實驗內容一製作套用信函
一、預備知識
1. 郵件合併：可以為**郵件生成信封、信函或標籤。
也可以生成帶有編號的信函、通知或優惠券等。使用郵件合併的前提條件有兩個：其一是開始時使用的主文件；其二是建立一組要合併到主文件中去的唯一資訊，例如姓名和位址等。
2. 主文件是開始文件，是在word的郵件合併操作中，所含文字和圖形對合併文件的每個版本都相同的文件。您需要將它的大小和形狀設定為與想要的最終信函、電子郵件、信封、標籤、優惠券或其他文件的大小和形狀相同。
主文件包含下列內容：
每個副本中都相同的資訊，例如套用信函的正文。只需鍵入此資訊一次，無需考慮要列印的信函的數量。
唯一資訊的佔位符。例如，在套用信函中，每個副本中的位址塊和問候姓名都是唯一的。
二、實驗步驟
按照下面給出的書信格式，給物理系的每個學生家長寫一封信。學生的通訊位址如表2-5所示。
表2-5 物理系學生通訊錄
1. 新建乙個word文件，按照下列信件的格式進行錄入，並把錄入的文字以「給家長的信.doc」為檔名儲存到「d:\排版練習」資料夾中。
給家長的一封信
尊敬的同學家長:
寒假來臨，祝您身體健康、新春快樂、萬事如意！
您的孩子已在我係順利完成了乙個學期的學習，感謝您對我係學生工作的大力支援與配合！現將同學本學期期末考試的成績單寄給您。如果您的孩子本學期有不及格的課程,請您督促他在假期中認真複習,作好開學補考的準備。
如果您在教育和培養孩子方面有什麼建議，請您及時與輔導員取得聯絡，或者將建議以書面方式郵寄我係。郵政編碼：300222。
謝謝您的支援與配合！
天津工程師範學院物理學系
2023年元月
2. 單擊「工具」選單，選擇「信函與郵件」→「郵件合併」命令，開啟「郵件合併─選擇文件型別」任務窗格，如圖2-50所示。
圖2-50 「郵件合併─選擇文件型別」任務窗格
2. 在「選擇文件型別」區域中選擇「信函」單選按鈕，單擊「下一步：正在啟動文件」超連結，「郵件合併」窗格顯示如圖2-51所示。
圖2-51 「郵件合併─選擇開始文件」任務窗格
3. 在「選擇開始文件」區域中選擇「使用當前文件」單選按鈕，單擊「下一步：選取收件人」超連結，「郵件合併」窗格顯示如圖2-52所示。
圖2-52 「郵件合併─選擇收件人」任務窗格
4. 在「選擇收件人」區域中選擇「鍵入新列表」單選按鈕，單擊「鍵入新列表」區域內的「建立」超連結，開啟「新建位址列表」對話方塊，如圖2-53所示。
圖2-53 「新建位址列表」對話方塊
5. 在該對話方塊的「名字」文字框中，輸入「劉湘君」；在「位址行1」文字框中輸入「山東省鄒城公用技校」；在「郵政編碼」文字框中輸入「273505」。單擊「新建條目」按鈕，繼續輸入其他同學的姓名。
全部輸入完成後，單擊「關閉」按鈕，開啟如圖2-54所示的「儲存通訊錄」對話方塊。
圖2-54 「儲存通訊錄」對話方塊
6. 在「儲存位置」下拉列表框中選擇「d:\排版練習」資料夾，在「檔名」下拉列表框中輸入「通訊錄」，單擊「儲存」按鈕，開啟如圖2-55所示的「郵件合併收件人」對話方塊。
圖2-55 「郵件合併收件人」對話方塊
7. 在該對話方塊中，可以對通訊錄的內容再次進行編輯。確認無誤後，單擊「確定」按鈕。
8. 單擊「郵件合併」窗格中的「下一步：撰寫信函」超連結，「郵件合併」窗格顯示如圖2-56所示。
圖2-56 「郵件合併─撰寫信函」任務窗格
⑴撰寫信函。由於我們已經提前把信函內容進行了錄入，所以此步驟可以省略，直接轉到第⑵步。
⑵將通訊錄中特有的個人資訊新增到信函中。
①將游標移到信函中的第乙個空白區域，即「尊敬的同學家長」中的下劃線區域。
②單擊「郵件合併」窗格中「撰寫信函」區域內的「其他專案」，開啟如圖2-57所示的「插入合併域」對話方塊。
圖2-57 「插入合併域」對話方塊
③在「域」列表框中選擇「名字」，單擊「插入」按鈕，即可在游標位置插入「《名字》」字樣，隨後它將被通訊錄中具體的學生名字所替代。
④重複第①到第③步，把信函中所有用到學生名字的地方都用「《名字》」域替代。
9. 單擊「郵件合併」窗格中的「下一步：預覽信函」超連結，即可得到郵件合併以後的預覽信函，顯示如圖2-58所示。
圖2-58 預覽信函的效果
10. 在「郵件合併」窗格中的「預覽信函」區域內，單擊「<<」或「>>」按鈕，可以預覽發給所有學生家長的信函。單擊「下一步：
完成合併」超連結，「郵件合併」窗格顯示如圖2-59所示。
圖2-59 「郵件合併─完成合併」任務窗格
11. 在「郵件合併」窗格中的「合併」區域內，有兩個選項：
⑴若選擇「列印」，則彈出如圖2-60所示的「合併到印表機」對話方塊。在該對話方塊中可以選擇要列印輸出的記錄為「全部」、「當前記錄」或其中的某幾條記錄。
圖2-60 「合併到印表機」對話方塊
單擊「確定」按鈕，將彈出如圖2-49所示的「列印」對話方塊。單擊「列印」對話方塊中的「確定」按鈕，即可把合併後的信函從印表機輸出。
⑵若選擇「編輯個人信函」，則彈出如圖2-61所示的「合併到新文件」對話方塊。在該對話方塊中可以選擇要合併到新文件中的記錄為「全部」、「當前記錄」或其中的某幾條記錄。
圖2-61 「合併到新文件」對話方塊
單擊「確定」按鈕，則產生乙個新的文件。該文件包含發給所有學生家長的信函。將該文件以「給所有學生家長的信.doc」為檔名，儲存到「d:\排版練習」資料夾中。
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