展覽計畫表與展覽方案制定

2021-03-04 09:51:23 字數 2819 閱讀 6052

展覽計畫表

展覽會名稱或展覽專案名稱(全稱、簡稱、中文、外文);

展覽日期;

開館時間;

會場地點;

會場使用日期;

活動概述

展覽內容;

展覽性質(文化交流類);

觀眾性質和入場方式;

展出者數;

展出目的;

展出內容;

展出面積、展出規模(參展公司數等);

主辦者;

協辦者、贊助者、支持者;

承辦者。

總體安排

成立籌備組,籌備人員分工;

制定工作方案;

制定工作日程;

制定費用預算;

確定合作者,商量分工、落實方案、簽訂協議;

召開籌備人員會議。

設計實施

設計確定設計整體要求、風格、標誌、色調等;

選擇或委託設計人員或設計公司並交代設計要求;

進行場地和施工設計:平面設計、單元設計、施工設計、道具設計;

宣傳設計:廣告、海報、資料、資料袋、信封、信紙等;

特殊設計:大門、裝飾、問訊臺等;

內部審查、外部(展覽會等)審查;

修改設計;

($)向參展公司提出設計施工方面的要求。

施工選擇、委託施工公司(索**、洽談、簽約),安排、監督施工。

會場確定面積;

索資料和圖紙(規定、圖紙、申請表、合同等);

選擇場地、租用場地;

基本設施:地面、負荷、照明、電、水、氣、空調、消防、擴音裝置、倉庫、

辦公室、會議室等;

需要注意的事項:通道寬度、緊急出口、禁止明火、禁菸、限高等;

展期的展場管理、保衛、清掃。

展台基本設施:尺寸、用料、地面覆蓋物、地毯、框、架、板、司標板、照明、

桌、椅、廢紙簍等;

租用設施:展櫃、展架、模型、模特兒、衣架、燈具、花草等;

其他服務:電、水、氣等;

辦公室、接待室、備餐室、休息室

家具:沙發、茶几、辦公桌、椅、備餐桌等;

用具:**機、傳真機、影印機、打字機、電腦、冰箱、燒水器、爐、茶具、

咖啡具等。

道具運輸,包括去程和回程:道具裝箱、製作清冊等。

施工安排

特殊道具製作:文圖、大門、問訊臺等;

現場施工,包括搭建、展品布置和拆除:日期、時間、人員、監督、交接;

展出期間展台維護。

(四)展品運輸

&$ 展品

(%)公司安排的展品、模型(種類、範圍、數量等);

(&)統一徵集、調轉、採購的展品;

(』)裝箱前測試將操作演示的展品;

(#)準備或要求準備展品說明包括技術資料說明、文圖說明;

(!)安排或要求安排包裝;

(")大型展品比如機械裝置運抵展台後安排組裝調整。

』$ 運輸

(%)安排運輸日程:展品集中日期,辦理單證,展品陸運發運日期,展品海運發運

日期,辦理通關和保稅手續,展品運至展台時間,空箱儲存、回運,回運展品、道具時

間,辦理結關、回運手續,回運發運日期;

(&)選擇運輸公司和**:索**、比價、談判、簽約;

(五)宣傳廣告

宣傳文字

基本資料

展覽概要(單頁);

展覽指南:公司介紹(名稱、位址)、展出內容、產品介紹、展台號等,平面

圖、會場地圖、導向圖、詢問位址等;

"』 宣傳渠道

公關**、廣告**

裝箱、造冊。

儀式(開幕式, 館日、招待會

日期、時間、地點、範圍、規模、程式、主賓、出席人(名單)、邀請(請柬、印

刷、郵發)、簽到(名片盒、簽到簿、簽字筆、胸牌、胸花)、儀式、講話(講話稿內

容、審核、翻譯、裝置)、剪綵(立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引

導)、參觀(路線、引導、解說)、招待會、備餐(人數、標準、酒菜水內容)、資料

(展覽會介紹、講話稿、貴賓名單)、禮品;

第一篇會展活動概述

(!)印製、寄發日程;

(")邀請範圍、名單收集篩選。

"# 人員安排

($)發言人;

(!)工作人員。

%# 場地安排

大廳、貴賓室、簽到臺、租用布置。

&# 用具、資料

($)用具:國旗、國歌磁帶或樂譜、簽到簿、簽到筆、名片盒、佩花、裝飾花、彩

帶、立桿、剪刀、手套、托盤;

(!)資料:儀式程式表、講話稿、展覽介紹。

』# 其他安排

停車、貴賓引導、安全、保衛、消防。

(八)交際

$# 拜會:物件、日程、安排、資料、禮品;

!# 宴請:物件、日程、邀請、地點安排、菜水安排、座位安排、講話安排;

"# 禮品:購買、製作、包裝;

%# 聯絡徵求支援單位;

&# 發函致謝支援單位;

』# 禮品、招待品裝箱造冊。

(九)行政

$# 展覽團:設立展覽團管理體系,任命展覽團管理人員,挑選展台人員包括推銷

人員、技術人員等,僱傭展台輔助人員包括招待員、譯員,編制名單等;

!# 證件:辦理簽證、展覽會入場證等;

"# 交通:安排行期和路線、訂機、船、車票,向參展公司確認或自行安排;

%# 市內交通:有些地方需要統一安排展台人員上下班的交通;

&# 住宿:統計要求,尋房、索價、談判、訂房,向參展公司確認或自行安排;

』# 膳食:統計要求,選擇餐廳、談價、訂餐,向參展公司確認或自行安排;

(# 服裝:統一製作或提出要求;

)# 財務:做預算、管理開支、支付費用;展覽場地費、施工費、道具費、水電費、

**費、運輸費、住房費、廣告費等。__

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