1．0 總則
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
2．0 檔案管理內容主要包括：各種函、電、來文，本公司上報下發的各種檔案、資料。按照分工的原則，全公司各類檔案由辦公室歸口管理。
3．0 收文的管理
3．1 公文的簽收
3．1．1 凡來公司公啟檔案均由收發員登記簽收（直送各級領導的機要檔案除外）後分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3．2 公文的編號保管
3．2．1 辦公室文書對上級來文拆封後應及時附上「檔案處理傳閱單」，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟檔案，公司領導啟封後，也應交辦公室辦理正常手續。
3．2．2 本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人儲存。
3．3 公文的閱批與分轉
3．3．1 凡正式檔案均需分別由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送公司領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要月即辦。
3．3．2 一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯絡後再分轉處理。
3．3．3 為加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。
3．4 檔案的傳閱與催辦
3．4．1 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍或公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
3．4．2 閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導「批示」、「擬辦意見」，辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3．4．3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
3．4．4 檔案閱完後，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。
3．4．5 辦公室機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
3．4．6 按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。
收文管理程式及要求
4．0 發文的管理
4．1 發文的規定
4．1．1 全公司上報下發正式檔案的權力集中於公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
4．1．2 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，並將檔案底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設定與業務分工統一歸口以公司×字發文。
4．1．3 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管範圍的檔案，須由經理批准簽發。其餘檔案均由分管公司領導批准簽發。
4．2 發文的範圍
4．2．1 凡是以公司名義發出的檔案、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議演示文稿，均屬發文範圍。
4．2．2 公司下發檔案主要用於：
① 公布公司規章制度；
② **上級檔案或根據上級檔案精神制訂的公司檔案；
③ 公布公司體制機構變動或幹部任免事項；
④ 公布公司性的重大開發、專案、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
⑤ 發布有關獎懲決定和通報；
⑥ 其他有關公司的重大事項。
4．2．3 公司上行文、外發文主要用於：
① 對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定；
② 同兄弟單位聯絡有關公司重大開發專案、人事勞資、物資**、科研、基建、經營管理等事宜。
4．2．4 在公司日常專案開發和經營管理中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司檔案發布。
4．2．5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。
4．2．6 各業務部門與外單位發生的一般業務聯絡，可用各簡寫的名義對外發函（應各自編號備查），不用公司名義發文。
5．0 檔案的立卷與歸檔
5．1 檔案的歸檔範圍
5．1．1 凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔：
① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批覆；
② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計畫統計、季度、年度報表等；
③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；
④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、演示文稿、會議記錄等；
⑤ 有儲存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果；
⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本公司在會上匯報發言材料等；
⑦ 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；
⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物事蹟及公司領導工作等的音像攝製品；
⑨ 公司日誌和大事記；
⑩ 公司向上級請求批覆的檔案及上報的有關材料。
5．1．2 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
5．2 立卷要求
5．2．1 檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
5．2．2 立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
5．2．3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
5．2．4 上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存乙份備查）。
6．0 檔案的銷毀
6．1 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，公司機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
6．2 經審核同意銷毀的檔案，應派專車分別由公司機要秘書和正（副）主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
發文程式及要求
送發公文登記簿
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...
公司檔案檔案管理制度
一 總則 1 為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3 公文承辦部門...