陽江市養蝦協會首屆代表大會於2023年1月20日成功閉幕。為下次活動能更好地籌備和開展，現總結此次大會的經驗和教訓，分析存在的問題並找出解決方法。
現整理如下：
一、時間緊迫
本次會議籌備時間不足乙個月，會議前的準備工作不足一星期，甚至在會議開始前一小時還在趕工。
邀請領導方面，需要提前乙個月發邀請函進行銜接，以便領導安排工作行程或安排代表參會，同時也便於領導了解會議相關內容並準備講話稿和指導意見。
建議：1、籌備會議至少提前三個月，並作出詳細時間表，留出足夠緩衝時間，同時單獨編輯成***供籌備組成員參照。
2、需要邀請的領導和嘉賓最好提前半個月到乙個月收集了解相關資訊並進行銜接。
二、人員分工及培訓不到位
本次會議工作人員分工不明確，出現一人多事，多人閒事的情況。人員缺乏培訓，流程沒有事先進行演練，從而在會議期間暴露出來各方面的不足，例如主持人語調比較倉促、相關工作人員不清楚會議期間的工作。
建議：1、會議籌備前期明確人員分工，定好分工方案和每人行動時間表並落實。
2、提前一星期進行會議工作人員培訓，提前三天進行完整流程演練，準備多套備用應急方案。
三、裝置準備不足
本次會議裝置整合度低，出現東拼西湊的情況，例如養蝦協會專用電腦相關辦公軟體沒有安裝到位；印表機借自行政部，印表機備用墨盒借自財務部；訂書機、剪刀借自行政部等情況。
在出發去布置會議場地前一刻籌備組還在拼湊辦公裝置，在布置會場期間，印表機出現多次墨盒碳粉短缺情況，備用墨盒也因為匹配問題而無法使用，嚴重降低工作效率。
滑鼠電池等易損耗品沒有備件，出現滑鼠缺電停止工作從而影響編輯工作
建議：1、養蝦協會辦公室需要準備齊全的辦公用品，易損耗用品及易故障裝置建議準備多套應急備用，並列表定期檢查，整合裝箱待用，避免出現散、丟、漏等問題。
2、會議辦公用品僅用於布置會場、會議期間辦公用，其餘時間不得使用，以便保證完整性。
3、印表機要保證墨盒及備用墨盒的使用正常，如無法提供會議專用印表機影印掃瞄一體機，建議保證辦公室印表機拆裝便攜性。
四、對會議場地考察不足
本次會議場地硬體設定符合要求，但會場提供方人員培訓及人員素養缺乏。在籌備期間出現會場推遲開門、會議期間難以及時找到服務人員提供服務、服務人員態度不到位甚至怠慢等情況，影響會議流程及嘉賓客戶體驗。
建議：1、在確定會場之前，先考察多家酒店會場的軟硬體情況，排除服務不到位的酒店及會場，在確定會場之後，建議約談當事負責人及服務人員，明確態度，強調利弊，如仍存在問題，及時要求對方更換相關人員並進行投訴。
2、根據我多方了解，華邑酒店存在的服務問題偏多，建議再次權衡與華邑酒店的合作關係。
五、會議相關檔案準備不足
本次會議相關檔案在會議開始前一天還在修改，會議開始前一小時還在列印裝訂並發放，檔案資料袋採購不足，以致於後排座位的檔案資料沒有檔案袋。
建議：1、檔案編寫工作與會議籌備工作同步進行，在籌備初期就要確定好檔案編寫提綱，在會議前一星期完成定稿，編號存入相應資料夾，並用專用u盤專人攜帶。會議相關檔案在會議前三天完成列印裝訂裝袋工作。
2、建議檔案編寫人員加強公文寫作功底，保證檔案內容的簡潔、正規、準確。協會檔案統一格式，統一文號，日後發文嚴格按照統一格式編寫。
3、會議領導嘉賓發言稿裝訂好之後裝入檔案袋，備筆一支，備稿紙一張，檔案袋外面註明對應發言人員的名字及檔案性質。並專人保管跟進。
4、檔案及檔案袋的裝訂機採購遵循「預多不預少」原則。
六、應急預案缺乏
本次會議期間，出現電腦宕機嚴重意外情況，影響會議程序。電腦宕機這種情況出所有籌備組成員意料之外，但是這種情況的發生概率是相當高，不單止電腦宕機，還有程式崩潰、網路連線失敗、停電這些事情也會存在。
建議：1、會議期間準備兩台以上電腦，同步更新會議所需要的資料，便於發生故障可以及時切換，免得措手不及，另建議有電腦專業知識的人員備場，以解不時之需。
2、會議主持人應變能力培訓，需要準備多種流程主持詞句，還要加強臨場應變能力，完全把控會議進展程度，化解意外情況。
3、會議現場準備醫藥箱，如會場提供方能提供最好。
4、會議工作人員需清楚緊急逃生出口，在緊急情況發生時，能正確及時指引參會人員有序疏散，避免產生恐慌和踩踏。
這次會議籌備及進行方面，還有很多問題還沒暴露出來，但是沒發生不代表不會發生。我們應該戒驕戒躁，吸取這次會議的教訓，總結經驗，努力加以改進，凝結成乙個更加成熟的團隊，祝願明天會更好。
2023年1月20日星期三
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