江漢大學學生社團管理中心
2013-2014學年上學期社團招新 策
劃書二零一三年八月
一.活動名稱：2013-2014學年上學期江漢大學學生社團管理中心社團招新大會
二.活動概況:
（一）活動時間：2023年十月中旬
（二）活動地點：英才廣場
（三）活動物件：主要針對大一新生
（四）活動主題：揮灑多彩青春鑄就社團風采
（五）活動階段：前期準備工作、正式開展活動、後期總結工作
（六）主辦單位：共青團江漢大學委員會
（七）承辦單位：江漢大學學生社團管理中心
（八）協辦單位：江漢大學全體註冊社團
三.活動意義：
新的學年已經開始，隨著新生融入校園，江漢大學的社團活動也將揭開新的一頁。隨著社團力量的發展壯大，社團文化已成為校園文化不可缺少的一部分。傳統、活力、時尚，社團文化以其獨特魅力，豐富內涵，感染薰陶了一代又一代莘莘學子。
為了廣大同學在新的一年裡充實自己，鍛鍊自己，享受大學的精彩生活，為了社團及時補充新鮮血液並進一步開展社團活動和展示社團風采，推動社團發展，繁榮校園文化，江漢大學學生社團管理中心在團委老師的指導下，帶領江大90餘社團特向全校師生隆重推出2013——2014學年度江漢大學「社團大招新」活動。
四.活動流程
（一）前期準備工作
1.各部門工作任務分配
秘書部（1）製作相關**。社團社員登記表，社團簽到表，中心幹事簽到表等等。
（2）幹事任務分配。確定各個幹事活動當天的任務並進行相關培訓。主要是固定簽到人員、諮詢服務人員、工作牌分發人員，以及不固定的其他機動人員。
（3）主持開展社團招新動員會議。主持會議、會議簽到及會議記錄等。
（4）協助開展宣傳工作。必要時候協調人手參加分發宣傳單、張貼海報等工作。
財務部（1）做好財務預算。最好細化到前期宣傳、中期物資、後期雜項的預算。
（2）幹事任務分配及培訓。主要是現場物資管理及社團物資領取記錄等。
（3）協助開展社團招新動員會議。向社團詳細作招新活動財務方面的說明。
（4）協助開展宣傳工作。
（5）社團招新財務預算表、實際財務情況表等等**提前製作。
活動管理部
（1）10月10號之前確定社團場地分布，製作明晰的場地分布圖。
（2）幹事任務分配及培訓。主要是引導社團迅速就位、現場秩序維持、監督社團招新情況等。
（3）提前乙個星期活動申請。活動場地、活動桌椅、等等申請工作毋庸置疑要提前敲定。
（4）協助開展宣傳工作。
（5）協助開展社團招新動員會議。向社團講解活動當天的注意事項。
（6）9月26日前各社團將節目和展示方案交至活動管理部，10月7日前完成節目資訊彙總，包括：節目出自單位、節目名稱、節目性質、節目負責人、節目演員人數、節目道具等。
外聯部（1）10月初與活動舞台贊助方聯絡，確定舞台搭建的硬體條件。
（2）10月10號前拉得足夠活動順利展開的外聯資金。
（3）10月10號正式邀請外校社聯參觀我們的招新現場。
（4）幹事任務分配及培訓。主要是外校人員的接待。
（5）協助開展宣傳工作。
宣傳部（1）作出詳盡的宣傳計畫，比如宣傳單發放的方式，海報張貼地點，橫幅懸掛地點，微博宣傳形式等等，作出具體說明。
（2）宣傳單、海報、橫幅、微博內容等的設計。
（3）幹事任務分配及培訓。主要是現場拍照。
（4）監督社團招新宣傳情況。
（5）完成橫幅懸掛的申請工作。
2.開展社團招新動員會議
10月10號組織開展本次會議，由秘書部主持，財務部和活動管理部協助講解。主要是向社團負責人號召社團自主宣傳，說明招新大會的相關事宜，強調活動現場注意事項等。
3.聯合院中心
主要由秘書部負責通知院中心，在10月初，讓其下的幹事分派到各個社團，全程監督協助社團招新工作開展。
4.主持人工作
10月前選拔主持人，10月10日前核查主持人串詞。
（二）正式開展活動
1.活動方式
開幕式將以社團為主體單位在英才廣場開展，包含三個方面
（1）舞台表演：
各學生社團請提前一周策劃一定的社團特色表演，由校社團管理中心進行統籌安排，於活動當天在舞台上進行不間斷展演。建議多個社團聯合表演節目，表演後主持人對社團展開介紹並與社團工作人員互動。假如社團本身不適合表演或活動展示，請提交社團相關資料，校社團管理中心會安排相應專訪介紹。
各社團方案統一交由活動管理部。
(2) 現場招新：
各學生社團在策劃舞台表演專案的同時，請另行策劃招新當天在相應區域的展示及互動方案。可通過靜態的作品、獲獎成果展示（如團體競賽獎項）、社團互動，社員所獲榮耀展示（如xx社社員獲得xx獎學金，xx競賽個人獎,可製作豎幅懸掛於j03,j04中庭）等方式吸引新生的加入。
（3）露天表演
學生社團如策劃自己的活動展示方案，台下提供場地方便其表演和展示，以吸引新生。（建議不重複策劃準備舞台節目）
2.活動工作組
（1）節目組
負責人****：
主要職責：徵集節目、節目**收集、節目資訊統計、節目所需器材統計、節目順序、節目單製作，舞台表演專案的催場工作。
（2）後勤組
負責人****：
主要職責：負責展板管理，社管物資管理，財務預算核算，活動當天工作餐及水的購買，活動結束後對社團會費的核算與管理。
（3）外聯組：
負責人****：
負責資金器材服飾化妝贊助、幕布製作、**環節，以及接待各院校到會嘉賓。
（4）宣傳組
負責人****：
負責前中期活動線上（微博，**等網路平台）線下（橫幅，海報，宣傳單等宣傳物資）的宣傳，以及活動前3天的擺點宣傳和活動現場攝影。
（5）秘書組：
負責人****：
負責節目徵集訊息發布、主持人選拔、主持人串詞、現場諮詢台，高校座談會簽到、會議記錄等。
（6）舞台組：
負責人****：
負責舞台搭建工作，確保在當天12點前完成。負責舞台相關裝飾，以及演員器材搬運、安裝、**等工作。
（7）場地組：
負責人****：
負責制定場地分布圖，場地及物資（桌子）申請，活動會場布置，維持現場秩序，並巡視各社團展位情況，必要時帶動現場氣氛。具體人數依場地劃分而定。
3.社團及現場統籌
(1)場地組
負責安排人搬桌子並根據場地分布圖協助社團擺放，以及場地裝飾，活動開始後維持現場秩序，並巡視各社團展位情況，必要時帶動現場氣氛。
(2)後勤組
購買飲用水和工作餐，並負責對現場社管物資管理和登記。
(3)舞台組
確保舞台12點前搭建完畢，2點前完成相關裝飾。活動開始後負責音響（2個）、話筒、攝像機、工作證等道具裝置的管理工作。
(4)宣傳組
負責活動現場攝影攝像。
(5)節目組
負責協助社團和主持人及道具要求的溝通以及節目催場工作。
(6)外聯組
負責當天高校接待及高校座談會工作。
(7)秘書組
負責當天諮詢台，來賓簽到，社團簽到和會議記錄。
4.時間安排
（1）10:30 ——12:00 三四節沒有課的幹事由場地組統排，準備桌子和布置活動場地及社團展位。
舞台應於10：00開始搭建，保證12點前完成。相關工作12：
00必須全部就位。
（2）12:00------14:00 各社團入駐會場展位，高校代表到達我校，對應接待負責人進行接待，所有幹事簽到，領取工作牌及任務，節目組進行彩排，舞台組對舞台裝飾，嘉賓入場至簽到處，進行登記，領取紀念冊，就座。
（3）14:00 主持人致辭，招新正式開始。
（4）14:00----17:00 主持人播報社團選送的文藝節目，緊接著宣讀社團簡介；節目完畢後主持人與台下社團工作人員互動。 部分節目安排主持人與社團代表對話或專訪。
（5）17:00 社團撤場，現場工作人員合影留念。
（6）17點後：清場。
5.現場人員安排
主持：4人
主持人助理：1人
話筒：2人
道具負責：4人
節目催場：2人
音響負責：2人
機動人員：15人
後勤人員：2人
維持秩序：15人
攝影：2人
諮詢台（社團簽到）：4人
會議記錄（高校座談會）：2人
高校接待：10—15人
（三）活動後期小結工作
1.院中心整理彙總各個社團的招新名單後統一交至秘書部再作整理統計之後，歸檔存根。
2.財務部作出此次活動細緻的財務報告上傳至中心的委員群。有學生社團需在3.社團招新結束三天內將會費總額50%上交至校社管辦公室，由財務部進行接收登記。
4.例會上讓幹事分享第一次集體工作的心得，記入當天的會議記錄。
5.各個部門的部長與各個副部長交流以後，形成活動報告，分析本次活動的優缺點，傳電子檔至委員群，並在下一次委員例會上交流分享，積累活動經驗。通6.
過廣播台，校報，網路平台等途徑，對本次活動進行宣傳報道。
7.由外聯部向贊助商反饋本次活動
五.資源需要以及經費預算
本次活動所需資源分為需經費部分和不需經費部分，具體如下。
不需經費部分：
桌子每個社團可領到一張，預計五十多張
簽到及諮詢台處兩張
帳篷每個社團可以領取一頂
需要經費的部分：
宣傳單2000（張）*0.1=200（元）
海報30（張）*20=400（元）
橫幅6（條）*50=300（元）
場地分布圖 50（張）*0.1=5（元）
簽到表10（張）*0.1=1（元）
礦泉水8（箱）*18=144（元）
服裝費500（元）
化妝費200（元）
道具300（元）
合計2050（元）
六.注意事項
（一）部門內部進行分工的時候盡可能安排合理，保證每乙個幹事都有分配任務，避免第一次大型活動就讓幹事感覺不到存在感的弊病。
（二）在選定上舞台進行自我推介的社團的時候，委員要提醒幹事在評估的過程中盡量做到公平且無私心。
（三）舞台的與台下觀眾互動的環節要主持人把握好時間，消耗的時間過長可能影響其他環節的展開。
（四）礦泉水的分發盡量做到人手一瓶，防止多發或者漏發情況。
（五）部分社團由於社團性質的特殊性可能需要更多的桌子，在此情況下，可以允許社團通過其他渠道借桌子，但是一定要保證不與中心拿出去的桌子相混淆。
（六）被選為可以進行舞台自我推介的社團可以選擇自己派人上台進行推介，也可以請主持人幫忙推介。
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