學校一般公文格式要求

2021-03-04 09:43:59 字數 2093 閱讀 3624

1.用紙:採用國際標準a4型用紙(210mm×297mm)。

2.頁面設定:排版時版面尺寸要標準。版心:

156mm×225mm,上白邊(天頭) 37mm,下白邊35mm,訂口(左白邊)28mm,右白邊26mm,可設定為:紙張邊距上35mm、下28mm、左28mm、右26mm。頁尾設為20mm。

按以下操作辦法插入頁碼:插入—頁碼—對齊方式—外側—格式選「- 1 -」,字型為「4號宋體」。一般每面排22行,每行排28個字。

3.版面格式:

(1)發文學校:使用發文學校全稱或規範化簡稱,居中排布,上邊緣至版心上邊緣35mm。採用方正小標宋-gbk字型,每字不超過22mm×15mm,紅色。

可採用插入文字框方式,文字框寬於單位名稱,左、右略比單位名稱長約1cm,字型大小建議使用40號,因學校全稱字數不一,可通過縮放字型間距調節寬度(格式—字型—字元間距—點選或輸入百分比)。

(2)發文字號及分隔線:距左一字編排發文字號,由發文單位、年份、發文序號組成。學校可使用簡稱,年份要用四位年代號用六角括號(插入特殊符號),發文序號以不同發文形式分別統一流水編號。

發文序號不加「第」,不編虛位,在阿拉伯數字後加「號」字,採用3號方正仿宋-gbk。距右1字編排簽發人,用3號方正仿宋-gbk,冒號後用3號方正楷體-gbk。發文字號下約4mm處設定分隔線,採用紅色實線,與版心等寬,磅值可設為2。

(3)文稿標題:為公文主要內容概述,如:「xx學校關於***x的請示」,「xx學校關於***的報告」。

編排於版頭分隔線下空兩行位置。採用2號方正小標宋-gbk字型居中排布;標題回行做到詞義完整、排列對稱,不能把完整的片語分割成兩行;標題過長時採用上梯形、下梯形或菱形排布;標題行距採用固定值35磅。

(4)正文格式:標題下空一行頂格居左編排報送單位名稱「邛崍市教育局」後面加冒號;提行左空兩字編排正文;正文本型為3號方正仿宋-gbk;行距為29.5或單倍行距。

每個自然段左空2字,回行頂格,自然段間不空行。

(5)結構層次:即通常所說正文小標題,分為一級、二級、**和四級標題。所有正文標題左空2字編排。結構層次一般不超過四層。

一級標題為3號方正黑體-gbk字,序號用中文,後加頓號,如:「

一、***」,標題後不加標點符號;

二級標題為3號方正楷體-gbk字,序號用中文加括號,不加頓號,如「(一)××××」 ,標題後不加標點符號;

**標題為3號方正仿宋-gbk字,序號用阿拉伯數字,後加小圓點,如「1.******xx」 ,標題後可加標點符號;

四級標題為3號方正仿宋-gbk字,序號用阿拉伯數字加括號,後不加點,如「(1)******xx」,標題後可加標點符號。

說明:層次序數可以越級使用,如只有兩層,第一層必須用「

一、***」,第二層可以用「(一)***」,也可選用「1.***」。請示結語一般為「妥否,請批示。」,報告結語一般為「特此報告。」。結語須提行左空2字標註。

報告和請示不同,學校來文一般為請示,領導會在規定時限內予以批覆,而報告則可以不批覆。(學校請示報告不分的情況較多,需加以說明)

(6)附件說明:如有附件,在正文下空一行左空二字用3號方正仿宋-gbk字編排「附件」二字,後標冒號和附件名稱。如多個附件使用阿拉伯數字標註附件順序號,後緊跟小圓點,如「附件:

1.×××××」。附件名稱較長,回行時應與上行附件名稱首字對齊。

附件名稱後不加標點。正文中涉及附件處的標註內容、附件說明、附件表述要一致。

(7)發文學校署名及成文日期:成文日期右空四字編排,在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文單位署名。一般成文單位於正文(附件說明)下空兩行編排。

日期格式採用阿拉伯數字,如:「2023年4月20日」。

(8)附註:「請示」件應在成文日期下一行作附註,註明聯絡人及聯絡**,居左空2字加圓括號標識,中間用分號隔開,使用3號仿宋字,如:「(聯絡人:

張三;聯絡**:139*********)」。

(9)印章:印章用紅色,不得出現空白印章,印章應端正、居中下壓成文時間。

(10)版記:版記必須在最後一頁、偶數頁,與版心等寬,首末兩條高0.35mm,中間0.25mm,末線與版心下邊緣重合; 版記中標明學校名稱及日期,採用4號仿宋字。

(11)附件:應在附件頂格標註自己的版記。如:「南街小學〔2014〕1號附件」,採用3號黑體。

(12)裝訂:公文盡量採用雙面印製,應在公文左側使用兩個訂書釘。

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