乙個企業，總有大大小小的會議要開，大家往往只是對會議中的內容特別重視，而忽略了會前準備。其實只有會前準備做的充分完善，才能保證會議的效率與圓滿。
會前準備有很多的事項，比如，會議室的選定，會議時間的估算，要通知哪些參會人員，具體到又有多少人參加會議，會議室裡需要的器材，及對參會人員的簽到等等····而這些，對於乙個來組織會議的人來說，是項相對繁瑣的工作。當你在被埋怨的同時有沒有想過怎麼輕鬆解決這一難題呢？
南京聯坤軟體針對企業會議管理的難題開發了一款掌上app——開會咯移動會議管理軟體。開會咯是基於saas平台為中小企業提供企業管理垂直細分化市場的會議管理平台。它以移動網際網路為媒介，解決移動辦公，外部人員參會、簽到，隨時互動等企業協同方面的核心問題，為中小企業使用者提供互動式會議預約、會議自動通知、代預約代參會、高效率的會議室管理及會議自動簽到統計及報表功能，使中小企業能在節約開支的情況下，大大提高企業執行的效率。
員工使用開會咯可以自主搶占會議室資源、預約會議、即時參會人員互動、個人日程和提醒，並提供管理平台給中小企業管理人員進行相關的統計和分析工作。開會咯是一款基於移動網際網路的產品擁有簡單明瞭的介面，沒有任何專業詞彙，非常容易讓使用者進行學習和掌握。
在準備會議的時候，要注意以下事項：
1、考慮周全
要成功地舉辦一次會議，尤其是大型會議，須要考慮很多方面的問題，比如開會的時間是否能保證大家都能參加，會不會遇到外賓來訪或者公司出貨；不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯絡；會議的主席、主持、記錄人員、現場服務人員等相關人員的安排是否妥當；會議需要什麼輔助器材，由誰負責；會議進行的時間預計有多久等等。只有事先做好準備工作，才能保證會議地順利進行與圓滿結束。
2、選擇合適的會議場所
會議場所的選擇有很多種，最常用的是公司的會議室；有時公司會在週末安排員工到乙個山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假；至於大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管採用哪種方式，對會場的基本要求是一致的，即：會場應該舒適寬敞，隔音效果好，採光通風良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便於在放投影資料時看得清楚，安靜不嘈雜，空調良好，插座、電源、白板、麥克風等裝置齊全。
3、用文字記錄會議的相關事項
在準備會議的過程中，有關會議的各個事項，如時間、地點、會議議程等等都應該用文字記錄下來，便於在後續工作中察看。有關會議的決定、通知等要列印出來發給相關人員，不能只進行口頭通知，俗話說「口說無憑」，有時候秘書已經通知了各個部門主管，可是有的人忙起來就忘記了，所以必須把工作做細緻。
會議的好處
1、開會可以統一思想，把會議組織者的想法傳達給每乙個參會者。
2、開會可以增加人脈資源，讓會議參與者和組織者逐漸熟習起來，直至後來成為好朋友。
3、開會可以讓人從繁忙的工作中解脫出來，換乙個心態和思路。
4、開會可以發揮與會者的聰明才智，共同完成對某事的策劃，並做出決定。（所謂的頭腦風暴）。
5、開會可以增加經濟成效，所謂會展經濟。
開會技巧
1. 每次一開始就讓大家都清楚會議目的。
2. 開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。
3. 資訊要加以選擇，避免過多。
4. 會議要盡可能小，以免分散注意力。
5. 會前先拉幾個盟友。
6. 開會前必須確信一定能達到會議目的。
7. 只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。
8. 要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。
9. 在議程各個專案旁列出發言人姓名。(以後的)
10. 要避免在低效能時間開會，如午餐剛結束後。
11. 盡量將議程限制於一頁紙上。（後面）
12. 最重要的事應該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態最好時討論。
13. 要求與會者關閉移動**和傳呼機。
14. 會前擬出自己的發言稿。
15. 和其它參與者在會前詳細討論並解決有問題的議案。
16. 要保持積極的臉部表情和音調。
17. 要用不同的詞彙講述相同的意思，使之更生動有趣。
18. 談判時要識別任何有一致性的地方。
19. 必須按照議程順序作會議記錄。
20. 要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。
21. 盡量於會前認識新來者。
22. 會議一開始就告訴與會者會議計畫需進行多長時間。
23. 可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題，以引起辯論。
24. 要掌握適用於會議的正式的紀律性程式規則。
25. 要趁全體與會者在場時安排好下次會議。
26. 確保各項決議記錄在案。
27. 必須盡量以積極的調子結束會議。
28. 向每位到會者、所有的發言人致謝。
29. 首先處理日常事務和管理事務。
30. 會場吵鬧時要站起身顯示主席的權威。
31. 可將複雜問題委託給乙個工作小組，由他們晚些時候匯報。
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