商務寫作
(business writing)
一、商務信函概述
一、正確的觀念
1.商務信函是一種「推銷」函
商務信函是一種常用的商業聯絡媒介，實際上商務信函是一種「推銷」函，寫信人總是在推銷著什麼，或是物品、或是服務等。
要寫好商務信函不僅要具備相關的業務知識，掌握好法規和條款等，還應具備紮實的語言基礎，熟悉信函的書寫形式和行文要求。
2.商務信函的基本特點
商務信函書寫的重點應放在「效率」上，應易讀易懂；語氣真誠、友好、客氣；語言簡短、樸實、自然；內容清晰、準確、具體；行文正確、完整。
3.商務信函無定律
好的信函並沒有固定不變的寫作模式，因人而異。寫信時，應充分考慮收信方的觀點和看法、背景和所處環境。
二、應用原則
1.「挨達」aida原則：在擬就一封商務信函時，應首先考慮的原則：
a— attention 注意
i— interest 興趣
d— desire 意願
a— action行動
2.10個「c」的行文原則
明晰clearness 具體concreteness
簡潔conciseness 誠意conscientiousness
正確correctness 個性character
禮貌courtesy完整***pleteness
體諒considerateness 優美concinnity
三、商務信函的構成要素
1.信頭（letterhead）
是指發信人所在公司的名稱和位址，通常是預先印製好的，一般位於信紙的正上方。
內容包括：**號碼、電報**（cable address）、傳真（fax）和電傳（telex）號碼、信件編號或索引號碼以及寫信日期。
例如：英國—— date/month/year
27 february,2008
美國—— month/date/year
february 27,2008
2.信內位址（inside address）
即收信人的姓名和位址，通常是在日期下面隔兩行，位於書信正文的左上方。
3.稱呼（salutation）
是發信人對收信人的稱號用語，自成一行，位於「信內位址」左下方的
一、二行處。
商務書信的稱呼通常要注意下面幾點：
（1）dear sirs 和 gentlemen是最常使用的公文用語，前者是英國式的稱呼，後者是美國式的稱呼；注意sirs前通常加dear；gentlemen必須用複數；
（2）dear mr.(mrs.) **ith這種形式，用於對有過業務關係或雙方關係密切的稱呼。
（3）dear sir是指男性，dear madam是指女性，dear sir or madam是指不知道對方性別。
（4）稱呼後面用冒號或逗號均可，一般用冒號。
4.正文
正式的商務信件在每一段之間均留一空行。每一行末尾的單詞一般不移行。
5.結尾客套語
位於正文最後一行下面
一、二行處，從信紙中間偏右的地方開始寫，一般佔一行，第乙個字母要大寫，結尾用逗號。
6.簽名
是指發信人、書信執筆人或公司代表在書信上簽上公司名稱或個人名字，通常位於結尾客套語下面兩行，從中間偏右處開始寫，一般佔3～4行：第一行寫公司名稱，第二行是個人簽名，要用鋼筆；第三行列印自己的名字，用於辨認和覆信；第四行列印所屬部門的名稱及簽名人的職稱。
信封和書信的寫法-the style of envelope and letter
1.信封的寫法
（1）美國式航空信封的寫法
stamp）
abc manufacturing ***pany(收信人位址)
150 giera court parlin, livingstone
new jersey 08859, usa
mr. black **ith(收信人名字和職稱)
president of the ***pany
beijing import and export ***pany
86 baiyilu,haidian district 100872
beijing,prc (發信人位址)
（2）英國式航空信封的寫法
stamp）
beijing import and export ***pany(收信人位址)
86 baiyilu,haidian district 100872
beijing,prc
after 15 days please return to(發信人位址)
**ith & son, ltd
15 wood street
london e.c 6
england
商務寫作的十大技巧
1.了解讀者
2.使用第二人稱，強調讀者的利益
3.確定單一的交流目標和目的
4.清晰、簡潔、直白
5.使用主題行、縮格、簡短的開頭段落和附言
6.開篇和結尾有力
7.在長檔案中應用標題、空白、圖表
8.使用主動句，少用被動句
9.避免消極寫作
10.應用說服的技巧來影響讀者
商務寫作目標
商務寫作通常是為了完成以下任務：
通知 說服
指導 記錄
商務信函舉例1：
親愛的思拜格女士：
我公司致力於為您提供高效的服務。我們擁有大量的專家和技術人員、充足的資源，能夠為您設計一流的健身中心。這將有助於貴公司提高勞動生產率，降低缺勤率，而且我們收費很低。
請您仔細考慮，選擇我公司將會有如下收益：勞動生產率提高，員工士氣高漲，缺勤現象減少，還有選擇一流的**商所帶來的種種好處。
當您正考慮如何才能找到一家最好的公司，它將為您的公司提供上述益處時，我相信您一定會馬上與我們聯絡，盡快開始改善貴公司的工作環境，提高公司業績。
商務信函舉例2：
收信人：great valley 人事部
發信人：質量提高小組
主題：停車場照明問題
日期：2005/6/20
今年夏天要在停車場的邊緣增設照明燈，計畫在停車場內端增設五盞，左右兩邊各增設三盞，共計11盞。
這些照明燈將創造乙個更安全的環境，如有問題，請與質量小組的成員聯絡。祝愉快！
商務信函舉例3：
親愛的阿蘭：
作為會議中心的主席，我現在寫信通知你有關我方機
構的重大變化，相信會對彼此業務關係產生影響。
普林斯頓會議中心擁有291間客房，在過去的兩年裡，
我們的定房率、營業收入和利潤都在不斷提高。根據業
內年度統計資料，我們每間客房的盈利率已經進入全美
城郊旅店的前十位。我們的業績和有效管理使公司在幾
年內獲得了數項大獎，包括：pinnacle獎，aaa四星
獎。 我們希望增強與您的業務聯絡。我們感謝過去幾年裡
您的惠顧，並致力在未來為您提供超乎您想象的服務。
我們將保持優良的傳統，更好與貴協會合作。
我們將很快與您**聯絡，與您磋商最近的會議籌備
工作。如果您有緊急需要，請打**通知我們。很榮幸
與您繼續業務往來。
商務信函格式
常見的商務信函格式有：
1.縮行式（indented style）
縮行式將封內位址、其他需要分行的地方的後行比前行往右縮排二至三個英文本母，各行以右斜方式排列。
各段的起始字縮入四至五個英文本母。
結尾客套語和簽名置於中間偏右下方。
abc bottles pty ltd.
kirra road, ashtown 1128
mrs. r. g. cole
manager
mabels pty ltd
canterbury 8633
dear madam,
we must remind you …
yours faithfully
j. turner
production manager
2.半平頭式（semi-block style）
日期、客套語和簽名一般從信紙中部寫起
正文的每個段落的第一行往後縮入二至五個字母
封內位址、稱呼與左邊看齊
abc bottles pty ltd.
kirra road, ashtown 1128
mrs. r. g. cole
manager
mabels pty ltd
canterbury 8633
dear madam,
we must remind you …
yours faithfully
j. turner
production manager
3.平頭式（block style）
平頭式除信頭、日期、客套語和簽名外，其他部分每行開頭都與左邊邊緣看齊。
abc bottles pty ltd.
kirra road, ashtown 1128
mrs. r. g. cole
manager
中文商務信函寫作格式
1 稱呼稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關係 親疏關係 尊卑關係 長幼關係等而定，一般都用 敬語 稱謂 的形式組成。如 尊敬的王總經理 親愛的劉主任 尊敬的董事長先生閣下 等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上 提稱 如 尊敬的王博士總經理海成先生台鑒 親愛秘書明玉小...
商務信函會議邀請函
主辦單位 歐斯天 中國 奧洛羅特機械 協辦單位 中國熱成形協會 歐斯天 中國 歐斯天是全球領先的化工公司，全球員工約65,000名，銷售額為526億歐元 661億美元 公司的產品範圍包括化學品 塑料 特性化學品 農用產品 精細化學品及 和天然氣。奧洛羅特機械 奧洛羅是具有50多年經驗全球領先的德國注...
商務信函中元話語的修辭功能
摘要 通過對商務信函中執行總裁信件中的元話語進行氣質 動情 說理三方面的修辭分析，發現元話語不僅增加了商務信函的可靠性，且以情動人，達到讀者與作者之間的心靈溝通，產生共鳴，還使文章結構緊湊邏輯性強，表明元話語在現代勸說文中具有重要作用和價值。關鍵詞 元話語 修辭 商務信函 一元話語概述 自 年提出元...