的基本原則：根據檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的自然聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，便於保管和利用。
檔案特徵：就是人們根據檔案的各種構成歸納總結出的檔案的共性特點。「六大特徵」就是問題、作者、時間、地區、名稱、通訊者。
歸檔範圍：凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的檔案材料均屬歸檔範圍。
2、立卷工作
就是檔案處理部門或人員將辦理完畢的、具有儲存價值的檔案材料，根據其固有的聯絡及形成的規律，組成案卷的過程。
立卷特徵：按檔案特徵分類和組卷。問題、作者、時間、地區、名稱、通訊者特徵。
一般按問題、作者、時間特徵立卷三種立卷特徵為主。具體結合運用的形式有以下四種：
「年度——組織機構」、「年度——問題」、「組織機構——年度」、「問題——年度」分類法
立卷特徵在組卷中的具體運用主要是：
①一般應以按問題特徵組卷為主。
②抓住一組檔案的主要共同點或聯絡點進行組卷，即按檔案的主要共同特徵組卷。
③根據檔案的型別，靈活運用相應的檔案特徵組卷。
立卷程式包括七個工作環節：
擬（修）定立卷類目
歸類和組卷
確定案卷的保管期限
擬寫案卷標題
案卷的編目與編號
填寫與裝訂
歸檔案卷質量要求總原則：
案卷必須符合立卷的基本原則，即遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同價值，便於保管和利用。
3、立卷改革和《歸檔檔案整理規則》
立卷工作存在問題的突出表現：
機關辦公自動化與手工立卷的矛盾；
機關人員精簡與立卷業務複雜、立卷人員工作繁重的矛盾。
立卷工作改革的目的主要有：
簡化立卷方法；立卷技術的普及；立卷工作現代化
立卷工作改革的方向主要有：
繼承和發揚正確的傳統立卷基本原理和思想，改革立卷的方法，與現代科學管理的方法和手段相適應。
以電子計算機輔助立卷方式代替手工方式。
立卷工作與檔案工作一體化。
歸檔檔案的整理
以件為單位，進行裝訂——分類——排列——編號——編目——裝盒，使之有序化；機關檔案再分類方案的最底一級類目內，按事由結合時間、重要程度排列。
最基本保管單位確定為件。
第二講、機關檔案工作基礎
一、機關檔案工作
1、機關檔案
是指國家機構、社會團體、事業單位等社會組織在其職能活動中形成、積累並歸檔儲存的檔案的總稱。
具有雙重性：機關檔案即是機關單位的財產，也是國家的寶貴財富。
2、機關檔案工作
是指圍繞機關檔案的形成、管理和利用等進行的各項檔案工作的總稱。
具有雙重地位：機關檔案工作既是機關工作的必不可少的組成部分，又是國家檔案事業的重要組成部分。
3、機關檔案工作的具體任務
機關檔案工作包括機關檔案管理和機關檔案工作管理的雙重職能。具體任務是：
4、機關檔案工作基本制度
機關檔案工作人員崗位責任制
機關檔案材料立卷歸檔制度
機關檔案保管制度
機關檔案保密制度
機關檔案鑑定工作制度
機關檔案利用制度
二、機關檔案室工作
1、機關檔案室
是機關設定的承擔本機關檔案工作職能的內部工作機構。
機關檔案室的工作內容主要有：
2、機關內設檔案工作機構型別
按承擔機關檔案工作職能形式劃分：完全職能型、非完全職能型、非職能型
按管理本單位檔案形式劃分：綜合、文書、科技、專門檔案室
機關檔案室的輔助型別：聯合檔案室、檔案中心
三、機關檔案綜合管理
1、機關檔案綜合管理的含義
是指按「統一領導，分級管理」的原則，機關檔案工作實行集中統一管理，機關檔案室全面承擔機關檔案工作職能和任務的一種機關檔案工作管理形式。
機關檔案綜合管理就是集中統一管理本單位的檔案和檔案工作的一種模式。
2、機關檔案室檔案綜合管理的模式
集中存放式、分開存放式
機關檔案工作必須做到四個統一：「統一領導，統一機構，統一制度，統一監督指導」。
機關檔案工作實行網路化管理，機關檔案實行綜合管理。
四、機關檔案收集工作
1、收集方法
接收；徵集
2、收集範圍
收集與本機關檔案有關的資料和實物。
五、機關檔案整理工作
1、機關檔案分類方案
是一種簡要敘述機關檔案分類原則、層次和綱目條款的文字材料，又稱機關檔案分類大綱。
機關檔案分類方案的內容：機關檔案分類的層次和劃分原則；類目順序和名稱；需要說明的事項
2、案卷歸類和排列
方法和步驟：按檔案的門類、載體分開排列
按檔案的保管期限分開排列
按機關檔案分類方案順序歸類
按機關立卷類目的順序排列案卷
3、案卷目錄編制
包括案卷目錄封面、案卷目錄頁和案卷目錄備考表。應橫向排版書寫，一式三份。
編制案卷目錄的原則主要有：
不同門類、不同載體的檔案應分開編目；
不同保管期限的檔案應分開編目；
一本案卷目錄內案卷數一般不超過（不含）1000卷；
同一門類或載體、同一保管期限、同一年度的案卷應按案卷排列的順序編在一起；填寫案卷目錄時應逐卷逐條填寫，字跡規範、工整、清晰、耐久。
機關檔案保管工作
1、機關檔案管理用房
機關檔案管理用房要求堅固、實用，應滿足機關檔案的安全儲存、閱檔和整理三種實際需要，做到「三分開」：機關檔案庫房、閱覽室、整理室。
2、機關檔案庫房管理
「八防」措施：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。
七、機關檔案移交工作
1、機關檔案的移交
是指按照《檔案法》及其實施辦法的有關規定和機關檔案工作的任務要求，機關檔案部門定期向有關檔案館移交檔案的一項重要義務性檔案業務工作。
機關檔案部門移交檔案的範圍和內容：
3、機關檔案部門移交檔案的手續
清點核對、填寫檔案交接文據、實體移交（接收）、簽字確認。
機關檔案鑑定工作
1、內容
制定機關檔案保管期限表
判定保管期限
對到期檔案的鑑定
鑑定後檔案的處理
2、機關檔案保管期限表的內容
條款號、條款名稱、保管期限、備註
鑑定後的檔案處理
上公升保管期限
銷毀機關檔案統計工作
1、建立機關檔案統計工作制度
2、機關檔案的登記
3、建立機關檔案數量狀況統計台賬
4、機關檔案工作基本情況統計年報
十、機關檔案利用工作
1、機關檔案利用的方式包括提供利用和開發利用兩大類：
提供利用的方法主要包括：調閱、借閱、信函查詢、**查詢、網上查詢等。
開發利用較為常用的形式：檔案資料的編研、檔案資料專題資訊服務、參與性研究利用等。
2、全宗指南的編制
全宗指南是介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。
全宗指南的結構：封頁、正文、備註。
第三講檔案館工作基礎
一、檔案館
1、含義
是專門收集、保管和利用檔案史料的科學文化機構。
檔案館的性質主要表現在：
科學文化機構的性質、檔案管理專業性質
2、檔案館在國家檔案事業中的主體地位是由以下幾個當面的因素構成：
檔案館是保管檔案的基地；
檔案館是檔案工作服務於社會的主要承擔者；
檔案館是實現檔案工作現代化的支柱；
檔案館是比較國家和地方檔案事業發展規模與水平的重要標尺。
檔案館室工作基礎
p3 p6 我國現行各級各類黨政機關單位通用公務檔案的主要文種歸納起來共18種 即命令 令 公報 公告 通告 決定 決議 指示 意見 條例 規定 議案 報告 請示 批覆 通知 通報 會議紀要 函。p16 20 行文制度包括3方面 行文關係 行文方式 行文規則。p20 行文規則共10條 p22 發文處...
主體階段評價基礎 檔案館
主體驗收申請 開發區質監站領導 由青島土木建工集團 施工的青島膠州灣隧道工程管理中心專案 技術檔案館主體工程現已施工完畢，經勘察單位 建設單位 監理單位 設計單位 施工單位驗收符合設計要求及規範規定，達到驗收標準，望貴站領導給予驗收，為盼。建設單位 簽章 監理單位 簽章 施工單位 簽章 年月日附件一...
第三講檔案館工作基礎試卷得分
試卷得分 97.0 1 題型 判斷題分值 3 根據檔案保護技術 以防為主 防治結合 的原則，各級各類檔案館採取的防止檔案的損毀 杜絕不利檔案長期安全保管各種因素預防性措施的總稱，又簡稱 八防 錯誤3 題型 判斷題分值 3 檔案館工作制度化是指檔案館各項工作都統一制定並嚴格執行制度的過程。正確4 題型...