***x保險股份****工作通知書
合保物工作通知〔2013〕5號簽發人：向英
關於發布《職場租賃工作指引（2014版）》的通知
各分公司：
為指導各分公司職場管理工作，提高職場管理水平、工作效率和資源配置效果，根據《職場租賃工作指引（2013版》實施效果以及職場系統正式上線的實際情況，特在《職場租賃工作指引（2013版）》的基礎上進行相應更新，現將《職場租賃工作指引（2014版）》發布實施，請遵照執行。
特此通知
總公司物控部
2023年12月10日
經辦聯絡**：
職場租賃工作指引
（2014版）
編制日期
審核日期
批准日期
目錄第一部分租賃管理 6
1.1 計畫管理 6
1.1.1計畫編制時間 7
1.1.2計畫編制要求 7
1.2 制度管理 8
1.2.1制度完善 8
1.2.2制度宣導培訓 9
1.2.3監督、檢查、指導 9
1.3 過程管理 9
1.3.1租賃合規性檢查 9
1.3.2租賃風險點檢查 10
1.3.3租賃資料質量檢查 10
1.3.4檢查結果處理 11
1.4 日常管理 11
1.4.1 報表管理 11
1.4.2職場動態跟蹤 11
1.4.3常規檢查 12
1.5 溝通管理 12
1.5.1制度執行反饋 12
1.5.2《工作通知書》反饋 13
1.5.3《工作聯絡函》反饋 13
1.5.4《工作整改通知書》反饋 13
第二部分租賃實務 14
2.1 租賃計畫 14
2.2 需求審核 14
2.3 租賃市場調查 16
2.4 合格職場選擇 17
2.4.1產權證明 17
2.4.2消防合格證明 17
2.4.3租賃面積複核 18
2.4.4合格職場租賃**書 19
2.5 備選職場確定 19
2.6 租賃合同談判 20
2.7租賃方案確定 20
2.8 租賃合同審核簽訂 21
第三部分租賃申請 22
3.1任務描述 22
3.2 附件明細 23
3.2.1租賃申請附件 23
3.2.2租賃報備附件 24
第四部分**調查 25
4.1 調查部門 25
4.2 調查方案 25
4.3 調查要求 25
4.3.1調查物件 25
4.3.2調查方式 26
4.3.3**內容 27
4.3.4過程記錄 27
4.4 分析上報 27
4.4.1整理審核 27
4.4.2彙總分析 28
4.4.3上報存檔 28
第五部分資料管理 29
5.1 資料分類 29
5.1.1 合同類資料 29
5.1.2電子類資料 29
5.1.3 實物類資料 30
5.2 資料收集審核 30
5.2.1 資料收集 30
5.2.2 資料審核 30
5.3 資料保管 31
5.3.1 資料安全 31
5.3.2 資料檢查 31
5.3.3資料使用 31
5.4.4保管期限 32
第六部分附則 32
6.1適用期限 32
6.2解釋修訂權 32
職場租賃工作指引
（2014版）
為指導各分公司職場管理工作，提高職場管理水平、工作效率和資源配置效果，特制定本指引。
本指引包括租賃管理、租賃實務、租賃申請、**調查和資料管理等五部分內容。
租賃管理工作包括為滿足公司日常辦公、經營需求而合理配置職場資源所進行的計畫、執行、控制和反饋等活動。職場管理崗在整個職場管理工作過程中起著重要的作用，須參照本指引完成相應工作。
職場管理崗負責編制分公司職場租賃工作計畫，包括：《分公司年度租賃工作計畫》（見附件1）、《單一職場租賃執行計畫》（見附件2）。物控部會根據年度工作計畫和單一計畫的時間節點，對各職場計畫完成情況進行統計和追蹤。
《單一職場租賃執行計畫》是職場系統中「行事曆」環節中必備上傳資料。
《分公司年度租賃工作計畫》。根據分公司存量職場使用情況，並結合職場租賃合同、機構發展計畫、外部監管環境等因素制定《分公司年度租賃工作計畫》，每年年中根據實際情況進行調整。
《單一職場租賃執行計畫》。根據《分公司年度租賃工作計畫》制定《單一職場租賃執行計畫》。執行計畫包括自租賃需求確認至職場投入使用的全部工作，同時規劃職場裝修、監管檢查、證照辦理等相關工作。
對於總、分公司共同參加的分公司管理本部職場租賃工作，分公司須根據計畫，在重要時間節點向總公司物控部報告工作進展。
每年1月1日至15日將《分公司年度租賃工作計畫》、7月1日至15日將年中進行調整的《分公司年度租賃工作計畫》簽字掃瞄後以郵件方式發至總公司物控部。
。ai確的、指導1 .1.2.1新籌機構
新籌機構的租賃工作宜採用正排時間的方式編制計畫，各時間節點如下：
租賃工作時效。自批籌檔案下發之日起至租賃合同正式簽訂，工作時間週期為中支60天之內、營銷服務部30天之內。
需求確認時間。自批籌檔案下發之日起5個工作日內完成需求確認。
租賃合同生效時間。租賃合同實際生效日期不得早於租賃申請審批通過日期；盡量爭取租賃免租期，免租期開始時間必須在租賃合同正式簽訂之後。需合理利用租賃免租期，在免租期內完成職場租賃裝修、證照辦理等工作。
正式租賃計費時間。該時間不得早於合同正式簽訂日期。
租賃報備時間。職場租賃合同用印後15個工作日內完成租賃報備。
1.1.2.2非新籌機構
非新籌機構的職場租賃包括續租、換租、擴租、縮租等方式，其中後三種租賃工作宜採用倒排時間的方式編制計畫，各時間節點要求如下：
租賃合同生效時間、正式租賃計費開始時間、租賃報備時間等要求同上述1.1.2.1新籌機構。
需求確認時間。自原職場租賃合同到期日向前倒推，中支職場至少提前60天時間，營服職場至少提前40天時間。須合理規劃租賃申請審批、合同用印、職場裝修、證照辦理、搬遷等各項工作時間。
租賃重疊期。須嚴格控制新舊租賃合同中重疊支付租賃費用的時間，租賃重疊期費用計入合同期職場費用。
1.1.2.3特殊情況
當出現城市拆遷改造、出租方違約等特殊情況時，可以對以上時間節點要求進行調整。同時郵件上報物控部備案，提供證明材料，明確經濟損失和其他風險。
職場管理制度是職場管理工作的依據，通過完善、宣導、培訓、監督、檢查、指導等形式保證職場管理制度被正確地理解並執行。
根據總公司的職場管理制度，結合分公司的實際情況，補充、完善分公司範圍內職場管理制度體系。職場制度體系包括：組織管理：
明確各參與部門和人員的職責、許可權；動態跟蹤管理：建立職場評價指標、過程監控和改進措施；內部檢查和溝通管理：明確內部檢查規定，建立分公司內部各部門、各機構的溝通機制；考核管理：
制定職場管理考核辦法；資料管理：建立職場資料建檔、人員異動工作交接等工作指引。
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