一工作資訊
1工作時間 11月24~27日
2工作地點首都機場人民大會堂
3工作職責與工作內容
(1). 11月20日或21日(根據開會時間決定一天)前往首都機場探點,考察接送機路線以及航站樓情況。得到日方參會代表(包括大臣,隨團)的航班資訊,整理出日方代表抵達機場的時間順序表與需接人數
(2). 11月24日—25日接機。配合車輛排程組,大車隨團組將日方送往長富宮酒店。
(3).11月25日的接機結束以後,6名接機組成員前往人民大會堂,加入引導組的工作,與簽約組配合在人民大會堂從事會場的準備工作。
(4).11月26日,若有大臣的接機活動,則接機組的鄭爽,吳旭昇兩位成員與車輛排程組配合前去首都機場接機。其餘6名成員26號在人民大會堂進行二層的引導工作。
若沒有接機活動,則8名成員一起在人民大會堂進行引導工作。
(5).11月26日晚或11月27日晨,將日方代表從長富宮酒店送至機場
二具體工作流程
前期準備:接機牌,暈車藥,保暖貼
1時間: 11月20日(或21日)
地點:首都機場
人數:8人
任務:探點工作。分為a,b兩組每組四人。a組前往2號航站樓,b組前往3號航站樓進行探點,包括
(1) 接機車輛停放的位置,停車場名稱。
(2) 各個航班的出站位置,從各個出站位置到停車處的路線(以及備用路線)。
(3) 機場的洗手間位置。
(4) 行李丟失登記處的位置。
(5) 與機場方確認航班資訊是否有變動。
要求:將探點內容進行詳細有層次的記錄,資訊彙總後每人乙份。寫清每位組員的具體工作內容,以便突發情況時候的工作調動
2時間:11月24日~25日
地點:首都機場
人數:8人
必要物品:工作證,學生證,身份證,接機牌
任務:確認時間,接機。在每個航班預計到達時間的三小時前,致電首都機場,詢問航班是否能準時到達。
若準時到達則按照踩點時候的安排進行接機。保證第一時間將日方代表全部帶到指定車輛。若有變動,則第一時間通知車輛排程組,大車陪團組,日方酒店註冊組,以做出相應的調整。
!!!!!每接到一波日方代表後,在機場確定人員是否齊整,行李是否齊全。確認後,四名工作人員分為前後左右四個方位引領日方代表到停車場,看住每乙個人,絕對不能出現掉隊情況!!!!!
要求:嚴格執行預定方案,保證每個工作地點都有人員,不能出現人員真空現象
接機中緊急情況應對方案
(1)有日方人員行李丟失怎麼辦?
一名組員將丟失行李者帶往行李丟失登記處進行登記,其他組員照原路線將其他代表送上車。在登記結束後,第一時間將其送至車上並安慰
(2)有工作人員請假來不了怎麼辦?
按照分發給每個組員的工作表,將沒有來的人的工作合理分配給其他工作人員
3時間:11月25日接機工作結束後
地點:人民大會堂
人數:6人
任務:與簽約組配合,完成引導組的工作。在人民大會堂為次日的會議進行準備工作。
要求:執行引導組組長的安排
4時間:11月26日
地點:人民大會堂
人數:6~8人
人民大會堂任務部分**引導組組長趙薇雯的工作報告
接機組的成員負責人民大會堂2層的引導工作。
1. 代表至金色大廳的引導
時間:13:45—15:00
地點:人民大會堂一層、二層、三層
可調動人數:共23人。包括: 接機組6人
簽約組10人
資料組2人
引導組5人
引導方案:(一層):2人。(資料組2人)
(二層):7人。(接機組6人+引導組1人)
(三層金色大廳外部):6人。(簽約組6人)
(三層金色大廳內):6人。(引導組4人+簽約組2人)
共計:21 人引導,餘下 2人替補。
任務:①金色大廳外部的引導人員:讓代表有序、迅速地乘坐電梯或走樓梯進入金色大廳。
②金色大廳內部的引導人員:首先辨別代表身份,並協助代表安指定區域就坐,爭取在最短的時間內引導所有的參會代表入座。
③金色大廳內部的引導人員:維持會場的秩序,在會議即將開始時,領導即將入場的時候提醒全體代表回到座位並保持安靜。
④金色大廳內部的引導人員:領導講話時帶頭鼓掌。
要求: ①熟記人民大會堂一層、二層、三層地圖。尤其要清楚洗手間、出入口的位置。
②懂得代表證各個顏色的含義
③熟記金色大廳內部不同就坐區域
熟記中日文的引導用語
微笑引導,精神狀態飽滿
引導方式:①移動帶領式:(金色大廳內部引導人員)先不就位,把第一批到場
代表引導至金色大廳後,再就位。
站點不移動式:(金色大廳外部引導人員)站在各自崗位,不涉及移動
舉牌引導:②的人使用
可能意外: ①辨別代表身份錯誤,代表坐錯了位置。
應對方案:要懂得代表證的各個顏色是什麼意思。並且熟記金色大廳內部的不同就坐區域。通過充分的前期準備,避免這類錯誤的發生。
代表中途要求退場。
應對方案:在不影響論壇進行的前提下,輕聲地為代表指明出口方向。
代表中途要去洗手間
應對方案:在不影響論壇進行的前提下,輕聲地為代表指明最近的洗手間位置。
金色大廳入口處發生擁堵
應對方案:金色大廳內部的引導人員任務重要。要禮貌提醒停留在入口處的代表迅速地就坐。同時,要第一時間通過代表證、長相、穿著來辨別代表身份,準確地為代表指明就坐區域。
待定問題: ①有多少可以調配的人員?
金色大廳內部的引導員具體展位。
金色大廳的出入口個數。
第一批入場代表的引導方式。(金色大廳內部引導人員先不就位,把第一批到場的代表引導至金色大廳後,再就位。)
地圖: 附圖十 :人民大會堂一層
附圖十一 :人民大會堂二層
附圖十二:人民大會堂三層
附圖十三:人民大會堂金色大廳
附圖十四:金色大廳內部的不同就坐區域
附圖十 :人民大會堂一層
附圖十一 :人民大會堂二層
附圖十二:人民大會堂三層
附圖十三:人民大會堂金色大廳
附圖十四:金色大廳內部的不同就坐區域
2. 大會茶歇的引導(配合餐飲組)
時間:15:35—16:00
地點:中方陝西廳,日方貴賓廳?中日方普通代表分開,但地點未定
可調動人數:共15 人。包括:-接機組6人(二層)
簽約組10人???
-資料組2人(一層)
引導組5人
引導方案: (中方茶歇區):3人
日方茶歇區):3人 (引導組5人+簽約組1人)
共計:共6人引導。餘下9人替補。
任務:①茶歇時間,引導代表至茶歇區。
茶歇後,引導代表回到會場。
要求: ①引導代表至茶歇區時:做到分流。千萬不能都往乙個出入口引。
②引導代表回到會場時:禮貌曖昧地提醒。(配合餐飲組)
引導方式: ①引導代表至茶歇區時:站點不移動式
引導代表回到會場時:走到代表身邊
可能意外: ①當茶歇時間結束時,代表任逗留在茶歇區。
應對方案:引導組配合餐飲組,引導組組員走到代表身邊,禮貌地面帶微笑地提醒代表:「下一場論壇的時間已到」。用這種比較曖昧的表達方式進行催促。
金色大廳出入口處發生擁堵。
應對方案:金色大廳內部的引導人員,要對不同區域的人分開指引。做到分流。
待定問題: ①vip的茶歇在引導組的工作範圍內嗎?
可調動人數是多少?簽約組的10人能用嗎?
中日普通代表的茶歇區尚未確定
人手不夠。如果簽約組的人不能呼叫的話,
地圖:附圖十五:人民大會堂三層
附圖十五:人民大會堂三層
3. 文字交換引導(配合簽約組)
時間:16:45—17:20
地點:金色大廳
可調動人數:共5 人。包括: -接機組6人(二層)
簽約組10人???
-資料組2人(一層)
引導組5人
引導方案:和簽約組商議。聽從簽約組組長的安排。
日方等待區):2人
中方等待區):2人 (引導組4人)
共計:4 人引導,餘下1 人替補。
任務: ①配合引導組
②把簽約人準時帶到等待區
要求: ①熟記中日文的引導用語
②帶人時,注意和代表適當的保持距離
③微笑引導方式:①帶領移動式
可能意外:①找不到簽約人
應對方案:找人頂替。
待定問題: ①可調動人數是多少?
②簽約時簽約組的10人時聽引導組的安排?還是引導組聽簽約組的?
地圖:附圖十六:簽約現場布置圖
附圖十六:簽約現場布置圖
主席台位置
4. 退場的引導
時間:17:30—結束
地點:三層金色大廳、三層、二層、一層、停車場。
可調動人數:共23人。包括: 接機組6人
簽約組10人
資料組2人
引導組5人
引導方案:(三層金色大廳內部):6人。 (引導組4人+簽約組2人)
三層金色大廳外部):6人。 (簽約組6人)
(二層):7人。 (接機組6人+引導組1人)
(一層):2人。 (資料組2人)
(停車場):2人。 (安檢組2人??)
共計:23 人引導,餘下無人替補。
任務: ①大會結束後,引導代表退場
②引導代表至停車場
要求: ①使代表有序、迅速乘電梯或者走樓梯退場。
引導方式: ①站點不移動式
引導牌可能意外: ①金色大廳出口處擁堵
應對方案:分流。引導代筆從不同出口退場。
電梯口、樓梯口擁堵
應對方案:及時疏通。一層、二層、三層引導人員要相互配合。
待定問題: ①有多少可以調配人員?希望安檢組能給予配合。
金色大廳有幾個出入口?
地圖: 附圖十七:三層金色大廳內部
附圖十八:人民大會堂三層
附圖十九:人民大會堂二層
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