一、會議籌備工作要點
1、會議籌備工作流程(以公司年度工作會議為例)
會議場所預定→印發會議通知→統計會議回執→編制會議服務指南→會議物品準備→會議資料準備→會場準備→住宿安排→餐飲安排→會議報到（接站）→發放會議資料→就餐→住宿→領導會見→會議召開→會議結束（送站）→會議總結。
2、會議籌備工作事項
（1）印發會議通知。總經理工作部按照公司總經理辦公會研究通過的《關於召開公司****年度工作會議籌備方案》，以公司檔案印發會議通知。會議通知主要說明會議召開的目的、時間、地點、參會人員、其他事項、聯絡人及會址路線圖等，並附會議回執單。
（2）製作並傳送會議請柬。研究用於會議宣讀的國家有關領導人批示件的辦理、邀請國家有關部委的領導和上級相關組織、機構參會的領導名單，報請公司領導審定。總經理工作部製作會議請柬。
國家領導人和國家部委的請柬由總經理工作部負責傳送；有關部門和相關組織、機構領導的請柬由相關部門負責傳送。
（3）預定會議場所。根據會議規模預定會議地點。公司年度工作會議一般要根據參會人數預定1個大型會議室、多個分組討論的中型會議室、分組討論情況匯報室和貴賓休息室等。
（4）預定與會代表住房。根據參會人數預定會議所需房間數量，並預留少數房間備用。按參會人員級別準備房型、分配房間，包括套房、單人標間、雙人標間等。
（5）安排會議餐飲。根據會議規模安排餐飲事項，應考慮能容納全部參會人員的餐廳。一般會議只安排一次宴請，其餘時間為自助餐。
會前確定就餐標準,提前制定選單。注意食品衛生安全，尊重民族飲食習慣。
（6）準備會議文字材料。公司工作會議文字材料主要有：總經理工作報告、會務指南、大會主持詞、專題報告、交流（表態）發言、總結講話等。
（7）草擬會議籌備方案。內容包括：
①確定會議時間、地點、參會人員、會議議程。
②會議組織機構。包括會議總協調和各專業小組成員名單,並詳細說明各小組工作分工，做到責任到人。
③制訂會議經費預算。
④會場布置情況。包括主會場、主席台、分組討論會議室、匯報廳、貴賓休息室等。
⑤與會人員報到、住宿、就餐、交通等安排。
⑥會議宣傳標語的內容和布置。
⑦會議物品準備情況。
⑧表彰頒獎方案和有關責任制簽定儀式方案。
（8）編制會議服務指南。根據會議回執，準確統計參會代表人數，編制會議服務指南。包括：
①會議議程安排、組織機構。包括會議總協調、秘書組、會務組、宣傳組等會議工作人員聯絡**和房間號。
②會議須知。包括就餐時間和地點、會議要求和注意事項。
③ 會議代表名單。包括代表姓名、性別、民族、單位職務、房間號、餐桌號（如有集體活動的，還需註明乘車號）。
④召集人匯報安排。包括公司領導、召集人名單和匯報時間、地點。
⑤ 會議代表分組。包括各組代表、召集人、聯絡人、討論地點。
⑥列席代表名單：包括姓名、單位、職務。
⑦會場座次表。
（9）準備會議用品、設施等。主要包括：
①檔案袋。檔案袋內裝代表證、房卡、會議服務指南、簽字筆、筆記本。會議檔案由秘書組根據情況裝袋或直接到會場發放。
②會議引導牌。包括報到處、主會場、餐廳、分組討論會場、匯報廳、貴賓接待室等。引導牌採用集團公司統一標識。
③會議辦公用品。在會場附近充分準備如電腦、印表機、傳真等辦公裝置以及耗材、辦公用品等，達到集中辦公條件。
④備好參會領導和會議代表席籤。
（10）會議宣傳方面準備。本著隆重、熱烈、簡樸的原則，視情況制定會場內外環境布置方案。可包括：
①會場外布置。包括會議宣傳標語、氣球、彩虹門等。
②懸掛宣傳標語。
③製作會場外歡迎橫幅、電子標語。
④製作主會場背景板、會場尾標。
⑤製作宴會廳背景板。
⑥製作會議展板、宣傳片等。
⑦製作獎盃、獎牌、綬帶和獲獎證書。
⑧安排集體合影場地。包括前排座椅、椅籤、後排的踏步等。
（11）交通方面準備。
①安排專人負責車輛排程和指揮，做好接送站的工作方案。
②準備好迎接外邀領導的車輛和接送會議代表的中巴車和商務車。
（12）安排會場。
①預定會議用鮮花、綠植，製作主席台效果圖並請領導
審定。②安排會場音響、話筒及錄音攝像，確定會前、會中和頒獎**。提前做好裝置除錯及保障，確保萬無一失。
③根據領導座次安排好代表席籤、文具、鮮花、茶水、礦泉水、小毛巾的擺放；貴賓室布置（見附圖1——大會領導座次安排）。
④做好會場通風和溫度調節預案。
⑤安排好會場禮儀、服務人員等；如有頒獎或責任制簽訂，需提前進行彩排。
⑥搞好會間服務和會議休息時的茶歇服務。
（13）安排集體合影。提前清空合影場地，必要時請攝影師先檢視攝影場地，根據上午或下午的時間，確定攝影的方向和位置，並根據天氣變化情況，及早提出變更意見。提前擺放前排領導座椅和後排踏步；按照出席會議的領導名單次序提前貼好領導座位名簽（見附圖2——照相座次安排）。
集體合影時專人協助攝影師做好現場指揮，盡快安排好後排參會代表的佇列，既要迅速，又要注意安全，防止人員擁擠造成跌落；盡可能會議結束前將合影送達代表手中。做好會議**的歸檔儲存工作。
（14）安排代表房間。做好洗漱用品、水果、鮮花、食品等的配送、會議檔案等的分發；檢查房間的裝置是否完好、檢視樓梯及消防通道等。
（15）安排會議期間的值班工作。安排專人值班，及時解決會議期間臨時發生的問題，確保會議順利進行。值班工作內容包括：
完成會議領導機構和領導臨時交辦的事項；檢查會議期間各時段的會場情況；資訊的傳遞工作；採辦會議急需的物品；安排落實參觀、娛樂活動等；檢查落實餐飲、宴會工作；督促檢查會議合影的準備工作；解決會議代表的臨時性困難；協調會議有關事務。
（16）做好會議結束後工作。包括：清理會場和代表房間，檢視有無遺失的檔案、資料、筆記等物品，防止因檔案丟失造成洩密；清點會議用物品，包括桌簽、電腦、印表機、投影儀、會議展板、引導牌、會議資料、煙、酒等物品；清退會議用房間；結算會議所有費用。
（17）會議資料整理歸檔。
二、慶典、儀式活動籌備工作要點
1、確定慶典、儀式活動地點。一般選定在公司總部、所屬單位的禮堂（或星級酒店）、專案開工現場等地點舉行。
2、籌備工作注意事項
（1）主席台布置：
如舉行慶典活動，可採用大會形式，可按照出席慶典、儀式領導名單在主席台擺好桌簽，擺放文具、鮮花、茶水、礦泉水、香巾等（見附圖1——大會領導座次安排）。
如舉行簽字儀式，一般準備長方簽字桌（可鋪深綠色臺呢），設兩把雙方簽字人的座椅。如果簽字方較多，可加長桌子，增加座位。簽字桌上放置各方簽字人的名簽、鮮花（如與外方簽字還可擺放桌旗）。
提前擺放文字（放置在協議夾中）和簽字筆（用筆要符合存檔要求）。提前確定其他參加儀式人員是在主簽人後面站立或是在主簽字人對面站立（或安排座椅），以便按照不同形式安排會場（見附圖3——簽字儀式座次安排）。安排助簽人員。
備好香檳或紅酒，簽字儀式完畢共同舉杯慶賀。
（2）檢查燈光、音響、話筒、錄音裝置。提前檢查照明、試驗每個話筒的音量。可視情況設定落地話筒。
（3）製作背景板。根據活動主題製作大小合適、色彩適宜、符合集團公司標識要求的背景板。
（4）擺放花壇和綠色植物。會場內部一般用高棵綠植和花壇營造氣氛。除特意擺設某種造型，疏密間隔、適宜為宜。花壇可用盆花或插花組成，插花的圖形效果要好。
（5）設定演講台（發言席）。擺放鮮花。
（6）準備投影儀。根據情況可設定乙個或者兩側各乙個投影幕布。
（7）後排橫幅。根據情況會場後排可懸掛橫幅，與背景板主題輝映。
（8）安排貴賓休息室。準備鮮花、茶水、礦泉水、香巾等物品。
（9）檢查電源和消防設施。活動場地要有兩路電源系統，防止突然停電造成活動中斷。要提前做好消防預案工作，確保消防通道暢通，消防器材配備齊全。
3、會場外氣氛布置
（1）活動場所可外掛程式歡迎橫幅，慶祝活動可掛各慶賀單位豎排賀詞；會場區域布置彩虹門、彩旗、氣球，氣球下掛豎排標語。
（2）報到處、主會場、就餐餐廳放置引導牌。
（4）會場門前台階可鋪紅地毯以烘托氣氛。
（5）根據活動的主題，製作宣傳展板。
4、安排貴賓休息室（會見廳）。貴賓休息室安排在會場旁邊較近位置，廳內擺放水果、鮮花、煙、茶水、香巾等物品。如有會見，可擺放會見雙方代表的席籤、鮮花、茶水，並預留記者席位（見附圖4——會見座次安排）。
5、安排住宿房間。根據慶典活動時間安排住宿。可提前安排行政套房、單人標間、雙人標間等。客房內準備：鮮花、水果、茶、日程安排（書面）洗漱用品等。
6、安排餐飲。活動一般安排一次歡迎宴會或慶祝酒會，其餘為自助餐。尊重少數民族生活習慣。
宴會：根據人數確定大小合適的宴會廳。各桌編桌號，主桌一般安排座次，擺好席籤。準備話筒、祝酒詞（見附圖5——宴會座次安排）。
自助餐：根據就餐人數準備大小合適的自助餐廳、餐前準備選單、確定就餐時間、製作引導牌。
7、其他活動安排。可根據活動情況適當安排休閒活動。應提前準備活動所需的器械、用品。
8、安排車輛。安排專人負責車輛排程；根據活動的規模，可提前準備好轎車、中巴車或大巴車等接送站所需車輛。
9、安排宣傳報道和**採訪。
（1）活動現場的攝影攝像。準備攝像、照相裝置，可安排全程定位錄影。
（2）安排集體合影時，提前選擇照相地點，確定第一排領導的座序並貼好領導座位名簽。
（3）新聞**對活動進行報道時，須提前撰寫新聞通稿，並報分管領導審定。新聞**採訪主要參會領導時，需提前確定採訪時間、地點、內容等事宜。
10、頒獎或揭牌安排。頒獎或揭牌前應進行彩排，確保活動萬無一失。
11、文藝節目匯演安排。慶典、儀式活動需安排文藝節目匯演時，應成立專門機構，根據活動主題提前做好節目數量、質量的審核、節目型別等編排工作。
12、治安保衛、醫療安排。要提前做好治安保衛和醫療衛生工作，必要時可聯絡當地公安部門或醫療部門協助做好該項工作。
13、外文翻譯。有外賓參加的活動，需提前安排外文翻譯，或落實清楚外賓是否自帶翻譯。
三、接待工作要點
1、接待工作準備。明確來賓意圖後，確定接待人員，制定接待方案，進行組織分工。
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